Протокол

Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.

Групи протоколів:

· Стислі, де фіксуються лише ухвали.

· Повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

· Стенографічні, де усі виступи записані дослівно.

Реквізити:

· Назва виду документа (протокол).

· Порядковий номер протоколу.

· Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо).

· Назва підприємства, організації.

· Дата, місце проведення зібрання.

· Кількісний склад учасників. Якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист.

· Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції,
наради (голови, секретаря, членів президії).

· Порядок денний. Питання мають бути сформульовані у називному відмінку.

· Текст.

· Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.

· Підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зібрань, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним. Він складається з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання, ставлять після нього двокрапку. Ініціали й прізвище доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку, підкреслювати, а після прізвища ставити тире й викладати зміст доповіді за формою прямої мови. Якщо наявний текст доповіді, це необхідно позначити виноскою «текст доповіді додається».

Нижче занотовують питання та відповіді на них. Слова «УХВАЛИЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «СЛУХАЛИ» треба писати (друкувати) великими літерами з нового рядка. Після них ставлять двокрапку. Слово «УХВАЛИЛИ» пишуть після попереднього тексту великими літерами з нового рядка.

Якщо в ухвалі є різні за характером питання, то їх виділяють у групи, позначені арабськими цифрами.

Зразок:

ПРОТОКОЛ № 10

зборів орендного аграрного товариства «Лан».

12.12.12 м. Миколаїв

Голова: С. М. Руденко.

Секретар: А. М. Токарева.

Присутні:(список додано).

Відсутні: немає.

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

І. Звіт з виробничо-фінансової діяльності підприємства за 2012 р. (повідомлення головного бухгалтера С. В. Марченка).

ІІ. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни (повідомлення заст. директора С. М. Руденка).

І.СЛУХАЛИ:

С. В. Марченко доповів про порядок підготовки й складання річного звіту, про завдання працівників обліку.

ВИСТУПИЛИ:

Л. Я. Грищенко – вказав на необхідність ретельної підготовки матеріалів звіту.

Г. М. Коваль – запропонувала закінчити складання звіту до 10 січня 2013 р.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку й високу якість матеріалів звітів про виробничо-фінансову діяльність товариства за 2012 р.

2. Подати річний звіт до Облстату не пізніше 10 січня 2013 р.

II. СЛУХАЛИ:

С. М. Руденка – пропозиція включити до складу комісії 15 осіб.

УХВАЛИЛИ:

До 20.01.2003 р. створити комісію з контролю дисципліни в товаристві у складі 15 осіб. Список додається.

ДОДАТОК: реєстраційний список на одній сторінці в одному примірнику.

Голова С. М. Руденко

Секретар. М. Токарчук