Вдосконалення документаційного забезпечення при проведенні ділових нарад та переговорів

Керівники, як правило, намагаються проводити нараду на початку робочого дня. Однак це не завжди виправдано, оскільки нерідко негативно впливає на ефективність подальшої роботи її учасників.

Працездатність людини має два піки підвищеної активності: перший — приблизно з 9 до 12—13-ої години і другий — між 14 і 18-ою годинами. Проведення наради під час другого піку буде додатковим чинником, який стимулюватиме її учасників працювати швидше й ефективніше, щоб не затримуватися. Вважають, що корисніше проводити дві наради на тиждень (кожну по півгодини), ніж одну тривалістю годину.

Ефективність наради та активність учасників залежать і від її тривалості. У період між 45—90 хв. активність стабілізується, а потім різко знижується.

Як правило, тоді в залі виникають шум, розмови, які вимагають втручання головуючого. Після дисциплінарних коректив активність учасників наради знову зростає, однак це є періодом зростання «негативної активності» (від 90 до 120 хв. після початку наради). Потім, якщо нарада триває більше двох годин, настає період байдужості до рішень, думки учасників зосереджуються на інших питаннях, передусім на тому, щоб вона якнайшвидше закінчилася.

Оптимальна тривалість спільної розумової діяльності великої кількості людей, за твердженнями психологів, становить у середньому 40—45 хв. Тому в системі освіти академічна година триває саме 45 хв. з обов'язковою перервою. У більшості людей фізіологічна межа стомлюваності під час спільної праці становить одну годину. Отже, оптимальна тривалість наради не повинна перевищувати однієї години. Якщо обставини вимагають тривалішого обговорення, необхідно робити 5—10-хвилинні перерви після кожної години наради.

На результативність наради впливає також стиль її проведення. Розпочинаючи нараду, встановлюють регламент. Як правило, на доповідь припадає 20—25 хв., на виступи в дебатах — 2,5—3 хв. За більшого ліміту часу промовці повторюються, втрачають хід думки тощо. Важливо, щоб головуючий стежив за розвитком думки промовців і за дотриманням регламенту, хоча нерідко це стосується виступів підлеглих, а виступ керівника регламентом не обмежують. Порушення регламенту може бути виправданим лише у деяких випадках, за нестандартного підходу до проблеми.

Нарада повинна закінчуватися прийняттям рішень. Якщо за результатами наради не видано відповідного директивного документа, а контроль за виконанням рішень не налагоджений, необхідність в аналогічній нараді виникне знову.