Примечание

Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением.

Правила заполнения описи

Наименование организации

Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.

Фонд №

Для организаций, являющихся источниками комплектования государственного или муниципального архива, номер фонда присваивается. В том случае если в организации хранится только один архивный фонд, то эта графа не заполняется. Если в компании несколько архивных фондов, например, она хранит документы предшественников или подведомственных организаций, то каждый фонд имеет свой номер согласно поступлению его в архив.

Номер дела по описи

Каждое дело вносится в опись под определенным порядковым номером, который является уникальным. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый должен быть внесен в опись под самостоятельным номером.

Индекс дела

Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел.

Заголовок дела

Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются. Для дел с одинаковыми заголовками существует следующий порядок: полностью прописывается наименование только первого дела, а все остальные обозначаются словами «То же».

Крайние даты

В данной графе указываются крайние даты дел.

Сроки хранения

Для документов временного срока хранения законодательно установлены сроки хранения, которые нужно учитывать в данной графе.

Число листов в деле

Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.

Примечание

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.