Описание специальных мероприятий, проведенных студенческим оргкомитетом

Техническое задание на прохождение учебно-производственной практики студентам 4 курса специальности «Связи с общественностью» ДПИ НГТУ

Сроки прохождения практики: в течение семестра, в ходе подготовки и проведения 10 научно-практической конференции «Молодежь города – город молодежи», форума «День Юнилина в политехническом»

Цель: приобретение опыта организации и проведения специальных мероприятий.

Задачи:

1. Провести контактную работу с потенциальными участниками и партнерами;

2. Организовать встречу приглашенных и дежурство в аудиториях во время проведения;

3. Провести регистрацию участников (в том числе сбор тезисов и распространение раздаточных материалов);

4. Подготовить справочные материалы (объявления, таблички, указатели, бейджи) и т.д. для удобства участников и организовать рабочее пространство;

5. Подготовить, тиражировать и распространить раздаточные материалы;

6. Разработать и реализовать программу (оказать содействие партнерам, соорганизаторам в подготовке сценария, конкурсных заданий, наглядных материалов, презентаций и т.д.), в том числе:

Организовать проведение основных мероприятий программы;

Организовать награждение участников или победителей;

Организовать проведение мастер-классов;

Организовать кофе-брейк и т.д.

7. Организовать информационную поддержку и фото-сопровождение мероприятий

Описание специальных мероприятий, проведенных студенческим оргкомитетом.

1. 10 научно-практическая конференция «Молодежь города – город молодежи»

11 декабря 2012 в Дзержинском политехническом институте прошла десятая всероссийская научно-практическая конференция из серии «Молодежь города - город молодежи». Тема юбилейной встречи: «Перспективы города: от партнерства в образовании – к партнерству в науке и производстве». Организаторы предложили участникам поговорить о партнерских проектах и возможностях, которые они открывают для молодых людей.

Серия конференций «Молодежь города — город молодежи» была запущена летом 2008 года по инициативе Дзержинского политехнического института и администрации города, и в начале была задумана только как городская площадка для общения школьников, студентов и молодых специалистов с учеными и практиками. Однако, география участников давно вышла за рамки Дзержинска. За четыре года гостями конференции были представители Нижнего Новгорода и Иваново, Москвы, Красноярска, Курска и других городов России. По заявкам участников «Молодежь города» неоднократно проходила и в статусе международной.

Миссию конференции - объединение усилий для успешного личностного, гражданского и профессионального развития молодежи, - в десятый, юбилейный раз, связали с партнерством, и, в частности, с партнерскими проектами между образовательными учреждениями и работодателями.

В рамках конференции прошли мастер-классы «Перспектива», на которых молодежь познакомилась с рынком труда, возможностями карьерного роста и требованиями работодателей. Конференция прошла с участием ООО «Юнилин», ОАО «Дзержинскхиммаш», ОАО «НИПОМ», «HeadHunter Нижний Новгород» и других компаний.

Завершил конференцию круглый стол «Современное производство и система профессионального образования в Дзержинске: потребности и реалии». Участники заседания обсудили, какой должна быть кадровая политика в городе и как совместить интересы работодателей, системы образования и выпускников.

2. «День Юнилина в политехническом»

Описание выполненных работ:

1. Контактная работа с участниками и партнерами имеет первостепенное значение при организации такого мероприятия как день Юнилина в политехническом. Работа над любым проектом начинается именно с этого. Необходимо обговорить все тонкости проведения проекта с потенциальным заказчиком выслушать его предложения и пожелания и в случае необходимости подкорректировать их в нужном русле. Составление программы и выбор места для проведения форума так же должны быть обговорены с партнёрами. После того как все выше перечисленные условия будут выполнены можно приступать к привлечение потенциальных участников форума собственно для которых всё это и будет запланировано. Проводится контактная работа, а собственно отправление по электронной почте на кафедры политехнического института и техникумам города Дзержинска пригласительного и информационного писем с последующим обзвоном и уточнением формы участия и заявленных на форум студентов и выпускников.

Необходимо подчеркнуть что контактная работа проводится не только на начальном этапе организации форума она продолжается и в день проведения так как необходимо быстро реагировать на факторы изменяющейся среды и быстро находить решения поставленных перед организаторами проблем и вопросов.

Возникшие трудности:

Человеческий фактор, а именно невнимательность секретарей которые не замечают присланных по электронной почте информационных писем в следствии чего не информированность студентов и заведующих кафедр.

Не предоставление некоторыми кафедрами дополнительных телефонов и контактов руководителей делегаций что усложняло связь в день проведения форума.

2. Встреча гостей – важная составляющая успеха любого мероприятия. При встрече гости получают самые первые впечатления от мероприятия, и в это время должны появиться первые улыбки приглашенных! На первый взгляд кажется, что встреча гостей не занимает много времени в общем плане проведения мероприятия, но её значение в создании хорошего настроения трудно переоценить - именно поэтому мы постарались продумать до мелочей организацию такого ответственного момента программы.

Трудности при встрече гостей:

Человеческий фактор:

Некоторые участники не обращали внимания на приветствие и указания встречающих.

Путаница в этажах и аудиториях.

Присутствие посторонних лиц, мешающих встречать гостей.

Пожелания: большее количество указателей на этажах и аудиториях, исключение лишних лиц, мешающих выполнению задачи.

Дежурство в аудитории также играет важную роль в успешном проведении мероприятия. Четко поставленная задача и распределение координаторов по аудиториям дало возможность хорошо провести мастер- классы.

Трудности:

не разборчивость в технике, что оттягивало начало проведения мастер-класса

некоторые участники не желали идти на тот или иной мастер-класс, приходилось искать людей, чтобы аудитория не пустовала

3. Регистрация участников конференции

При проведении конференций регистрируют ее участников. Программа строит список всех прибывших на конференцию. Регистрация является важным элементом любой конференции, ведь то как встречают участников влияет на первое впечатление о конференции. Регистрация должна быть быстрой, четкой, но с душой.

Проводя регистрацию мы выполняли следующий действия:

Организация рабочего пространства

Оформление на столах раздаточного материала

Подготовка списков для регистрации

Регистрация участников конференции в соответствии со списками данных

Внесение не заявленных ранее участников в списки

Регистрация научных руководителей

Распределение участников на мастер - классы в соответствии с их пожеланиями

Краткое изложение содержания мастер-классов

Распространение среди участников раздаточного материала (программа конференции, журналы, буклеты компании ЮНИЛИН)

Вручение списков ответственному лицу

Настрой на позитивное и полезное времяпровождение участников

Трудности:

Участников конференции и приглашённых гостей оказалось больше чем в заявках

Некоторые гости забывали или вовсе не знали, что необходимо регистрироваться

4. Подготовка справочных материалов

Для того, чтобы участникам конференции было удобнее ориентироваться в нашем университете, мы делали следующее:

Регистрационные листы с участниками конференции

Объявления, таблички и указатели, развешивали их по корпусу

Бейджи для организаторов конференции

Названия мастер-классов и номера аудиторий

См. Приложение 4

Трудности:

При расклеивании стрелок с указателями мы использовали скотч, некоторые преподаватели были против этого, так как стены от него портятся и поэтому не все указатели были приклеены.

5.

6. Организация кофе-брейка

При организации кофе-брейка важно проследить за тем, что бы он начался во время, без задержки. Сервировка стола должна быть продумана таким образом, что бы гости могли без труда дотянуться до угощений.

Кофе-брейк дает возможность участникам и гостям конференции отвлечься от работы, сменить обстановку, передохнуть, восстановить силы во время приятной непринужденной беседы за чашечкой горячего чая.

Трудности:

Человеческий фактор:

Некоторые гости конференции не убирали за собой - оставляя мусор, который оказывался на полу.

Пожелания:

Добавить в меню кофе-брейка конфеты, которые удобно взять с собой и перекусить ими по окончании конференции.

7. На конференции и на «Дне Юнилина», проводились следующие мероприятия, касающиеся информационной поддержки:

· Информационное (участие в написание пресс-релиза, протоколов мероприятия, заметок, и комментарий) и фото сопровождение мероприятия (обработка и отбор фотографий) для их размещения на сайте института и порталах города Дзержинска.

Теперь подробнее:

Во-первых, это сбор информационного материала для написания статьи о мероприятии. Каждый сотрудник был закреплён за аудиторией, в которой проходил один из мастер-классов, относящихся к мероприятию. Таким образом, получились данные о конференции в полном объёме.

Фотографы «Перспективы» так же распределились по аудиториям, что позволило произвести съемку всего мероприятия с разных точек и ракурсов, а так же быть одновременно в разных аудиториях и не пропустить ключевых моментов события.

Работа была проведена оперативно и в поставленные сроки.

Время проведения работы:

11.12.2012 – работа на форуме: фото сопровождение мероприятия, сбор необходимых материалов для написания статей и заметок. Общение со специалистами

11.12.2012 – отбор, обработка и отправление фотографий и инф.мтериалов руководителю практики.

12.12.2012 – отсылка фотографий и инф.материалов для размещения на сайт института и городские порталы.

Трудности при прохождении фото-практики:

Человеческий фактор:

Некоторые участники конференции смущались и даже прятались при виде фотокамеры.

Малоопытные ведущие, порой заслоняли награждаемых персон.

Награждаемые участники быстро убегали со сцены, не давая возможности запечатлеть само награждение.

Фотографы из городских изданий мешали проводить съемку, загораживая собой вид.

Условия съемки: сложные условия освещение, загромождение заднего плана посторонними предметами.

Задача: Не было чётко сформулированной задачи, а весьма обобщённая - осветить мероприятие. Не было пожеланий определенных ракурсов.

Пожелания: точный инструктаж с фотокорреспондентами по количеству времени их присутствия на конференции; памятка ведущими и памятка награждаемым участникам, дабы уделять секунду для позирования фотографам при награждении.

В итоге получился полный информационный материал (см. Приложение), который использовался в создании статей, заметок и фоторепортажей журналистами дзержинских СМИ после окончания мероприятия.

Приложения 1

Приложение фотоматериалов с десятой всероссийской научно-практической конференции из серии «Молодежь города-город молодежи».

(Фото: Шморина Елена)