Виды копий, порядок оформления и удостоверения

Существует множество видов копий:

	отпуск – это копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала;
	дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Обычно дубликат выдаётся при утрате подлинника и тем же учреждением, где он был создан;
	выписка – копия части документа;
	копия с копии – создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник.

Один из экземпляров копии документа называется дублетным документом.

По способу воспроизведения копии могут быть:

	ручные - получаются при переписке оригинала от руки или при перепечатке на пишущей машинке;
	автоматические – представляют собой точное воспроизведение документа средствами фотографии, печати, репрографии.

По времени воспроизведения копии делятся на:

	одновременные – возникают одновременно с оригиналом (например, при написании через копировальную бумагу);
	позднейшие копии (могут создаваться спустя многие годы и тысячи лет).

По степени точности, близости к оригиналу копии могут быть:

	графически тождественные (факсимильные) – фотографические, гектографические, стеклографические, ксерокопии и т.п., в т.ч. с изменяемым масштабом изображения;
	частично тождественные – обычно изготовленные под копирку вместе с оригиналом. На копии не воспроизводятся типографские элементы бланка документа;
	графически не тождественные копии – копии, снятые от руки, машинописным или типографским способом;
	рисованные копии – максимально воспроизводящие внешний вид (почерк, размещение текста, удостоверительные надписи) оригинала132.

В связи с использованием для изготовления документов новых информационных технологий, компьютерной периферии, прежде всего принтеров, появились достаточно специфические копии. Дело в том, что многие принтерные распечатки не имеют оригиналов, либо их получают с временно существующего оригинала, в частности, с промежуточного экранного (дисплейного). А в перспективе роль временного оригинала будет играть “формируемый с голоса или с компьютерной авторучки и корректируемый в том же режиме электронный вариант временно существующего оригинала”133.

По способу удостоверения копии различаются следующим образом:

авторизованные, т.е. удостоверенные автором;

заверенные – копии, удостоверенные должностным лицом. Заверенная копия – это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия. Нотариальные копии документов предназначаются, как правило, для предъявления другим учреждениям (например, с документов об образовании, стаже работы, рождении, браке; копии с документов, связанных с получением материальных ценностей). Копии с документов для внутренних нужд обычно удостоверяются подписью ответственного лица, например, начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например, выписки из документов, заверенные подписью секретаря.