Документ имеет содержание, контекст и структуру. 7 страница

Дата отъезда:_________________________________________

Кол-во ночей:________________________________________

Кол-во взрослых:_____________________________________

Кол-во детей:________________________________________

Дополнительная информация:___________________________

т

Правила передачи и приема документов с использованием фак­симильной связи закрепляются в инструкциях по делопроизвод­ству и включают следующие основные положения.

1. Аппараты факсимильной связи (телефаксы), имеющие офи­циальные номера организации, устанавливаются в Службе доку­ментационного обеспечения управления. Доставка факсограмм в структурные подразделения обеспечивается сотрудниками, ответ­ственными за делопроизводство этих подразделений. Контроль за использованием аппаратуры факсимильной связи, установленной в подразделениях организации, осуществляется их руководителя­ми.

2. Документ для передачи по каналу факсимильной связи сда­ется с заявкой установленного образца, подписанной руководите­лем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.

3. По каналам факсимильной связи передаются документы, тре­бующие срочной передачи информации.

4. К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.

5. Объем передаваемого документа ограничивается (в соответ­ствии с инструкциями по делопроизводству в различных органи­зациях это ограничение может составлять от 2 до 10 страниц).

Пример оформления факсограммы

Факсограмма

№ 3-41/3 от 30.04.2006

Руководителям подрядных организаций по списку

Предлагаю принять участие в ярмарке жилищно-коммунальных услуг, проводимой в рамках V Московской международной выставки «ДОРКОМЭКСПО-2006».

Подобная ярмарка проводится впервые в нашем городе и ее цель — способствовать формированию рынка жилищно-коммунальных услуг в Москве, привлечь предприятия малого бизнеса в сферу ЖКХ.

Предприятия — участники ярмарки будут внесены в базу данных Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустрой­ства г. Москвы, которую в своей работе используют префектуры, уп­равы районов, дирекции единого заказчика и другие структуры, а также будут представлены в специальном разделе официального ка­талога выставки. Перечень жилищно-коммунальных услуг дан в заяв­ке на участие в ярмарке.

Стоимость участия — 1000 руб., включая НДС — 20% (для участни­ков выставки — бесплатно).

Заявку необходимо выслать в адрес Оргкомитета (095) 923-18-23, 924-16-51, 925-73-10, e-mail: info@dorkomexpo.ru до 20 мая 2006 г.

Приложение: 1 л. (заявка)

Первый заместитель Мэра Москвы

в Правительстве Москвы П.Н.Аксенов

Исполнитель:

Озорников А.И.

(095) 923-18-23,298-82-84

6. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

7. Запрещается передавать тексты документов с информацией ограниченного доступа (секретные, с пометками «Для служебного пользования», «Не для печати» и т.д.).

8. В том случае, когда документ направляется в сторонние ор­ганизации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки». Если документ послан на согласование, то на первом листе документа указывается «проект».

9. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

10.Регистрация факсограмм, предназначенных для отправки или поступивших в организацию, осуществляется в картотеках (журналах) установленной формы.

11.После передачи информации документы возвращаются ис­полнителю с отметкой о дате и времени отправки. Поступившие факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные — немедленно. Подтверждением отправки факса является сообщение факсимильного аппарата об успешной его доставке.

В настоящее время в организациях связи действуют факсимиль­ные службы — телематические службы, предназначенные для пре­доставления услуг передачи документов (сообщений) между фак­симильными терминалами. Факсимильные службы делятся на три категории:

а) абонентские факсимильные службы — Телефакс (служба ре-
ального времени) и Комфакс (служба с промежуточным накопле-
нием);

б) клиентская факсимильная служба — Бюрофакс;

в) факсимильные службы, подача сообщений в которых осуще-
ствляется с использованием службы Бюрофакс, прием — с исполь-
зованием службы Телефакс и наоборот (Бюрофакс — Телефакс,
Телефакс — Бюрофакс).

Служба Телефакс обеспечивает соединение абонентских фак­симильных терминалов как внутри страны, так и с абонентскими факсимильными терминалами, расположенными в других стра­нах.

Клиентская служба «Бюрофакс» предназначена в первую оче­редь для предоставления услуг факсимильной связи потребителям, не имеющим собственных факсимильных средств. Служба «Бюро-факс» обеспечивает передачу, прием и доставку сообщений с по­мощью факсимильного терминального оборудования, располага­емого в так называемых бюро общего пользования (на базе службы доставки телеграмм и отделений связи). Служба «Бюрофакс» обе­спечивает предоставление потребителям следующих услуг:

• подача документа для отправки через операционное окно передающего отделения связи;

• подача документа с факсимильной установки отправителя;

• доставка факсимильного сообщения адресату (получателю) доставщиком;

• доставка факсимильного сообщения средствами электро­связи на факсимильную установку получателя;

• доставка факсимильного сообщения средствами почты;

• выдача факсимильного сообщения получателю без предва­рительного уведомления (до востребования);

• выдача факсимильного сообщения получателю по предва­рительному уведомлению, переданному средствами почты или электросвязи (по телефону, на абонентскую установку АТ/Телекс);

• различные категории срочности передачи и доставки сооб­щений.

Способ доставки сообщения получателю определяется отпра­вителем.

Абонентская служба «Комфакс» — факсимильная служба с про­межуточным хранением, обеспечивающая абонентам широкий набор дополнительных сервисных услуг:

• передача сообщений в заранее назначенное время;

• многоадресная и циркулярная передача;

• автоматический сброс сообщений на терминал получателя;

• получение сообщений в заранее определенный интервал времени;

• организация абонентских факсимильных почтовых ящи­ков;

• уведомление о приеме для обработки и о доставке сообще­ния адресату;

• повторная передача.

Создание абонентской службы «Комфакс» связано с тем, что надежная, быстрая и качественная факсимильная связь зачастую не может быть обеспечена на телефонной сети общего пользова­ния. Наличие в службе «Комфакс» промежуточных накопителей открывает дополнительно возможность передачи факсимильных сообщений без обязательного одновременного присутствия на свя­зи оборудования отправителя и получателя сообщения. Это об­стоятельство имеет особое значение для организации связи або­нентов различных часовых поясов.

4.5. СООБЩЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

Одной из форм обмена деловой информацией являются со­общения электронной почты. Электронная почта (E-mail) являет­ся компьютерным аналогом обычной почты, в котором в качестве объектов пересылки вместо обычных почтовых отправлений (пись­ма, открытки, пакеты и т.п.) выступают любые по содержанию и форме представления данные (текстовые сообщения и документы, графические изображения, аудио- и видеозаписи и др.), а в каче­стве среды передачи вместо средств почтовой пересылки (различ­ных видов транспорта) используются каналы информационно-вы­числительных сетей.

Основными компонентами систем электронной почты являют­ся узлы информационно-вычислительных сетей, которые обслу­живают определенное множество пользователей. Эти узлы выпол­няют роль почтовых отделений и более крупных организаций поч­товой службы (например, почтамтов). В рамках этих узлов для каждого пользователя выделяется раздел памяти, выполняющий функции почтового ящика.

Пользователь электронной почты имеет уникальный адрес (ана­лог почтового адреса), который имеет следующий вид:

имя_пользователя@имяломена,

где имяпользователя — произвольное имя, обозначающее пользователя (персону или организацию), а имяломена обозна­чает узел электронной почты. Эти имена разделяются служебным символом «@». Например, адрес ivanov@mail.ru указывает на инди­видуального пользователя с именем ivanov, зарегистрированного в почтовой службе (узле системы электронной почты) mail.ru. Другой адрес didou@imis.ru принадлежит кафедре документоведения и до­кументационного обеспечения управления Государственного уни­верситета управления, зарегистрированный в почтовой службе imis. ги.

Пользователь электронной почты имеет доступ к своему почто­вому ящику (точнее, его аналогу в памяти службы электронной почты), может выполнять различные действия над его содержимым (полученными сообщениями): читать, перемещать из одной обла­сти (папки) почтового ящика в другую, удалять, копировать, по­сылать ответные сообщения. Естественно, пользователь может формировать и посылать свои собственные сообщения.

Для обеспечения юридической значимости передаваемых по каналам электронной почты сообщений и документов применяет­ся электронная цифровая подпись (ЭЦП). Использование элект­ронной цифровой подписи регулируется Федеральным законом от 10.01.2001 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Само сообщение электронной почты состоит из текста сообще­ния и реквизитов. В состав реквизитов входят:

• адрес получателя (КОМУ: или ТО:) в формате электронной почты;

• адреса, по которым отсылаются копии сообщения (КОПИИ: или СС:) в формате электронной почты;

• заголовок сообщения (ТЕМА: или SUBJECT:), который в лаконичной форме определяет содержание сообщения.

Служебный заголовок сообщения электронной почты кроме перечисленных реквизитов, заполняемых его автором, содержит несколько полей, которые автоматически добавляются системой (отметка о прохождении через компьютер; дата и время отправле­ния электронного сообщения; имя отправителя и обратный элек­тронный адрес и др.).

Сообщение электронной почты помимо собственно текста со­общения может иметь так называемые вложения — прикрепленные файлы с произвольным содержанием (тексты в различных форма­тах хранения, исполняемые коды, графическая информация, ау­дио- и видеозаписи и др.).

При подготовке сообщения электронной почты следует придер­живаться определенных правил и рекомендаций.

Адресация

1. Следует посылать сообщения только тем адресатам, которым это действительно необходимо.

2. Реквизит «КОМУ» («ТО») используется для указания тех ад­ресатов, для которых сообщение связано с выполнением тех или иных действий, а реквизит «КОПИИ» («СС») — для указания адре­сатов, для которых сообщение посылается в целях информирова­ния.

Заголовок сообщения

1. Заголовок сообщения должен точно передавать его содержа­ние.

2. При необходимости в заголовке сообщения необходимо ука­зывать степень его важности и срочности.

3. В заголовке должно быть указано, необходимо ли выполнение каких-то действий или сообщение направлено только для инфор­мирования адресата.

Текст сообщения

1. В начале текста сообщения должно быть соответствующее обращение к адресату.

2. При обращении к адресату впервые автору необходимо иден­тифицировать себя в начале текста сообщения, а в конце, наряду с подписью, указывать контактную информацию.

3. Общий объем текста сообщения не должен быть большим, чтобы при его чтении не возникало затруднений, связанных с вос­приятием многостраничных документов.

4. Не следует рассматривать в одном сообщении более одного вопроса или проблемы.

5. При посылке ответа на полученное сообщение желательно его текст включать в отправляемое сообщение для сохранения кон­текста обсуждаемой темы.

Вложения или прикрепленные файлы

1. Следует добавлять к сообщению только действительно необ­ходимые файлы.

2. В тексте сообщения необходимо обязательно дать краткое описание всех прикрепленных файлов.

3. При значительном объеме прикрепленных файлов желатель­но направлять сообщение в такое время, когда адресат наименее интенсивно использует каналы связи.

4. Значительные по объему прикрепленные файлы рекоменду­ется компрессировать с помощью широко распространенных про­грамм архивирования, а в тексте сообщения указывать имя приме­ненной программы компрессии или формат архива (например, ZIP, RAR и т.п.).

4.6. ВИДЫ И РАЗНОВИДНОСТИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Содержательное богатство и разнообразие форм деятельно­сти при ведении бизнеса неизбежно порождает соответствующее многообразие деловых писем. С определенной долей условности все множество деловой корреспонденции можно разбить на груп­пы так, как это представлено на рис. 4.6.

Первую группу образуют деловые письма, связанные с распро­странением информации. Деловая деятельность предполагает рас­пространение информации в связи с различными причинами: не­обходимостью передачи официальной информации (информаци­онные письма), необходимостью информирования партнеров по бизнесу и заинтересованных сторон в проведении тех или иных мероприятий или о существенных событиях в сфере их интересов (письма-извещения, письма-приглашения, письма-уведомления, письма-сообщения), необходимостью информирования партнеров и потенциальных покупателей и потребителей о предоставляемых товарах и услугах (письма-предложения, рекламные письма). Как правило, деловые письма данной группы носят инициативный ха­рактер.

Вторую группу образуют деловые письма, связанные с обращени­ями к тем или иным организациям, предприятиям, фирмам (в том числе и партнерам по бизнесу) в связи с выполнением тех или иных действий, оказанием услуг, приобретением товаров (письма-просьбы, письма-заявки, гарантийные письма, письма-запросы, письма-заказы). Эти письма могут носить инициативный характер либо являться следствием получения деловых писем, отнесенных к предыдущей группе.

Письма, связанные с распространением информации

Информационное письмо

Письма, связанные с обращениями по выполнению тех или иных действий или оказанию услуг

Письма-ответы

Письма претензионного характера

Письма, связанные с выражением внимания и участия

Письмо-извещение

Письмо-просьба

Письмо-согласие

Письмо-напоминание

Письмо-поздравление

Рекомендательное письмо

Письмо-приглашение

_ Письмо-заявка

- Письмо-отказ

Письмо-благодарность

Сопроводительное письмо

Письмо-уведомление

Гарантийное письмо

Письмо-требование

Письмо-сообщение

Письмо-подтверждение

Письмо-соболезнование

Письмо-предложение

- Письмо-запрос

Претензионное (рекламационное) письмо

Рекламное письмо

^L Письмо-заказ

Письмо-извинение

Рис. 4.6. Виды и разновидности деловых писем

Третью группу образуют деловые письма, являющиеся ответами на полученные предложения и просьбы (письма-согласия, письма-отказы, письма-потверждения).

Четвертая группа деловых писем связана с необходимостью раз­решения возникающих в процессе делового взаимодействия спо­ров и противоречий и отражает различную степень и глубину пре­тензий (письма-напоминания, письма-требования и рекламаци­онные письма).

В пятую группу входят письма, связанные с выражением личного участия по различным поводам. Не отражая собственно деловую деятельность, эти письма способствуют поддержанию необходи­мых контактов, создавая необходимую этическую и психологиче­скую среду ведения бизнеса.

Следует отметить еще два вида деловых писем, не вошедших в перечисленные группы и не образующих отдельную группу. Это сопроводительные и рекомендательные письма.

4.6.1. Информационное письмо

Информационное письмо — деловое письмо, содержащее сведе­ния официального характера.

Информационные письма обычно носят типовой характер и, как правило, рассылаются органами власти и управления различ­ных уровней подведомственным организациям или организациям, деятельности которых касается содержащейся в них информации. В информационных письмах могут буквально приводиться те или иные положения правовых документов, могут содержаться реко­мендации, предложения и разъяснения по их применению в опре­деленных ситуациях.

В отдельных случаях информационные письма могут содержать приложения (собственно правовые документы, методические ука­зания и разъяснения и т.п.).

Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до двух-трех страниц. Как правило, информационные письма под­писываются руководителем рассылающей их организации.

Ранее аналогом информационных писем были так называемые циркулярные письма — письма, рассылаемые группе адресатов с целью сообщения какой-либо информации обязательного харак­тера. В настоящее время название «циркулярное письмо» не ис­пользуется.

Примеры информационных писем

Доводим до Вашего сведения, что при подготовке долж­ностных инструкций по должностям госслужащих следует руководствоваться Указом Президента Российской Федера­ции от 30.01.1996 «О квалификационных требованиях по государственным должностям федеральной государственной службы» и Рекомендациями по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполни­тельной власти Российской Федерации (письмо Минтруда России от 13.03.1996 № 482-ВК).

Руководителям организаций

Сообщаем, что Минсвязи России во исполнение постановления Правительства Российской Федера­ции от 05.08.1999 № 903 «О регулировании приме­нения оборудования электросвязи на взаимоувязан­ной сети связи Российской Федерации» 30.12.1999 утверждена Инструкция о порядке заполнения ти­повых форм по предоставлению статистических дан­ных о работе цифровых систем коммутации, нахо­дящихся в эксплуатации на взаимоувязанной сети связи Российской Федерации.

Прошу Вас организовать предоставление инфор­мации о работе оборудования электросвязи конкрет­ных типов по формам и в сроки, устанавливаемые данной Инструкцией, аналитическим центрам со­гласно утвержденному перечню.

Инструкция о порядке заполнения типовых форм по предоставлению статистических данных о работе цифровых систем коммутации, находящихся в экс­плуатации на Взаимоувязанной сети связи Россий­ской Федерации, размещена на WEB-сервере Минсвязи России (www.ptti.gov.ru) в разделе «Доку­менты».

Направляем разъяснение о порядке применения контрольно-кассовых машин по п. 7 постановления Правительства Москвы от 18.04.2000 № 292 «Об упо­рядочении рыночной торговли в г. Москве».

Просим довести указанное разъяснение до руко­водителей рынков, действующих на территории ва­шего округа.

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

4.6.2. Письмо-сообщение

Письмо-сообщение — деловое письмо, содержащее сведения о каких-либо событиях и фактах, представляющих интерес как для автора, так и для адресата. Оно может быть послано по инициати­ве автора или являться ответом на соответствующие деловые пись­ма с просьбой или запросом. Письма-сообщения имеют небольшой объем, нередко состоят из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение обычно начинается с обоснования или не­посредственно с изложения сообщаемой информации с использо­ванием одной из следующих ключевых фраз:

«Доводим до Вашего сведения, что...»;

«Сообщаем Вам, что...»;

«Считаем необходимым поставить Вас в известность о...».

При составлении писем-сообщений, являющихся ответами на просьбы или запросы, должно соблюдаться языковое соответствие: в тексте ответа следует приводить те же языковые обороты и лек­сику, которые использовал автор просьбы или запроса, при усло­вии, что они корректны в языковом отношении.

Примеры писем-сообщений

Краткое письмо-сооб­щение, являющееся ответом на запрос об оценке присланных материалов

По представленным на отзыв Методическим реко­мендациям по проведению аттестации работников компании имеется следующее замечание: не следует проводить аттестацию работников, имеющих стаж работы в компании более 10 лет и положительные результаты предшествующих аттестаций.

В остальном с проектом Методических рекомен­даций согласны.

Краткое письмо-сооб­щение, начинающееся с ключевой фразы «Сообщаем, что...»

Краткое письмо-сооб­щение, начинающееся с ключевой фразы «Сообщаем, что...»

Сообщаем, что Ваша просьба о продлении работы
выставки продукции нашей компании на 3 недели в
связи с высоким уровнем интереса к ней будет удов-
летворена. ____________________________

Сообщаем, что по представленному на отзыв про-
екту корпоративного стандарта по оформлению про-
ектных и эксплуатационных документов на про-
граммные изделия, разработанному вашей фирмой,
замечаний не имеем и считаем возможным принять
данный проект в качестве стандарта при совместных
разработках с участием нашей компании. __

Инициативное письмо-сообщение

Поддерживаем Ваше предложение о проведении в Новосибирске весной будущего года международной специализированной выставки «Электроника в быту». Тематика выставки представляет особый ин­терес для нашей компании, производящей современ­ные бытовые приборы различного назначения.

Привлечение зарубежных фирм для экспонирова­ния своей продукции будет способствовать поиску новых партнеров для взаимовыгодного сотрудниче­ства и в конечном итоге — внедрению передовых мировых технологий автоматизации бытового обслу­живания населения.

Наша компания готова оказать содействие в орга-
низации и проведении указанной выставки.

Информационное письмо с ключевой фразой «Доводим до Вашего сведения...»

Доводим до Вашего сведения, что Научный центр информационных технологий готов принять на го­дичную стажировку сотрудника компании «Инфо-тех» Орлову Ольгу Александровну начиная с 05.01.2008.

Письмо-сообщение с ключевой фразой «Считаем необходи­мым поставить Вас в известность о...»

Считаем необходимым поставить Вас в изве­стность о том, что в связи с ограниченным уровнем текущих запасов на складе готовой продукции фи­лиала нашей компании в г. Тамбове прием заказов на копировальную технику в нашем региональном центре приостановлен до сентября 2008 г.

Приносим извинения за возможные неудобства.

4.6.3. Письмо-приглашение

Письмо-приглашение — деловое письмо, содержащее информа­цию о каком-либо проводимом мероприятии и приглашение ад­ресату принять в нем участие.

Приглашения могут размещаться как на бланке письма, так и в произвольном формате с различными элементами художествен­ного оформления.

В письмах-приглашениях, как правило, используется личное обращение к адресату: «Уважаемый...!» и ключевым глаголом яв­ляется глагол «приглашаем»:

«...приглашает Вас принять участие в...»; «Приглашаем Вас посетить выставку...»; «Приглашаем Вас принять участие в...».

Письма-приглашения, направляемые в вышестоящие организа­ции, органы власти и управления, известным лицам, должны под­писываться руководителем организации. Они рассылаются по поч-

т

те или курьерской связью, но не должны передаваться по каналам электросвязи (в частности, по каналам факсимильной связи).

Рассылка приглашения в копии по почте или по каналам фак­симильной связи допустима в том случае, если проводимое меро­приятие носит рабочий характер (совещание, заседание коллегии, комиссии или совета) либо организаторы мероприятия заинтере­сованы в привлечении к нему как можно большего количества участников (научные конференции, симпозиумы, семинары и др.). В последнем случае в приглашении вместо подписи конкретного лица ставится название органа, обеспечивающего проведение ме­роприятия: «Оргкомитет» или «Оргкомитет конференции» и т.п.

Письмо-приглашение может подписываться несколькими ли­цами, если организаторов мероприятия несколько, или одним ли­цом — руководителем оргкомитета.

При рассылке большого количества приглашений подлинную подпись руководителя можно заменить факсимиле, если в органи­зации используются факсимильные подписи и установлен порядок их применения.

Примеры писем-приглашений

Персональное пись­мо-приглашение

Уважаемый Владимир Петрович!

Приглашаем Вас на торжественное собрание сотруд­ников и партнеров компании «Светозар», посвящен­ное 10-летию со дня создания компании.

Собрание состоится 25 мая 2008 г. в конференц-зале главного офиса компании по адресу: Волжская ул., 10. Начало в 16.00

Генеральный директор
компании «Светозар» _____ А. Николаев ___

Письмо-приглашение для любого заинте­ресованного лица

Приглашаем Вас принять участие в семинаре «Пра­вовые аспекты документирования внешнеэкономи­ческой деятельности», который состоится 17 марта 2008 г. в конференц-зале гостиницы «Центральная» (схему проезда прилагаем).

Начало семинара в 10.00, регистрация участников — с 9.30.

Справки по телефону 34-45-79.

Приложение: на 1 л. в 1 экз. ____________

Письмо-приглашение Приглашаем Вас посетить выставку «Капитальное
с информацией о строительство / Concrete-Russia — 2008», которая бу-
программе меро- дет проходить с 28.09.2008 по 01.10.2008 в ЛФК
приятия ЦСКА (г. Москва).

Выставка проводится при содействии Минрегиона России, Британского сообщества бетона и Cpi (Меж­дународное бетонное производство). Тематические разделы выставки:

• Строительство: гражданское, малоэтажное, про­мышленное.

• Коммуникационные и инженерные решения зда­ний и объектов.

• Проектные работы и архитектурные решения.

• Центральное кондиционирование, канализация, отопление.

• Лифтовое оборудование.

• Подъемно-транспортное оборудование.

• Земельные, дренажные работы в строительстве.

• Строительные леса, опалубки, лестницы, лебедки, трубопровод.

• Бетон, камень, кирпич.

• Полы, стены, перекрытия, оборудование для их производства.

• Кровельные, гидро- и теплоизоляционные, за­щитные покрытия.

• Кабельно-проводниковая продукция.

• Оборудование для производства строительных материалов.

• Лестницы, лестничные ограждения.

• Работы по бетонированию, кладке камня и кир­пича.

• Системы утепления фасадов зданий.

• Цемент, сухие смеси, гипс.

• Строительный и измерительный инструмент.

• Строительная техника.

• Экскаваторы, краны, бульдозеры.

• Строительство мостов, тоннелей, дорог.

• Асфальт, дорожные покрытия, технологии.

• Оборудование для производства.

• Дорожно-строительная техника.

Справки по телефону 428-71-00
__________ Оргкомитет выставки _________

8 - 1287

4.6.4. Письмо-извещение

Письмо-извещение — служебное письмо, содержащее информа­цию об организации и проведении различных публичных меропри­ятий (совещаний, семинаров, выставок, конференций и т.п.).

Письма-извещения рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, фирм и предприятий для их привлечения или пригла­шения к участию в указанных мероприятиях. В зависимости от особенностей проводимых мероприятий или специфики отноше­ний с адресатами письма-извешения могут либо только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, либо одновременно приглашать к участию с информированием об усло­виях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения, например: карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письма-извещения и письма-приглашения составляют близкие разновидности деловых писем. Общим для них является то, что они содержат информацию о каком-либо мероприятии и одновре­менно приглашают принять участие в нем. Различие между ними состоит в том, что приглашения, как правило, носят персональный характер, т.е. обращены к конкретному лицу, а извещения харак­теризуются широковещательной направленностью.

Письма-извещения обычно рассылаются по списку, в связи с чем реквизит делового письма «Адресат» оформляется обобщенно (указывается категория адресатов: «Руководителям...», «Главным бухгалтерам...» и т.п.) или не оформляется вообще.

Письма-извещения подписываются либо руководителем орга­низации, либо его заместителем, отвечающим за проведение ме­роприятия. При организации совместного мероприятия несколь­кими компаниями письма-извещения могут одновременно подпи­сываться их руководителями.

Для писем-извещений возможно использование унифициро­ванных форм с трафаретным текстом.

Близкой письмам-извещениям разновидностью писем являют­ся письма-уведомления.