Види інформаційних повідомлень в офісі

Інформація може бути класифікована за рядом ознак:

- функціональним призначенням та характером діяльності структурних підрозділів;

- за відношенням повідомлення до суб’єкта, який здійснює управління структурним підрозділом;

- за типом зв’язку структурного підрозділу і зовнішнього середовища;

- за відношенням до цільової функції структурного підрозділу;

- за логічним змістом;

- за фізичною формою подання;

- за процедурою перетворення;

- за ступенем перетворення.

З позиції соціального управління виділяють такі ознаки класифікації інформації:

- межі фіксації;

- ступінь додаткового опрацювання перед використанням;

- сфера використання;

- ступінь комплектності;

- ємність і стабільність;

- форма і спосіб одержання;

- впорядкованість.

Інформаційні потоки відрізняються напрямком руху, якісним змістом, якісними характеристиками.

Корисність інформації визначається внутрішніми та зовнішніми користувачами, які ставлять до її якості такі вимоги:

- відповідність і своєчасність інформації – здатність впливати на прийняття рішення користувачем, задовольняти його інтереси;

- достовірність інформації – гарантія об’єктивності і правдивості поданих даних;

- порівнюваність інформації – можливість порівняння показників, що потребує застосування набору визначених одиниць вимірювання;

- доступність і зрозумілість інформації – подання інформації у зрозумілій для сприйняття формі;

- конфіденційність інформації – надання користувачам лише тієї інформації, яка не завдасть шкоди організації з боку конкурентів.

Найважливішими видами джерел інформації для підприємства є джерела у середині самої організації; інші організації, зокрема постачальники, рекламні агентства, замовники; опубліковані джерела (звіти, наукові публікації, довідники); інформаційна індустрія (спеціалізовані агентства).

У загальному вигляді структура інформаційних процесів на підприємстві складається з таких підсистем:

1. Первинне інформаційне середовище (інформаційне поле).

2. Вхідний інформаційний фільтр.

3. Подання інформації всередині системи.

4. Формування вторинного інформаційного середовища.

5. Аналіз реакції користувача.

Для управління усіма видами інформаційних ресурсів необхідно управляти опрацюванням і рухом інформації, а також використанням інформації.

Основні види інформаційних потоків в організації:

- обмін між організацією та зовнішнім середовищем (маркетинг, реклама, зв’язки з громадськістю);

- міжрівневий обмін інформацією – низхідні та висхідні потоки. Низхідні – повідомляють підлеглим про поточні завдання, конкретні доручення; висхідні – звіти, пропозиції;

- горизонтальний обмін інформацією – наради керівників суміжних підрозділів, робота у межах робочої групи;

- неформальний обмін інформацією – обговорення виробничих питань під час неформальних зустрічей, чутки.

Бар’єри на шляху інформаційний потоків в організації:

- викривлення повідомлень (навмисне, ненавмисне);

- інформаційні перенавантаження;

- незадовільна структура організації.

Заходи з удосконалення процесів обміну інформацією:

- регулювання інформаційних потоків;

- організація системи зворотного зв’язку;

- сучасні інформаційні технології.