Подготовка кассовых машин к работе

Ввод в эксплуатацию новых машин производит механик из организации, осуществляющей гарантийное и техническое обслуживание и ремонт данного типа машин. При вводе в эксплуатацию электронных контрольно-регистрирующих машин и кассовых терминалов необходимо присутствие программиста-электронщика. Механик (программист) должен иметь удостоверение на право технического обслуживания и ремонта машин данного типа и предъявлять его руководству предприятия, учреждения.

При вводе машин в эксплуатацию должны присутствовать кассиры как материально ответственные лица.

Механик по ремонту кассовых машин (при необходимости программист-электронщик) производит проверку исправности, опробование кассовой машины в работе и оформляет передачу ее в эксплуатацию, заполняя все данные в заводском паспорте.

Механик обязан опломбировать машину после установки фирменного клише с наименованием предприятия и номером расчетного узла либо ввести его в программу машины.

До включения кассовых машин в действие замок должен быть закрыт, а ключ (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нули) хранится у директора предприятия. Ключи для перевода денежных счетчиков на нули передаются директором (заведующим) предприятия контролирующей организации - налоговой инспекции, где хранятся в сейфах и выдаются по письменному распоряжению руководителя и главного бухгалтера этой организации специалисту, уполномоченному лицу для проведения проверки.

Ключи для перевода показаний суммирующих денежных счетчиков на нули от моделей контрольно-кассовых машин с фискальной памятью, обеспечивающей некорректируемую ежесуточную (ежесменную) регистрацию и энергонезависимое хранение итоговой информации о денежных расчетах населением в течение шести лет со дня ввода в эксплуатацию контрольно-кассовой машины, не передаются директором (заведующим) предприятия контролирующей организации - налоговой инспекции.
(Письмо ГНС РФ от 16.04.96 № ПВ-6-16/254).

На кассовую машину администрация заводит "Журнал кассира-операциониста" по форме № КМ-4*, которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. Однако "Журнал кассира-операциониста" не заменяет кассового отчета (форма № КМ-7*).

При установке кассовых машин на прилавках магазинов или для работы официанта "Журнал кассира-операциониста" ведется по сокращенно форме № КМ-5*.

Допускается ведение общей книги на все машины. В таком случае записи должны производиться в порядке нумерации всех касс (№№ 1, 2, 3 и т.д.) с указанием в числителе - заводского номера кассовой машины, показатели счетчиков недействующих кассовых машин ежедневно повторяются с указанием причин бездействия (в запасе, в ремонте и т.п.) и заверяются подписью представителя администрации предприятия.
Все записи в книге производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. При внесении в книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора (заведующего) главного (старшего) бухгалтера.

Паспорт кассовой машины, "Журнал кассира-операциониста", акты и другие документы хранятся у директора (заведующего) предприятия, его заместителя или главного (старшего) бухгалтера.

Перед началом работы на кассовой машине:
кассир получает у директора (заведующего) предприятия, его заместителя или главного (старшего) кассира все необходимое для работы (ключи о кассовой кабины, ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины под роспись).

Директор (заведующий) предприятия либо его заместитель, дежурный администратор обязан:

• открыть замок привода и счетчиков машины и вместе с кассиром снять показания (получить отчетную ведомость) секционных и контрольных счетчиков и сверить их с показаниями, записанными в "Журнал кассира-операциониста" за предыдущий день;
• убедиться в совпадении показаний и занести их в книгу за текущий день на начало работы и заверить своими подписями;
• оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), данные на контрольной ленте заверить подписями и закрыть замок показаний денежных счетчиков;
• выдать кассирам (контролерам-кассирам, продавцам, официантам) ключи от замка привода машины;
• дать указание кассиру о мерах по предупреждению подделки чеков (шифровка чеков, определенный цвет используемой чековой ленты, предельная сумма чека и т.п.);
• обеспечить кассира разменной монетой и купюрами в пределах размера остатка денежных средств по кассе в количестве, необходимом для расчета с покупателями, а также чековыми лентами соответствующих размеров, красящей лентой и другими расходными материалами, предусмотренными для данного типа машины;
• дать указание кассиру (контролеру-кассиру, продавцу, официанту и др.) о начале работы, убедившись в исправности машины и готовности рабочего места к началу работы.

Кассир (контролер-кассир, продавец, официант и др.) обязан:

• проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленту, установить дататор на текущую дату, перевести нумератор на нули;
• включить машину в электросеть и получением нулевого чека проверить ее работу от электропривода;
• напечатать два-три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильность установки дататора и нумератора;
• нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету;
• протереть кожух сухой тряпкой и установить со стороны покупателя (клиента) табличку со своей фамилией;
• разместить необходимый для работы инвентарь (микрокалькулятор).

К обязательным операциям, выполняемым всеми контрольно-кассовыми машинами можно отнести следующий перечень операций:

Возможность оформления в чеке нескольких покупок. Это означает, что при продаже товаров в магазине в кассовый аппарат можно вводить сумму каждого товара, приобретенного покупателем, а не только общую сумму чека. При этом аппарат печатает отдельной строкой сумму каждой покупки в рублях и через точку копейках. Следует отметить, что во многих аппаратах количество регистрируемых товаров ограничено, например в АМС-100К можно оформить в одном чеке не более 40 покупок, а в фискальном регистраторе Штрих-ФР-К в одном чеке не может быть больше ста покупок.

Возможность указания количества товара. На любом кассовом аппарате есть возможность использования операции умножения, то есть ввести количество приобретаемого товара, нажать клавишу умножения, ввести цену приобретаемого товара и закончить ввод покупки. При этом кассовый аппарат автоматически произведет умножение цены на количество и определит сумму покупки. Следует отметить, что на большинстве аппаратов количество может быть введено до трех дробных знаков, что позволяет продавать весовой товар, вводя вес товара и цену одного килограмма. Операция умножения печатается на чеке, что позволяет видеть покупателю количество купленного им товара.

Возможность расчета сдачи. Это означает, что в кассовом аппарате можно указать не только цену приобретаемого клиентом товара, но и сумму наличных денег, предоставленную покупателем к оплате. Кассовый аппарат вычитает из этой суммы стоимость всех покупок, высвечивает на экране и печатает в чеке сумму сдачи, которую кассир должен выдать покупателю. Таким образом, на чеке обязательно присутствует общий итог по чеку, а при вводе сдачи еще и сумма предложенная покупателем, а также сумма сдачи, выданной ему. Все суммы печатаются в рублях и через точку копейках. При этом сумма, предложенная покупателем, а также сумма сдачи являются нефискальными данными, то есть они не имеют отражения ни в каких счетчиках кассового аппарата.

Печать в чеке даты и времени оформления чека. В каждом кассовом аппарате установлена микросхема часов реального времени, которая отслеживает изменение даты и времени. Микросхема имеет резервное питание, поэтому отсчет времени не прекращается и после выключения кассового аппарата. На одну рабочую смену отпускается не более 24 часов. После превышения 24 часов с момент пробития первого чека в данной смене оформление чеков блокируется, и касса требует снятие отчета закрытия смены.
Согласно правилам функционирования контрольно-кассовых машин установка даты и времени в ККМ возможно только при закрытой смене (то есть до первого пробитого чека с момента снятия отчета закрытия смены), причем устанавливаемая дата не должна быть ранее, чем дата последнего закрытия смены. Время при закрытой смене можно устанавливать как угодно, а при открытой смене на некоторых кассовых аппаратах возможна установка времени не ранее, чем время последнего пробитого чека. То есть, если нужно перевести время на час назад, то нужно или ждать час и не пробивать ни одного чека, или закрывать смену, переводить время и продолжать работу в новой смене.

Печать на чеке признака фискального режима. Каждый аппарат может работать в двух режимах: обучающем и фискальном. В обучающем режиме кассовый аппарат работает до его регистрации в налоговых органах, то есть до проведения процедуры включения фискального режима. В обучающем режиме на чеке признак фискального режима отсутствует, а также при снятии отчета закрытия смены никакой записи в фискальную память не производится. Обучающий режим предназначен для ознакомления кассира с основными режимами работы аппарата. Категорически запрещается работа на кассовом аппарате в обучающем режиме! На некоторых аппаратах в обучающем режиме на каждом чеке печатается слово "Нефискальный".
После проведения в налоговых органах процедуры включения фискальной памяти кассовый аппарат начинает работать в фискальном режиме. Сумма каждого чека отражается в дневном итоге, а после снятия отчета закрытия смены дневной итог записывается в фискальную память. Перевести кассовый аппарат обратно в обучающий режим нельзя! О точном виде признака фискального режима можно узнать из инструкции оператора на ваш кассовый аппарат или проконсультироваться в центре технического обслуживания.

Возможность оформления чека возврата. Если был неправильно пробит чек, а также производится возврат товара, то на кассовом аппарате можно оформить чек возврата. В этом случае надо помнить, что помимо чека возврата в налоговой инспекции требуют обязательно оригинал чека, а также оформленный по этому чеку акт по форме КМ-3. Без оригинала чека они вправе не засчитать возврат.
На данный момент налоговые инспекции не требуют оформления чека возврата, достаточно только правильно оформленной формы КМ-3 и оригинала чека. Это связано с тем, что на разных кассовых аппаратах операции возврата товара выполняются по разному. На некоторых аппаратах сумма необнуляемого итога уменьшается на сумму возврата, на других же аппаратах возврат никак не влияет на необнуляемый итог.

Печать на чеке названия и ИНН организации, на которую зарегистрирован кассовый аппарат. Название организации в аппаратах программируется или при вводе в эксплуатацию или при проведении процедуры регистрации кассового аппарата в налоговых органах. Название должно соответствовать полному или краткому названию организации, указанному в регистрационных документах. Если название организации меняется (но не меняется ИНН), необходимо связаться с центром технического обслуживания, чтобы название было перепрограммировано. Если меняется и название и ИНН организации, то требуется процедура перерегистрации аппарата в налоговых органах. При этом на аппаратах с ЭКЛЗ требуется проведение замены ЭКЛЗ. Иногда случается так, что название на аппарате исчезает. Это может быть связано с тем, что кассир пытался изменить какие-то настройки и случайно сбросил название, а также в случае зависания кассового аппарата в результате скачка питающего напряжения. В любом случае кассир обязан немедленно связаться с центром технического обслуживания и по возможности прекратить работу на этом кассовом аппарате, так как пробитие чека без названия организации может быть расценено проверяющими как неприменение кассового аппарата.

Снятие отчета текущих показаний. На разных аппаратах есть возможность снимать отчеты о текущих показаниях счетчиков контрольно-кассовой машины. Обычно эти отчеты называются X-отчетами (или отчетами показаний). На самых простых машинах чаще всего можно снять только один отчет, а на более сложных можно задавать детализацию по отделам, кассирам и т.п. В любом случае, отчет показаний печатает на чековой ленте текущие показания кассовой машины. Если кассир снимает такой отчет в начале дня, то все показания (за исключением необнуляемого итога) должны быть нулевые. Это должно говорить кассиру о том, что на кассе с момента снятия последнего отчета закрытия смены никто не работал.

Снятие отчета закрытия смены. В конце рабочего дня кассир обязан снять отчет закрытия смены и записать его показания в книгу кассира-операциониста. После снятия отчета закрытия смены все текущие счетчики кассовой машины обнуляются. Также обычно после закрытия смены доступны возможности программирования режимов работы кассового аппарата.
Согласно требованиям к контрольно-кассовым машинам Продолжительность одной смены на кассовом аппарате не должна превышать 24 часа. Открытием смены считается или процедура открытия смены или первый оформленный на кассовом аппарате чек. После прохождения 24 часов с этого момента оформление чеков на кассовом аппарате будет блокировано. Для продолжения работы будет необходимо снять отчет закрытия смены.