Текст документа

Текст — це головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Він має чітко й переконливо відображати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазнача­ється причина написання документа. В основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування. У закінченні вказують мету документа.

Складаючи текст документа, треба дотримуватися таких правил:

1) текст слід викладати від третьої особи. Наприклад: Комісія ухвалила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться....

Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази;

2) не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій;

3) уживати стійкі (стандартизовані) сполучення відповід­но до, у зв'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку і под.;

4) використовувати синтаксичні конструкції на зразок: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що... Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом..; У з в'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домов­леності….; На Ваше прохання...;

5) дієприслівникові звороти вживати на початку речення: враховуючи...; беручи до уваги...; розглянувши...; вва­жаючи...;

6) використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для широкого кола читачів;

7) у реченнях застосовувати прямий порядок слів (підмет перед присудком; означення перед означуваними словами; додатки після керуючого слова; вставні слова — на початку речення);

8) щоб не спричинити загострення стосунків з партне­ром, активну форму дієслів слід замінювати на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій — Вами ще не висловлені пропозиції....

Активну форму треба вживати лише у випадках, коли важливо вказати на конкретного виконавця: Університет не гарантує...;

9) використовувати інфінітивні конструкції: створити комісію...; відкликати працівників...;

10) у розпорядчих документах дієслівні конструкції слід вживати у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...;

11) використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які в діловодстві пишуться за загаль­ними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук;

12) віддавати перевагу простим реченням, використову­вати форми ввічливості: шановний; високошановний; вель­мишановний; високоповажний....