Службові листи

Службовілисти – загальна назва великої кількості управлінських документів, що служать засобом спілкування з установами та приватними особами.

Службові листи застосовують для розв’язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, зауваження, прохання, вимоги тощо.

Головна мета службового листа:

· спонукати до дії;

· переконувати;

· доводити;

· пояснювати.

Рекомендується у тексті листа уникати категоричних виразів.

Тон листа повинен бути нейтральним.

Залежно від насичення логічними елементами, листи можуть бути простими і складними.

Прості листи містять лише висновок, а складні, крім нього, ще й коротке обґрунтування.

За функціональними ознаками листи поділяють на ті, що потребують відповіді, й ті, що не потребують її.

До листів, що потребують відповіді, належать:

· листи-прохання;

· листи-звертання;

· листи-пропозиції;

· листи-запити;

· листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

· листи-попередження;

· листи-нагадування;

· листи-підтвердження;

· листи-відмови;

· супровідні листи;

· гарантійні листи;

· листи-повідомлення;

· листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють:

· звичайні;

· циркулярні;

· колективні листи.

Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції.

Циркулярний лист надсилають цілій низці підпорядкованих установ.

Колективний лист надсилають на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Реквізити:

· Назва міністерства (для державних структур).

· Назва й адреса адресанта (лівобіч або посередині).

· Номер і дата листа.

· Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціал(и) (правобіч).

· Заголовок листа («про...»).

· Текст (зміст).

· Перелік додатків (якщо надсилають) із зазначенням кількості сторінок.

· Посада; звання; ранг; статус адресанта (лівобіч).

· Підпис, ініціал(и) та прізвище адресанта (правобіч).

· Відбиток печатки (якщо необхідно).

· Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Зразок:

Миколаївський молокозавод №2 Ректорові Миколаївського

національного аграрного

вул. Вінницька, 10, університету

м. Миколаїв, 51, вул. Пирогова, 9,

03151 м. Миколаїв,

тел. 245-98-49 04054

17.09.2012, № 34-18/56 тел. 235-30-17

Про проходження практики

Шановний Іване Михайловичу!

Просимо Вас направити 2 кращих студентів-магістрів факультету ТВППТСБ на молокозавод для роботи на посаді лаборанта-технолога.

Оплату студентам гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок №124646512/218514 в Укрінбанку м. Миколаєва, МФО 167894.

Директор Миколаївського

молокозаводу №2 (підпис) Т. Ісаєнко

Головний бухгалтер (підпис) Л.В. Лісовенко