Автоматизация документооборота

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

На сегодняшний день автоматизация документооборота на предприятии также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

· документы теряются;

· накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

· документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

· тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

· создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

· на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

· обеспечит слаженную работу всех подразделений;

· упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

· повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

· повысит оперативность доступа к информации;

· позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Существующая на предприятии система документооборота

сложна и громоздка вследствие наличия большого числа различных форм документов, многоэтапности их формирования, большого числа дублирования различных показателей и т. д. Такое положение сложилось вследствие многих субъективных и объективных причин, в том числе, вследствие автономности обработки данных в подразделениях предприятия. На рис. 8.2. представлена типичная для средне о машиностроительного предприятия группировка документов по их использованию и формированию. Общее число документов, циркулирующих на предприятии, составляет 1224 формы. По отношению к внешней среде они делятся на входные (199 форм), внутренние (1025), т. е. формируемые на предприятии, и выходные (219), число которых входит в число

внутренних (поэтом_ они выделены на рис. 8.2. пунктиром).

Для формирования 438 форм не требуются данные других документов (64 формы выходят за рамки предприятия) – первичные документы. Остальные 587 форм формируются на основе данных, содержащихся в других документах – производные документы. Для принятия решений используется 108 + 237 + 294 =

= 639 форм – активные документы. Остальные 91 + 201 + 293 = 585 форм используются в процессе обработки информации – пассивные документы. Анализ указанных форм документов показывает, что среднее число повторений одних и тех же показателей в различных документах равно 3,1, а общее число показателей, фигурирующих в

потоке информации, превышает 17000. Если учесть сложность потоков информации, и то, что все документы имеют копии, встречаются в нескольких подразделениях,

то станут очевидными те огромные объемы информации, которые необходимо обрабатывать в процессе управления предприятием.