2015-10-13
2386
Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює організацію роботи з документами особового складу підприємства з питань прийому, переведення, звільнення, обліку працівників та інше.
Правильна організація кадрового діловодства має велике значення, оскільки саме в кадрових службах громадяни укладають трудовий договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного росту і т.д.
Кадрове діловодство ведеться за такими напрямами:
1. Облік особового складу підприємства та його підрозділів.
2. Підготовка звітів та необхідних довідок про прийом, переведення та звільнення працівників.
3. Облік стану підготовки, перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву.
4. Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу підприємства, контроль за їх використанням.
5. Складання особових справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення.
6. Підготовка документів з кадрів для передачі їх в архів на зберігання.
|
|
|
7. Механізація та автоматизація документування інформації з особового складу.
Перелік документів, які формують номенклатуру справ з кадрового діловодства наведений на рис.3 (див. рис.3, стор.14).
Обладнання робочих місць співробітників кадрової служби, які ведуть кадрове діловодство, має здійснюватись відповідно до посадових інструкцій. Рекомендується враховувати наступні вимоги:
1. Меблі, полиці, шафи для документів встановлювати так, щоб ними було зручно користуватись.
2. Документи повинні зберігатись в окремих папках. Ті що потребують подальшої обробки окремо від приватних або секретних документів.
3.
4. Засоби малої оргтехніки варто розташовувати у визначених та зручних для користування місцях.
5. Для швидкого та безпомилкового знаходження документів необхідно використовувати різнокольорові папки.
Документація з особового (кадрового) складу створюється як результат роботи з персоналом підприємства. У документації з особового складу відображається діяльність організації з питань обліку, прийому, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення працівників тощо.
Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій та інших соціальних виплат.
Найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією.
Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи:
|
|
|
- особисті документи працівників;
- організаційно-розпорядча документація;
-
 |
первинна облікова кадрова документація.
До групи особистих документів працівників відносяться паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які надають юридичне підтвердження особи працівника. Особистими є також документи, які можуть видаватись установами власним працівникам, наприклад, перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату, заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, атестаційний лист, подання та призначення на посаду тощо.
Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами. До організаційних відносяться статути, положення, інструкції, правила внутрішнього розпорядку; до розпорядчих - накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження; до довідково-інформаційних - доповідні та пояснювальні записки, листи, списки, акти, протоколи, довідки, звіти.
Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників. Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов'язані групи: вихідні (початкові) облікові документи (особистий листок, особова картка) та похідні облікові документи, які мають другорядний (довідково-контрольний) характер (спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, списки, журнали реєстрації, книги обліку).
Типова технологічна схема обробки кадрової документації передбачає наступні стадії:
1. документування трудових правовідносин працівників з роботодавцем;
2. ведення особових справ та трудових книжок працівників;
3. ведення довідково-облікової та звітної роботи з кадрів.
