Основні типи організаційної структури кадрової служби. Співробітництво кадрової служби з іншими структурними підрозділами організації

Кадрові служби займають одне з провідних місць в апараті управління державними організаціями та приватними фірмами.

Структура і штати кадрової служби підприємства (організації) розробляються на основі типових норм часу на роботу з укомплектування та обліку кадрів.

Положення, що регламентує діяльність кадрової служби, розробляється на основі типового положення, яке затверджується вищими установами влади (відповідним міністерством або відомством).

Робоче місце кожного працівника кадрової служби має бути організоване таким чином, щоб розумові та фізичні зусилля спеціаліста спрямовувались на виконання його функціональних обов'язків без будь-яких перешкод. Оптимальний розмір приміщення кадрової служби на підприємстві з кількістю працюючих до 2,5 тис. становить приблизно 150 кв. метрів.

В робочому кабінеті працівника кадрової служби обов'язково має знаходитись робочий стіл, крісло, засоби оргтехніки (комп'ютер, обчислювальної техніка, телефон), шафи та полиці для зберігання документів.

В структурі кадрової служби (відділу кадрів, департаменту персоналу), - в залежності від чисельності працюючих, можуть створюватись різні сектори, бюро, групи (соціального забезпечення, роботи з молоддю, раціоналізаторів і т.п.) або ці функції покладаються на окремих виконавців. В склад кадрової служби поряд з керівником та інспекторами з кадрової роботи можуть входити інженери з підготовки кадрів, юристи, соціологи, психологи, фізіологи.

Нормативна чисельність працівників кадрової служби (Ч) може бути визначена за формулою:

,

де - сумарна трудоємкість робіт, яка розраховується за типовими нормативами на рік (квартал), годин;

- коефіцієнт, який враховує затрати часу на виконання робіт, непередбачених в нормативній частині типових норм (не повинен перевищувати 25% трудоємкості нормованих робіт);

- корисний фонд робочого часу одного працівника за рік, годин.

Приблизна структура кадрової служби підприємства наведена на рис.2.

На практиці часто неможливо визначити постійний "уніфікований" тип керівника кадрової служби. Його статус залежить як від специфіки виробництва, так і від ставлення власника (першого керівника) до ролі та значення кадрової роботи в діяльності підприємства. Наприклад, на малих та середніх підприємствах керівники, як правило, особисто заміняють кадрові служби орієнтуючись на "повсякденний діалог" з персоналом. На великих підприємствах, навпаки, спостерігається широкий спектр службових посад, які займають представники кадрових служб: від начальника відділу (департаменту) кадрів до заступника генерального директора підприємства (компанії).

Діяльність працівників кадрової служби, зайнятих комплектуванням та обліком персоналу, регламентується посадовими інструкціями. Посадові інструкції розробляються у відповідності з кваліфікаційними довідниками посад і затверджуються керівником підприємства або структурного підрозділу.

У випадках великих обсягів робіт за працівниками кадрової служби можуть закріплюватись окремі види робіт – обробка резюме та проведення співбесід, організація психологічного тестування, ознайомлення з історією розвитку підприємства, оформлення пенсійного забезпечення тощо. При розподілі робіт (функціональних обов'язків) між виконавцями необхідно враховувати їх кваліфікацію, досвід роботи за фахом, особисті та ділові якості.

Реалізація кадрової політики передбачає співпрацю кадрової служби з іншими структурними підрозділами підприємства. Наприклад, оперативне управління персоналом на підприємстві проводять менеджери з кадрової роботи (представники департаменту персоналу, відділу кадрів) та лінійні керівники (майстер цеху, начальник зміни, начальник участку). При цьому менеджер персоналу є головним реалізатором кадрової політики підприємства в цілому, а лінійні керівники відповідають безпосередньо за своїх підлеглих, контролюють стан виробництва, складають первинну документацію для вищого керівництва. Первинна інформація лінійних керівників аналізується працівниками кадрових служб і дає можливість робити узагальнюючи висновки по підприємству щодо рівня виконання норм виробітку, обсягів виробництва, трудової дисципліни (кількість запізнень, прогулів), рівня плинності кадрів, рвіня професійно-кваліфікаційної відповідності працівників займаним посадам і т.д.

До основних функцій представників кадрової служби в сфері стратегічного та оперативного управління персоналом на підприємстві належать:

1. Допомога керівництву у проведенні кадрової політики щодо найму, переміщення, звільнення, скорочення персоналу.

2. Активна участь у розробці організаційної та управлінської структури підприємства.

3. Допомога лінійним та функціональним керівникам у організації виховної роботи з персоналом з метою підвищення продуктивності праці, відповідальності за якість виконання роботи, забезпечення нормального соціально-психологічного клімату в колективі.

Виконання названих функцій передбачає проведення постійної роботи кадрових служб щодо вдосконалення методики підбору, проведення співбесід, конкурсного відбору, визначення рівня кваліфікації та професійної придатності кандидатів на вакантні посади, проведення атестації персоналу, підвищення професіонального рівня шляхом навчання чи стажування працівників, розробки форм та систем матеріального забезпечення, програм соціального розвитку колективу.

Реалізація ефективної діяльності кадрових служб неможлива без постійної співпраці з вищим керівництвом, профспілковим комітетом, та іншими структурними підрозділами підприємства, а саме фінансово-економічним відділом, бухгалтерією, юрисконсультом, психологом, службою соціального розвитку та іншими.