Пояснювальна записка

Пояснювальна записка – доповнення і пояснення основного документа (програми, звіту, проекту) чи зазначеннями причини того, що сталося.

Реквізити:

· назва установи;

· додаткові дані про організацію (для зовнішніх);

· назва структурного підрозділу або посада;

· прізвище, ініціали особи, яка оформлює записку;

· адресат – посада, звання, прізвище, ініціали особи, якій подається записка, у давальному відмінку;

· назва документа;

· дата;

· номер;

· заголовок до тексту;

· текст;

· підпис автора.

Зразок:

Директорові Інституту української мови

Національної академій наук України

акад. Дерев’янченку В. В.

канд. філол. наук Комишанченка М. С.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Доводжу до Вашого відома, що причиною мого затримання у відрядженні на 3 дні в Миколаївському національному аграрному університеті стала надання допомоги викладачам у підготовці до свята Днів української культури та мій виступ на вечорі 19.11.2001р.

24.11.12 р. (підпис)

Доповідна записка

Доповідна записка – документ, який укладається за вказівкою керівника або з ініціативи автора і повідомляє про певний факт, подію, подає звіт про виконання службових обов’язків або взятих на себе зобов’язань, а також спонукає керівника до прийняття конкретних рішень.

Доповідні записки поділяють:

За місцем укладання:

а) внутрішні, які адресують керівникові установи чи структурного підрозділу;

б) зовнішні, що направляють керівництву, якому підпорядкована організація.

За призначенням:

а) звітні, в яких звітують про виконання службових обов’язків;

б) інформаційні, де повідомляють про конкретні факти;

в) ініціативні, які спонукають керівника до прийняття конкретних рішень.

За формою:

а) стандарті, що оформляють на бланках установи;

б) індивідуальні, які укладають на стандартному аркуші А4.

Реквізити:

· адресат (кому адресована доповідна записка): посада, прізвище й ініціали посадової особи;

· назва документа;

· дата;

· номер документа;

· місце складання;

· заголовок до тексту;

· текст;

· додаток, підстава;

· підпис.

Зразок:

Директорові Медвинської ЗОШ

Богуславського р-ну Київської обл.

Сидоренку Т. П.

завідувача бібліотеки Петренко Г.О.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Прошу Вашого сприяння щодо придбання за державні кошти для шкільної бібліотеки таких книг, випущених видавництвом «Либідь» (Київ) у 2012 році:

- Кислюков В. Ф., Лущик В.В. Будова й експлуатація автомобілів. 2012 – 10 примірників.

- Огієнко І. Життєписи великих українців. 2012 – 3 приміники.

- Юрківський В.М. Країни світу: Довідник. 2012 – 10 примірників.

Книги можна придбати за адресою: 01004, Київ, Пушкінська, 32, видавництво «Либідь».

23.03.12 (підпис)