Гриф ограничения доступа к документу

Отметка проставляется на документах, содержащих информацию, составляющую служебную тайну, иную конфиденциальную информацию (в том числе персональные данные)1.Отметка о конфиденциальности документа является его реквизитом, свидетельствующим об особом характере информации и ограничивающим круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу («Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно», пометка «Для служебного пользования») проставляется без кавычек на первом листе документа. Состав реквизита определяется иными нормативными правовыми актами МВД России. Реквизит может дополняться данными, предусмотренными законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и защите информации, нормативными правовыми актами МВД России (например - «Лично», «Литер «М» и другие).приказ№615 от 20.06.2012

Ограничение доступа к документам

На документах, содержащих информацию ограниченного доступа (государственную тайну или какой-либо вид конфиденциальной информации), принято проставлять гриф ограничения доступа к документу. Как правило, на документах гриф ограничения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. В системе секретного и конфиденциального делопроизводства гриф ограничения доступа принято проставлять на электронном носителе информации (диске, дискете) и на упаковке, например конверте, в котором пересылается документ ограниченного доступа.

В ряде случаев форма этого грифа, порядок его проставления, а также состав дополнительных сведений, сопровождающих гриф ограничения доступа, установлены законодательством.

Грифы ограничения доступа к документам, содержащим государственную тайну

Законом РФ «О государственной тайне» установлены грифы секретности – реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, проставляемые на самом носителе и (или) в сопроводительной документации к нему. Законом установлено три степени секретности и, соответственно, три грифа ограничения доступа к документам: «секретно», «совершенно секретно» и «особой важности». Закон устанавливает также, что наряду с грифом секретности на носитель сведений, составляющих государственную тайну, наносится дополнительно следующая информация:

· о степени секретности содержащихся в носителе сведений со ссылкой на соответствующий пункт перечня сведений, подлежащих засекречиванию, действующего в органе государственной власти, в организации;

· об органе государственной власти, организации, осуществивших засекречивание носителя;

· о регистрационном номере;

· о дате или условии рассекречивания сведений либо о событии, после наступления которого сведения будут рассекречены.

При невозможности нанесения таких реквизитов на носитель сведений, составляющих государственную тайну, эти данные указываются в сопроводительной документации на этот носитель. Если носитель содержит составные части с различными степенями секретности, каждой из этих частей присваивается соответствующий гриф секретности, а носителю в целом – гриф секретности, соответствующий тому грифу секретности, который присваивается его составной части, имеющей высшую для данного носителя степень секретности сведений.

Помимо перечисленных реквизитов на носителе и (или) в сопроводительной документации могут проставляться дополнительные отметки, определяющие полномочия должностных лиц по ознакомлению с содержащимися в этом носителе сведениями.

Закон также устанавливает, что использование перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается.

Грифы ограничения доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию

Порядок проставления грифов ограничения доступа на документах, содержащих конфиденциальную информацию, менее определен. Законодательством установлены грифы (отметки) ограничения доступа к документам, содержащим коммерческую тайнуи служебную тайну. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, гриф ограничения доступа определяется собственником или пользователем информации.

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 24.07.2007) устанавливает, что коммерческая тайна – это конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Закон устанавливает меры по охране конфиденциальности информации, относимой к коммерческой тайне, принимаемые ее обладателем. Они включают в себя:

1) определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;

2) ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;

3) учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;

4) регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;

5) нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Таким образом, закон четко определяет вид грифа – «Коммерческая тайна» и состав дополнительных сведений, также наносимых на документ.

Порядок работы со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и подведомственных им организациях установлен постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти». Требования данного Положения распространяются на порядок обращения не только с документами на бумажном носителе, но и со служебной информацией ограниченного распространения на иных материальных носителях (фото-, кино-, видео- и аудиопленка, машинные носители информации и др.).

Постановлением установлено, что на документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

Необходимость проставления этой пометки на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения определяет руководитель федерального органа исполнительной власти.

Изготавливаются документы, содержащие информацию ограниченного распространения, в машинописном бюро федерального органа исполнительной власти или подведомственной ему организации. Наряду с пометкой «Для служебного пользования» на обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.