Зачем нужно управлять проектами?

Когда же УП является действительно необходимым? В целом это зависит от таких основных факторов, как:

- масштабы проекта, объемы работ, их стоимость;

- сложность проекта, измеряемая количеством дисциплин или функциональных подразделений, вовлеченных в проект;

- размеры и структура организации, в недрах которой зародился и осуществляется проект;

- количество и взаимосвязи участников проекта и заинтересованных сторон;

- вероятность изменений как в самом проекте, так и в его окружении;

- степень жесткости требований к срокам, бюджету, используемым ресурсам и качеству результатов;

- наличие конкурентов;

- степень престижности проекта и др.

Для того, чтобы в конкретном случае ответить на вопрос: "Нужно ли для данного проекта и для данной организации применять методы и средства УП?" - необходимо тщательно изучить проект и организацию и ответить на следующие типы вопросов:

· Является ли работа по осуществлению проекта очень трудоемкой?

· Является ли работа технически очень сложной?

· Является ли проект действительно целостной системой, состоящей из отдельных частей или подсистем, которые должны быть объеденены в единую функционирующую систему?

· Является ли данный проект частью большой системы и имеет ли он с ней тесные взаимосвязи? Принадлежит ли эта большая система (мегапроект) проектно-ориентированной организации?

· Имеется ли у высшего руководства организации твердое убеждение в том, что оно хотело бы иметь специальную организацию, информационную систему и ответственного за общую работу над проектом?

· Требуется ли установление рамок бюджета и строгого контроля за его исполнением?

· Является ли вынужденным установление плотного графика работ и лимита ресурсов?

· Является ли необходимым условием быстрое реагирование на изменения?

· Затрагивает ли проект многие профессиональные области (дисциплины), и вовлечены ли в сферу проекта многие организации?

· Потребует ли предполагаемая работа радикально изменить существующие организационные структуры?

· Вовлечено ли в проект более двух подразделений организации и есть ли необходимость в прямых связях с заказчиком или клиентом более чем у одного подразделения?

· Имеются ли другие сложные проекты, которые могут конкурировать с данным проектом?

· Имеется ли вероятность конфликтов между руководителями подразделений, связанных с проектом?

· Имеются ли обязательства организаций по срокам завершения работ?

· Имеется ли вероятность того, что условия и окружение проекта могут сильно измениться, прежде чем проект будет завершен?

· Выполняется ли большая часть работ по проекту внешними для организации субконтракторами?

· Должны ли осуществляться основные закупки вне организации и поставки внешними поставщиками?

· Имеется ли необходимость в рассмотрении и одобрении проекта в правительственных инстанциях? Имеется ли вероятность возникновения при этом серьезных проблем или "контрверсий" проекта?

Если ответить на многие из этих вопросов или даже только на некоторые из них "да" - то это указывает на необходимость применения в этом случае профессионального управления проектами.

Такой подход позволит избежать нежелательных, а обычно и критических, ситуаций при осуществлении проекта.