Фамилии руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение док

6) классификатор резолюций

7) номенклатура дел.

Ввод сведений в ИПС осуществляется: с помощью регистрационно-контрольных карточек (РКК) вручную; журналы ( <600 док.) для док. имеющих только порядковый номер; с помощью множительной техники (копия верха док.); автоматический ввод с клавиатуры. Виды карточек: контрольно-справочные (неисполненные, исполненные док.); по предложениям, заявлениям и жалобам; тематические. Автоматизированная ИПС определяется имеющимся ПО. Состав нормативно закрепленных показателей для ввода в ИПС и правила их заполнения:

Автор(корреспондент) — при регистрации поступающего док.(автоматически) при регистрации отправляемого док. (корреспондентом)

Название вида — в соответствии с названием (для писем не заполняется)

Дата — дата, присвоенная организацией-автором

Индекс — присваивается организацией-автором. переносится с поступившего док.

Заголовок

Резолюция — переносится с док.

Срок исполнения

Отметки об исполнении — дата, индекс ответного док. или краткая запись — решение вопроса

Отметка о направлении в дело — индекс дела по номенклатуре дел

Контроль исполнения док.

Цель контроля — содействие своевременному и качественному исполнению док. Контроль ведется по след. этапам: постановка док. на контроль; проверка доведения до исполнителя; предварительная проверка хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля. Уровни контроля: формализованный контроль исполнения; контроль соответствия формы док.; контроль соответствия уровня удостоверения док.; контроль соответствия экземпляров на идентичность. Для выполнения контроля выделяются спец. люди в документационных службах и в подразделениях. Для док. ДСП другой человек. Все док. делятся на: подлежащие контролю и не подлежащие. Сроки: типовые (периодически создаваемые док., отражающие деятельность орг-ции) и индивидуальные (указываются в тексте док.). Срок может быть продлен. Если док. имеет несколько заданий, то на каждое — свой срок. ГСДОУ устанавливает следующие сроки: исполняется несколько лет — 1раз в год; исполняется несколько месяцев — 1 раз в месяц; исполняется в течение месяца — каждые 10 дней и за 5 дней до окончания срока. Снять с контроля док. может лицо, поставившее на контроль. Сведения об исполнении контроля док. сообщаются в службу контроля в письменной форме (кол-во док. на контроле, % выполненных в срок, % не выполненных в срок, причины, по которым не выполнены в срок).