Вопрос № 29 Реквизиты, которые придают документу юридическую силу

Понятие юридической силы документа. Способы придания документу юридической силы.

Юридическая сила документа - это особенность официального документа, сообщаемая ему действующим законодательством, полномочиями издавшего его органа, а также установленным порядком оформления.
В разных документах для подтверждения юридической силы используются различные реквизиты. К примеру, приказ руководителя составляется на бланке организации, должен содержать указание на данный вид документа (приказ), сам текст, который передает распорядительные действия, визу согласования, регистрационный номер, подпись и дату. Заявление адресуется должностному лицу, должно содержать слово «заявление», сам текст (причина или предмет составления документа), подпись и дату. Для штатного расписания учреждения кроме перечисленных реквизитов, необходим заверенный печатью гриф утверждения. Для отдельных видов документов в правилах оформления разработаны определенные требования к реквизитам, которые подтверждают их юридическую силу.

Реквизиты, которые придают документу юридическую силу

Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым ­документам юридическую силу:

1. Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан.

2. Название документа (приказ, положение и т.д.).

3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу.

4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с принятой в компании системой регистрации.

5. Текст (содержание), по сути точно соответствующего его названию.

6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им ответственного лица. Подпись руководителя может быть проставлена в нескольких видах, в частности

Вопрос № 30

Варианты документов: беловики, черновики, подлинники, оригиналы.

Различные варианты документов можно рассматривать как систему и классифицировать. Обычно составление документа начинается с черновика. Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Авторами черновика могут быть

Разновидностью черновика является набросок. Наброски – это предварительные намётки, явно неоконченные, отрывочные, не связанные друг с другом фрагменты документа.

Предварительные, неоконченные изобразительно-графические технические документы называются эскизами. Они выполняются без применения чертёжных инструментов, без точного соблюдения масштаба, но с изображением необходимых видов, разрезов, сечений, с нанесением размеров и других пояснений.

После переписывания или перепечатки составляемый документ становится беловиком. Беловой документ – это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Если беловик не требует утверждения, то он получает законченный вид. Если он вновь подвергается правке, то становится вторым черновиком. Если отвергается, то остаётся (сохраняется) лишь как проект отвергнутого документа. Если же беловик подписывается, удостоверяется печатью, то он становится подлинником.

Подлинный документ – это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения. Подлинник официального документа – первый или единичный экземпляр официального документа. Таким образом, подлинник обычно бывает в одном экземпляре. Но не обязательно. Например, подлинниками могут быть подписанные циркуляры с типовым обращением или тождественные донесения с поля боя, для верности доставки посланные разными путями¹²³.

Подлинники чертежей – это чертежи, выполненные на ватмане, кальке (т.е. на материале, позволяющем многократное снятие с них копий) и заверенные подписями должностных лиц.

“Подлинником документа на машинном носителе, - согласно ГОСТу, - является первая по времени запись документа, содержащая указание, что этот документ является подлинником”. Документы, созданные с помощью новых информационных технологий, приобретают в нашей стране юридическую силу лишь при наличии традиционного бумажного сопроводительного письма¹²⁴.

Нередко параллельно с термином “подлинник” используется и термин “оригинал”. Оригинал – уникальный документ, но бывают и так называемые “умноженные оригиналы”, т.е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах (например, договор между государствами обычно составляется в таком количестве экземпляров, сколько договаривающихся сторон, и каждый является оригиналом). По своему внешнему виду оригиналы документов могут быть беловиками и черновиками.

Копии (от лат. – множество) документов появились вместе с потребностью повторять текст. Существует множество видов копий: 1) отпуск – копия, которая остается в учреждении взамен исходящего оригинала; 2) дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; 3) факсимиле – точное воспроизведение оригинала; 4) выписка – копия части документа; 5) копия с копии – создается в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник; 6) макрокопия – многократно уменьшенная по отношению к оригиналу площадь носителя информации, но при этом информация представлена в аналоговой форме;