Правила ведения кассовых операций и их учет

Операции с денежными средствами предприятия, хранящиеся в кассе, называют кассовыми операциями. Хранятся в кассе не только денежные средства, но и документы, называемые бланками строгой отчетности: трудовые книжки, квитанции путевых листов автотранспорта, бланки удостоверений, дипломов, различные документы. Ведение кассовых операций основывается на документах:

1. Письмо Казначейства при Министерстве финансов РК от 16.10.1997 № 11-8-9/9120 «Разъяснение к временному порядку ведения кассовых операций в бюджетных организациях»

2. Приказ Министерства финансов РК от 25.04.2000 г. № 195 «Об утверждении правил ведения кассовых операций в государственных учреждениях».

3. Постановление Правления Национального банка РК от 05.04.2005 г. № 42 «О внесении изменений и дополнений в Постановление Правления Национального банка РК от 26.12.2003 № 467 «Об утверждении правил ведения кассовых операций с юридическими и физическими лицами в филиалах Национального банка РК».

4. Постановление Правления Национального банка РК от 26.12.2003 № 467 «Об утверждении правил ведения кассовых операций с юридическими и физическими лицами в филиалах Национального банка Республики Казахстан».

Правильная организация учета наличных денежных средств предприятия требует обязательного соблюдения следующих условий:

1. Наличие специального помещения – кассы

2. Полная материальная ответственность кассира

3. Ограничение доступа в кассу

4. Обеспечение сохранности денег во время транспортировки

5. Установление круга лиц, имеющих право на получение денежных средств в подотчет

6. Установление срока, в течение которого необходимо отчитаться об использовании денежных средств, полученных в подотчет

7. Определение круга лиц, имеющих право подписи кассовых документов

Существует два основных первичных кассовых документа:

· Приходный кассовый ордер, которым оформляется факт поступления денежных средств в кассу предприятия.

· Расходный кассовый ордер, которым оформляется факт выдачи денежных средств из кассы предприятия.

По умолчанию приходный кассовый ордер должен подписываться главным бухгалтером и кассиром компании. Расходный кассовый ордер должен подписы­ваться руководителем как распорядителем денежных средств компании, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получившим де­нежные средства.

8. Соблюдение порядка выписки первичных кассовых документов

Существует следующий общепринятый порядок выписки первич­ных кассовых документов.

Приходный кассовый ордер

1. Выписывается отдельным бухгалтером (не кассиром) и одно­временно регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров с присвоением ему очередного по­рядкового номера.

2. Подписывается у главного бухгалтера или другого уполномоченного лица, передается в кассу предприятия.

3. После приема денег приходный кассовый ордер и квитанция к нему подписывается кассиром, заверяется круглой печатью ком­пании и на квитанции ставится штамп "Оплачено" с указанием даты.

4.Квитанция к приходному кассовому ордеру с круглой печатью, штампом и всеми подписями передается кассиром лицу, кото­рое внесло деньги в кассу.

У кассира предприятия должны хра­ниться образцы подписей тех со­трудников компании, которые име­ют право на подписание кассовых до­кументов.

Расходный кассовый ордер:

1. Выписывается отдельным бухгалтером (не кассиром) и одно­временно регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров с присвоением ему очередного порядкового номера.

2. Подписывается у руководителя организации, что служит под­тверждением целесообразности расходования денежных средств и у главного бухгалтера или других уполномо­ченных на то лиц и пе­редается лицу, которое будет получать деньги в кассе, или непосредствен­но кассиру.

3. Заполняется лицом, получающим денежные средства в кассе.

4. Подписывается кассиром, выдавшим денежные средства и ста­вится штамп "Получено".

Подпись руководителя организации на расходном кас­совом ордере может быть необязательной, если име­ется его разрешительная подпись о необходимости оплаты на прилагаемых к расходному кассовому орде­ру документах. Например, выдача денежных средств на командировочные расходы может производиться на основании подписанного руководителем приказа об отправлении сотрудника в командировку.

На небольших компаниях, где происходит совмещение функ­ций кассира и бухгалтера (главного бухгалтера) одним лицом, порядок выписки кассовых документов не должен нарушаться. Соответствующий специалист сначала выписывает и регистри­рует кассовые ордера, направляет на подпись руководителю и затем подписывает их как главный бухгалтер, после этого де­лает необходимые отметки как кассир и подписывает еще раз уже в качестве кассира.

Все вышеперечисленные условия организации учета налич­ных денежных средств являются организационными и требуют от руководства компании подготовки соответствующих рас­порядительных документов.

Кассир предприятия, а также бухгалтер должны ознакомить­ся с ними и при необходимости иметь копии следующих до­кументов:

1. Договоров о полной материальной ответственности с кассиром и другими лицами, имеющими доступ в кассу и (или) выпол­няющими обязанности кассира.

2. Приказа о постоянном возложении обязанностей кассира на бухгалтера предприятия.

3. Приказа о временном возложении обязанностей кассира на оп­ределенного сотрудника компании.

4. Приказа о назначении комиссии для пересче­та остатков денежных средств и иных ценно­стей в кассе предприя­тия с целью их переда­чи сотруднику, испол­няющему обязанности кассира.

5. Комиссионного акта о пересчете и наличии денежных средств, передаваемых кассиру.

6. Приказа об определении круга лиц, имеющих право подписи кассовых документов за руководителя и главного бухгалтера компании.

7. Образца подписей лиц, имеющих право подписи кассовых доку­ментов.

8. Приказа о назначении круга лиц, имеющих право на получение в подотчет денежных средств в кассе предприятия.

9. Приказа, определяющего сроки, в течение которых подотчет­ные лица должны представлять авансовые отчеты об использовании денежных средств компании.

Часто на предприятиях подобные документы отсутствуют в силу различных причин. Это вносит не­которую неопределенность в работу кассира и бухгалтера, а также мо­жет привести к разногласиям меж­ду кассиром, бухгалтером, руководи­телем и проверяющим налоговым инспектором. Чтобы избежать раз­личных недопониманий, кассиру(бухгалтеру) следует убедиться в их наличии и при отсутствии высту­пить инициатором создания этих документов.

Как уже упоминалось на предприятии в бухгалтерии должен вестись журнал регистрации приходных и расходных касс­овых ордеров, который имеет следующий вид:

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

Приходные кассовые ордера	Расходные кассовые ордера
Дата	№	Сумма	Примечание (за что получено)	Дата	№	Сумма	Примечание (на какие цели выдано)

Первый такой журнал открывается в момент создания предприятия и ведется до конца года. На очередной календарный год заводится новый журнал. В журнале регистрируются все выписываемые бух­галтером приходные и расходные кассовые ордера за текущий год. Ведение такого журнала обеспечивает наличие последовательной нумерации кассовых документов и позволяет главному бухгалтеру вести контроль за учетом денежных средств в кассе.

Приходные и расходные кассовые ордера имеют утвержденную форму и заполняются бухгалтером собственноручно, без каких­ либо исправлений и подчисток. Если допущена ошибка, то бланк с ошибкой подлежит немедленному уничтожению и выписывается новый правильный документ.

Частному физическому лицу или представителю юридического лица, внесшему деньги в кассу, выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру, подписанную главным бухгалтером и кассиром. Прием и выдача денег по кассовым документам производится толь­ко в день их оформления. Получив кассовые ордера, кассир дол­жен их проверить:

- проследить за правильностью оформления;

- убедиться в подлинности подписей директора и главного бух­галтера;

- потребовать наличия указанных приложений.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяю­щему его документу отдельному лицу кассир требует предъявле­ния документа (паспорта или другого документа), удостоверяю­щего личность получателя, записывает наименование и номер до­кумента, кем и когда выдан и забирает расписку получателя.

На предприятии выдача денег может производиться по удостове­рению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем толь­ко собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указани­ем полученной суммы прописью.

Выдача денег лицам, состоящим и не состоящим в списочном со­ставе предприятия, про изводится по расходным кассовым орде­рам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расход­ном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установлен­ном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества по­лучателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег про­изводится по ведомости, перед распиской в получении денег кас­сир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Приходные и расходные кассовые ордера и заменяющие их докумен­ты должны быть заполнены бухгалтером четко, без исправлений. В этих документах указывается основание для их составления и пере­числяются прилагаемые к ним документы. При­ходные и расходные ордера немедленно после их получения и выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним доку­менты погашаются штампом "Оплачено" или "Получено" с указанием даты.

При выплате из кассы заработной пла­ты, аванса, премии составляется пла­тежная ведомость. На ти­тульном листе платежной ведомости ставится разрешительная надпись о вы­даче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера, указываются сроки выдачи денег и общая сумма прописью.

После окончания отведенно­го для выплаты времени пла­тежная ведомость закрыва­ется, независимо от того, все ли указанные в ней сотруд­ники получили деньги или только часть из них. Закрытие ведомости заключается в том, что кассир подсчитывает общую сум­му всех выданных денежных средств по данной ведомости и записы­вает эту сумму прописью непосредственно в платежной ведомости. После того как выданная сумма зафиксирована, ведомость считается закрытой и на ее основании составляется один расходный кассовый ордер на всю сумму денежных средств, выданных по ведомости.

При приеме денежных средств в качестве оплаты или пре­доплаты покупателей за реализованную продукцию, работы, услуги и другие ценности кассир должен вместе с квитанци­ей к приходному кассовому ордеру выдать покупателю фискаль­ный чек на полученную сумму денег.

9 Наличие контрольно-кассовой машины (ККМ) с фискальной памятью

Наличие контрольной кассовой машины в кассе предприятия является обя­зательным условием при приеме наличных денежных средств от покупателей за реализованные товары, работы и услуги. Предприятие обязано использовать ККМ и выда­вать покупателю не толь­ко квитанцию к приходно­му кассовому ордеру, но и фискальный чек на опла­ченную сумму.

Осуществлять деятельность без применения контрольно-кассовых машин с фискальной памятью имеют право только:

1) индивидуальные предприниматели (кроме реализующих подак­цизные товары):

- осуществляющие деятельность на основе разового талона или патента в рамке специального налогового режима для субъектов малого бизнеса;

- если с момента государственной регистрации налогоплатель­щика в качестве индивидуального предпринимателя не истек­ло шесть месяцев;

- осуществляющих деятельность в рамках специального налогового режима для крестьянских (фермерских) хозяйств.

Регистрация ККМ осуще­ствляется налоговым орга­ном в течение двух рабо­чих дней с момента подачи налогоплательщиком соответствующего заявления. Регистрации подлежат технически исправные ККМ, модели которых включены в Государственный реестр контрольно-кассовых машин с фискальной памятью, раз­решенных к использованию на территории Республики Казахстан.

Перечень документов, необходимых юридическому лицу для регистрации ККМ с фискальной памятью:

1) регистрационные карточки в количестве двух штук;

2) заявление установленного образца;

3) фискальный чек с оборотом (выдается сервисным центром);

4) договор на постановку на техническое обслуживание в центре технического обслуживания машины;

5) свидетельство о государственной регистрации, выданное Ми­нистерством юстиции (копия);

6) статистическая карта (копия);

7) свидетельство налогоплательщика (РНН) (копия);

8) свидетельство о постановке на учет в качестве плательщика НДС (если налогоплательщик является плательщиком НДС) (копия);

9) лицензия на лицензируемый вид деятельности;

10) кассовая книга предприятия, подтверждающая отсутствие рас­четов с населением за наличный расчет за реализованные то­вары (работы и услуги);

11) пояснительная записка на имя зам. председателя регионального НК и справка из банка о поступлении наличных денежных средств на расчетный счет;

12) в случае регистрации дополнительной машины предоставить ко­пии регистрационных карточек ранее зарегистрированных ККМ с фискальной памятью.

При регистрации ККМ с фискальной памятью, быв­шей в употреблении, следу­eт предоставить копию спра­вок о снятии с учета ККМ с фискальной памятью пре­жним его владельцем.

Обязанности по приобретению ККМ и ответственность за работу без ККМ возлагается на руководителя предприятия. Однако в большинстве случаев приобретением ККМ и ее по­становкой на регистрационный учет в налоговом комитете занимаются работники бухгалтерии. Существует утвержден­ный Правительством перечень тех ККМ, которые допускаются к использованию на территории Республики Казахстан. Данный пе­речень периодически пополняется новыми моделями ККМ и пе­чатается в средствах массовой информации.

Если в течение дня произошло поступление наличных денежных средств от покупателей, которые в обязательном порядке прово­дятся через ККМ, то в конце дня кассир должен снять сменный z­ – отчет и заполнить книгу учета наличных денег, проведенных через ККМ с фискальной памятью.

Все исполненные кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера), т.е. те документы, по которым произведено по­лучение или выплата денежных средств соби­раются кассиром и на их основании производится заполнение так на­зываемой кассовой книги. В ней кассиром регистрируется остаток де­нежных средств в кассе на начало каждого рабочего дня, все операции по приходу и расходу денежных средств за день, подводятся итоговые суммы поступления и выдачи денег и выводится остаток денежной наличности на конец дня. Если операции по кассе немногочисленные, то выведение остатков может производиться не ежедневно, а за не­сколько рабочих дней, еженедельно или с другой периодичностью.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана и заверена печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Второй экземпляр - от­рывная часть листа служит отчетом кассира, который вместе со всеми приходными и расходными кассовыми документами пе­редается в бухгалтерию. Подчистки в кассовой книге запрещены, а исправления в ней возмож­ны только с заверяющей подписью кассира и главного бухгалтера. Если учет кассовых операций ведется с использованием специ­ального программного обеспечения, например, 1 С: Бухгалтерии, то кассиру необходимо распечатывать автоматически формируе­мые листы кассовой книги в двух экземплярах: первый как отчет кассира вместе с первичными документами следует передавать в бухгалтерию, второй как очередной лист кассовой книги необхо­димо последовательно подшивать и в конце года прошнуровать, опечатать и заверить печатью и подписями руководителя и глав­ного бухгалтера.

Проверенный отчет кассира с приложенными первичными доку­ментами представляет собой регистр аналитического учета опе­раций по движению денежных средств в кассе.

Синтетический учет операций по счету 1010 "Денежные средства в кассе" ведется в журнале-ордере №1 по кредиту сче­та 1010 и в ведомости к журналу-ордеру №1 по дебету счета 1010.

Заполнение ведомости и журнала-ордера производится на осно­вании представленных отчетов кассира, в которых бухгалтером проставлены корреспондирующие счета. Журнал-ордер и ведо­мость по 1010 счету имеют построчное заполнение. Обычно каж­дая отдельная строка соответствует отдельному отчету кассира. В случае когда в отчете кассира отражено несколько операций, име­ющих одинаковую корреспонденцию счетов, в журнале-ордере или ведомости они отражаются одной общей суммой.

Итак, в бухгалтерии составляются: журнал хозяйственных операций, ПКО, РКО, журнал регистрации ПКО и РКО, платежные ведомости, журнал-ордер № 1, ведомость к ЖО № 1, в кассе происходит выдача, получение денежных средств, ведется кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, отчет кассира, Z-отчет ККМ.