Роль управленческого персонала

Роль руководителя в совершенствовании деятельности. Руководители обеспечивают выполнение работы силами других людей. Руководители, которые учитывают потенциальные возможности своих подчиненных, способствуют их творческому росту и раскрытию их потенциала. Главной обязанностью каждого руководителя в органи­зации, успешно действующей в условиях современного рынка, яв­ляется обеспечение качества результатов деятельности его подраз­деления. Руководители должны нести полную ответственность за ре­зультаты деятельности своих подразделений.

Следует отметить, что фактически нет такого явления, как про­блема качества. Проблемы существуют только в деятельности от­дельной личности, коллектива, производственной системы в целом. Качество является лишь мерой полезности продукта труда.

Стандарты качества деятельности. Каждый руководитель обязан устанавливать стандарты качества работы и подавать пример своим подчиненным. Каждый руководитель должен быть лично вовлечен в процесс улучшения работы и качества и должен стать его активным участником.

Руководители низшего звена и их подчиненные хотят качествен­но выполнять свою работу, но зачастую они получают противоре­чивые указания от руководителей высшего и среднего звеньев. Рядо­вые работники и подчиненные руководители низшего звена будут приноравливаться к установленным на деле стандартам качества.

Например, если весь месяц руководство твердит о необходимос­ти повышения качества, а в последние три дня всех заботит только выполнение плана, то работники будут придерживаться в дальней­шем стандартов, главное требование которых — выполнение месяч­ного плана.

Руководители предприятий часто проводят производственные совещания, на которых рассматриваются вопросы выполнения пла­на, повышения качества и сокращения затрат. Если качество дей­ствительно является важнейшим фактором, а для российских пред­приятий и организаций оно таковым является, то качество должно быть первым пунктом в каждой повестке дня.

Отношение персонала к руководству. Если начальство собирается устанавливать стандарты улучшения работы, оно должно знать, как рядовые работники оценивают свое начальство. Руководители на всех уровнях имеют подчиненных, за которых и перед которыми они ответственны. Если руководитель хочет добиться от своих подчинен­ных бездефектной работы, то нужно самому приложить немало уси­лий и устранить ошибки в своей работе.

Последовательность и системность приводит к «эффекту водопада». Новое отношение к качеству должно начинаться сверху, с высших административных лиц организации, и подобно водопаду распространяться на каждый уровень руководства, смывая старые, вред­ные навыки и традиции, прежде чем распространиться на более низкий уровень руководителей и рядовых работников. Успех про­порционален степени участия руководства, так как руководство ре­шает задачи, определяющие возможность улучшения деятельности, такие как:

1. Выделение ресурсов.

2. Создание организационной структуры.

3. Выбор лидеров.

4. Определение политики.

5. Установление стандартов работы.

6. Выдача заданий и составление инструкций на выполнение работ.

7. Определение методов работы.

8. Установление приоритетов.

9. Оценка и поощрение результатов деятельности.

10. Отбор и подготовка кадров.

Устранение препятствий улучшения деятельности. Руководство организации должно 'позаботиться об устранении препятствий, ко­торые мешают правильному выполнению работниками своих функ­ций. Руководство должно обеспечить следующие условия для каче­ственного выполнения рабочими и служащими своей работы:

1. Достаточное время для качественного выполнения своих обя­занностей.

2. Соответствующие средства труда и учебные пособия.

3. Выбор руководителей, которые могут объяснить важность каждодневного правильного выполнения своей работы, поощряют хо­рошую работу и устраняют препятствия, стимулируют и поощряют повышение качества работы.

Главной заботой каждого руководителя является понимание деятельности, за которую он несет ответственность, знание своих под­чиненных, реальных помех и препятствий на пути совершенствования работы. Лучшим способом выявления помех является собственный опыт работы, которая поручается подчиненным.

Этапы совершенствования. Три этапа обретения знаний в про­цессе улучшения работы часто называют «лестницей совершенство­вания».

Первый этап заключается в осознании руководством необ­ходимости в совершенствовании, в понимании того, что представ­ляют собой новые требования, кто и за что несет ответственность и что представляет собой процесс. Руководители, которые достигают первой ступени, осознают необходимость в повышении качества, но, как правило, стремятся побыстрее передать полномочия кому-либо другому, например, службе качества.

Второй этап — готовность руководства оказать поддержку про­цессу. Это означает, что руководители убеждены в необходимости улучшения результатов работы и готовы вложить в это дело некото­рые ресурсы.

Но руководители не могут просто «осознавать» или даже «раз­делять» цели процесса улучшения деятельности. Модели поведе­ния изменятся только тогда, когда руководство вступит в третий этап — само примет активное участие в этом процессе.

Решение руководства о реализации своей миссии в улучшении деятельности. Если руководство осознанно решило принять активное участие в улучшении деятельности, необходимо собрать весь административный аппарат на заседание и проанализировать процесс улучшения работы и степень участия руководителей в этом процес­се. Необходимо решить следующие вопросы:

1. Добиться понимания всеми того, что стандартом деятельности является безошибочная работа.

2. Заявить, что организация собирается предотвращать пробле­мы, а не устранять их после того, как они появились.

3. Рассмотреть основные правила достижения совершенства.

4. Подвергнуть анализу издержки вследствие низкого качества.

5. Указать на то, что 85% проблем могут быть решены только руководством, и руководитель организации возлагает ответствен­ность за качество результатов труда на руководство, а не на конт­рольную или ревизионную службу.

6. Рассмотреть план реализации процесса улучшения деятельности.

7. Констатировать, что процесс улучшения распространяется на все подразделения.

8. Разъяснить, что это не программа, а перестройка системы управления, новый стиль руководства.

9. Отметить, что для успеха процесса необходимо гораздо боль­ше, чем поддержка руководства; для этого требуется его активное участие.

10. Довести до общего сведения, что каждого руководителя бу­дут обучать применению методов улучшения работы и что руково­дителям низшего звена необходимо научиться эффективному ис­пользованию этих методов для передачи своего умения рядовым работникам.

11. Разъяснить, что в начале данный процесс имеет ориентацию на руководство, но что он распространится на всех работников, как только административный аппарат поймет значение и суть процесса и станет заинтересованным в его успехе.

12. Представить присутствующим членов и председателя совета, комиссии по улучшению деятельности.