Совершенствование в рамках подразделения

Поиски совершенства в рамках подразделения осуществляются на двух уровнях:

1. Удовлетворение требований потребителей.

2. Повышение качества работы, выполняемой подразделением.

Удовлетворение требований потребителей — это минимальное условие, без выполнения которого совершенство недостижимо. Эта стадия процесса улучшения включает следующий комплекс работ:

1. Сотрудники подразделения встречаются с потребителями документирования их требований и для согласования критериев позволяющих оценить удовлетворение этих требований подразделением.

2. Сотрудники подразделения встречаются с поставщиками, что бы помочь им в понимании требований подразделения и согласовать методы оценки качества деятельности поставщиков.

3. Подразделение занимается созданием продукции.

4. Подразделение создает систему критериев для оценки качеств деятельности поставщика и деятельности подразделения по созданию продукции.

5. При выявлении ошибок, связанных с деятельностью подразделения, подразделение устраняет источник ошибок.

6. При выявлении ошибок, связанных с деятельностью поставщика, подразделение предоставляет поставщику необходимую ин­формацию для принятия мер по устранению источника ошибок.

7. Потребитель оценивает результаты деятельности подразделения. При выявлении ошибок потребитель снабжает подразделение необходимой информацией, позволяющей подразделению принять меры по устранению источников ошибок.

8. Подразделение принимает меры по устранению источника ошибок; оно также совершенствует свою систему выявления ошибок до того, как результаты его деятельности будут переданы потре­бителю.

Повышение качества работы. В большинстве случаев подразделе­нию нет смысла возвращаться на первый уровень, поскольку каче­ство результатов деятельности будет опережать требования потреби­телей, однако это не означает, что мероприятия, реализуемые на первом уровне, можно прекратить. Их необходимо продолжать, чтобы подразделение понимало, каковы итоги его работы в сравнении с ожиданиями потребителей.

Передача информации в подразделения служит ключом к вовле­чению отдельных подразделений в деятельность, служащую инте­ресам всей организации в целом, и стимулирует повышение каче­ства и эффективности деятельности подразделений.

В начале каждого рабочего дня или смены должно проводиться краткое совещание руководителей и работников подразделения. На таком совещании руководитель анализирует ту работу, которую пред­стоит выполнить, и существующие или потенциальные проблемы, связанные с качеством. Работники подразделения также получают информацию об интересующих или касающихся их изменениях, как в организации, так и за ее пределами.

Раз в три месяца или чаще, в случае изменения системы управ­ления или перехода на выпуск нового вида продукции проводятся совещания по вопросам стратегии деловой активности и экономи­ческого положения. Такие совещания служат целям информирова­ния служащих и рабочих о состоянии дел в организации и о слож­ных задачах, которые встанут перед ней в будущем.