Основные технологические операции по сортировке данных

Понятие о списке (базе данных Excel)

Электронные таблицы Excel можно использовать для организации работы с небольшими реляционными базами данных. В этом случае электронную таблицу называют списком или базой данных Excel (рис. 3.33) и используют соответствующую терминологию:

· строка списка - запись базы данных;

· столбец списка - поле базы данных.

Название столбца может занимать только одну ячейку и при работе с таблицей как с базой данных называется именем поля. Все ячейки строки с именами полей образуют область имен полей, которая занимает только одну строку. Данные всегда располагаются, начиная со следующей строки после области имен полей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных.

Рис.3.33

Внимание!

1. Список содержит фиксированное количество полей (столбцов), определяющих структуру записи базы данных (строки).

2. Верхняя строка списка содержит имена полей (названия столбцов).

3. Имя поля может состоять из нескольких слов любого алфавита. Обязательное требование - размещение в одной ячейке.

Список (база данных Excel) - электронная таблица, в которой строки (записи) имеют фиксированную структуру, а имена столбцов (полей) занимают одну строку.

Для размещения имени поля списка в одной ячейке (рис.3.33) необходимо:

· выделить ячейку или всю строку, где будут располагаться имена полей;

· ввести команду Формат, ячеек и выбрать вкладку Выравнивание

· на вкладке установить следующие параметры:

По горизонтали: по значению

По вертикали: по верхнему краю или по центру

Отображение: установить флажок переносить по словам

Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вызова которых сгруппированы в меню Данные. Для того чтобы электронная таблица воспринималась системой как список, необходимо соблюдать описанные выше правила и перед выполнением операций обработки установить курсор внутри этой таблицы. В этом случае пру вводе команды обработки из меню Данные весь список (имена полей и записи, см. рис 3.33) будет выделены темным цветом. Когда список сформирован неверно или нужно работать с частью области списка, область списка надо выделить вручную с помощью мыши.

Excel предоставляет возможности для работы с базами данных различных форматов, которые при открытии в среде Excel автоматически преобразуются в список. Такое преобразование называют импортом. Данные в электронную таблицу можно включить не только путем импорта из "чужой" базы данных, но и посредством запросов данных, адресованных тому или иному серверу баз данных. Такие запросы формируются специальной программой MS Query, вызываемой по команде Данные, Внешние данные. Создать запрос. Результат запроса возвращается в электронную таблицу в виде списка.

Сортировка данных в списке

Сортировка данных является базовой операцией любой таблицы и выполняется командой Данные, Сортировка с установкой необходимых параметров. Целью сортировки является упорядочивание данных. Сортировка осуществляется на том же листе.

Особенно важно осуществлять сортировку в списке, так как многие операции группировки данных, которые доступны из меню Данные, можно использовать только после приведения операции сортировки.

В среде Excel 97 предусмотрены три уровня сортировки, которые определяются в диалоговом окне <Сортировка диапазона> (рис.3.34,а) параметром Сортировать по.

а

б

Рис. 3.34. Диалоговые окна для операции сортировки: а - сортировка диапазона; б - параметры сортировки

Сначала осуществляется сортировка в столбце 1-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 1-го столбца по столбцу 2-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 2-го столбца по столбцу 3-го уровня.

В том же окне устанавливается порядок сортировки в столбцах - по возрастанию или убыванию. При сортировке по возрастанию упорядочение идет следующим образом - от меньшего к большему, по алфавиту или в хронологическом порядке дат, но при этом имеет место приоритет: числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки. Сортировка по убыванию использует обратный порядок (исключение - пустые ячейки, которые располагаются в конце списка),

При наличии заголовков столбцов (имен полей) их следует исключить из области, подлежащей сортировке, установкой флажка переключателя Идентифицировать поля по подписям.

Кнопка <Параметры> выводит диалоговое окно <Параметры сортировки>, в котором задаются дополнительные установки сортировки (рис. 3.34, б): с учетом регистра или без учета; по столбцам или по строкам; порядок сортировки - обычный или специальный, выбранный из предлагаемого списка. Этот список можно сформировать самостоятельно с помощью Сервис, Параметры, вкладка Списки.

Основные технологические операции по сортировке данных

Действие	Содержание действия
Сортировка списка	1. Установить курсор в области списка 2. Выполнить команду Данные, Сортировка 3. Указать порядок и направление сортировки для каждого ключа сортировки 4. Нажать кнопку <Параметры> и выбрать параметры сортировки (порядок по первому ключу, учет регистра, направление сортировки — по строкам или по столбцам)
Создать новый список для сортировки	1. Выполнить командуСервис, Параметры,вкладка Списки 2. Нажать кнопку <Добавить> 3. Сформировать элементы списка
Изменить список для сортировки	1. Выполнить командуСервис, Параметры, вкладка Списки 2. Выделить в окне Списки начало редактируемого списка 3. Перейти к элементам списка и отредактировать их (добавить,удалить, отредактировать) 4. Нажать кнопку <ОК>
Удалить список для сортировки	1. Выполнить командуСервис, Параметры, вкладка Списки 2. Выделить в окне Списки начало редактируемого списка 3. Нажать кнопку <Удалить>