ІІІ. Завершальний етап

Інструкційна карта

По проведенню практичної роботи №2

По курсу «Діловодство»

Тема. Організаційні, розпорядчі, інформаційні документи та документи колегіальних органів.

Мета: Сформувати практичні навички складання та оформлення документів.

Матеріали методичного забезпечення:

- Інструкційна карта;

- Довідкові матеріали.

1. Основний етап заняття:

1. Актуалізація опорних знань у вигляді:

- фронтальне опитування;

- тестовий контроль.

2. Складання ділового документу.

3. Висновки. Оформлення звіту.

Після виконання практичних завдань студент повинен:

Знати:

· групи організаційних, розпорядчих та довідково-інформаційних документів;

· правила оформлення організаційно-розпорядчих документів;

· реквізити, вимоги до їх оформлення.

Вміти:

· складати ОРД:

рішення, накази,службові листи,протоколи, акти, доручення,розписки;

· застосовувати одержані знання при складанні документу.

Контрольні питання:

1. Дайте характеристику організаційним документам, їх види призначення?

2. Які документи відносяться до розпорядчих? Їх класифікація, види.

3. Дайте характеристику довідково-інформаційним документам.

4. Назвіть складові частини тексту службових документів.

Тестовий контроль:

1. Текст протоколу складається з таких частин:

а) вступної, констатуючої;

б) вступної, основної;

в) основної, висновків.

2. Поширений вид документації, один із способів обміну інформацією, основний засіб встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями тощо:

а) контракт;

б) заява;

в) службовий лист.

3. За функціональними ознаками службові листи поділяють на:

а) звичайні, циркулярні й колективні;

б) такі, що потребують відповіді, й такі, що не потребують відповіді;

в) секретні й несекретні.

4. Текст наказу складається з таких частин:

а) вступної, констатуючої;

б) вступної, основної;

в) констатуючої, розпорядчої.

5. На бланках листа дату ставлять:

а) ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці;

б) праворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці;

в) унизу під текстом на спеціально відведеному для цього місці.

,

6. Наказ щодо особового складу – це:

а) розпорядчий документ, який регламентує призначення, звільнення, прийняття на роботу працівника;

б) правовий акт, що його видає керівник підприємства у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед підприємством;

в) розпорядчий документ, який створюють на підприємствах переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також для організації виконання наказів, інструкцій, інших актів органів управління.

7. У випадку, якщо ви хочете терміново повідомити адресату певну інформацію телефоном, вам буде у нагоді:

а) телеграма;

б) факс;

в) телефонограма.

8. Телеграми поділяються на:

а) звичайні, термінові, урядові;

б) термінові і нетермінові;

в) звичайні, циркулярні.

9. Якщо Ви повідомляєте керівника про певну подію, виконання окремих завдань, службових доручень, оформляєте:

а) доповідну записку;

б) пояснювальну записку;

в) звіт.

10. Документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств називається:

а) акт;

б) довідка;

в) протокол.

П.Завдання для виконання практичного заняття:

Завдання №1. Скласти рішення.

Реквізити:

· герб;

· назва установи Виконавчий комітет Павлоградської міської ради, Дніпропетровська область;

· назва виду документу Рішення;

· дата документу 25 червня 2013 р.;

· індекс 556;

· заголовок Про встановлення тарифів на послуги з перевезення пасажирів міським

електротранспортом у м. Павлограді;

· текст Встановити економічно обґрунтовані тарифи на послуги з перевезення пасажирів міським електротранспортом, розраховані станом на 01.06.2013 р. у розмірі: - трамвай – 1,90 грн.; тролейбус – 1,90 грн. Тарифи вводяться в дію з 01.08.2013 р. Вважати таким, що втратило чинність з 01.08.2013 р., рішення виконкому міської ради від 13.07.2010 №371 «Про встановлення тарифів на послуги з перевезення пасажирів міським електротранспортом у м. Павлограді». Управлінням економіки, розвитку підприємництва та загальному відділу виконкому міської ради (Носенко В.І., Ударцевій Л.О., Казенко Г.Є.), редакції міської комунальної газети «Павлоград вечірній»(Кініну К.О.), забезпечити в 10-ти денний термін, згідно з регламентом, інформування населення міста у засобах масової інформації та на офіційній сторінці виконкому міської ради в мережі Інтернет у підрозділі «Регуляторна політика» розділу «Розвиток підприємництва» про зміст даного рішення та введення його до реєстру документів виконкому міської ради. Управлінню економіки (Носенко В.І.) забезпечити виконання заходів щодо відстеження результативності цього рішення та офіційно оприлюднити звіт в міській комунальній газеті «Павлоград вечірній» та на офіційній сторінці виконкому міської ради в мережі Інтернет у терміни визначені чинним законодавством. Контроль за виконанням рішення покласти на заступника міського голови Бойченка Г.Ю.

· додатки Звернення комунального трамвайно-тролейбусного підприємства «Павлограделектротранс» щодо перегляду тарифів на послуги з перевезення пасажирів міським електротранспортом. Закон України «Про міський електричний транспорт».

· підпис секретар міської ради В.Л.Нестеренко.

Завдання №2. Скласти наказ з основної діяльності.

Відповідно до пункту 1 Порядку ціноутворення на роботи, що виконують центральні державні архівні установи,затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 24 січня 2001 р. № 6 і зареєстрованого Міністерством юстиції України 21 лютого 2001 р № 179/5370, та у зв’язку з упорядкуванням оплати праці працівників архівних установ, наказом від 16 лютого 2013 р. № 20 по Державному комітету архівів України, м. Київ «Про затвердження цін на роботи, що виконують центральні державні архівні установи на договірних засадах» встановлено:

· затвердити ціни на роботи, що виконують центральні державні архівні установи на договірних засадах (додається);

· вважати такими, що втратили чинність накази Держкомархіву України;

· відповідальність за додержанням центральними державними архівними установами цін покласти на їх директорів.

Наказ підписав голова комітету Тимченко Ю.Б.

Завдання №3. Скласти наказ щодо особового складу.

Наказом від 26 березня 2013 р. № 89 по Акціонерному товариству «ЗОРЯ», м. Київ «Про особовий склад» встановлено:

· перевести Васюка Валентина Павловича, бухгалтера І категорії, на посаду провідного бухгалтера цього ж відділу з окладом згідно зі штатним розписом. Підстава: заява Васюка В.П. від 20.03.2013 р.

· звільнити Пономаренка Олексія Михайловича, охоронця служби охорони, з займаної посади 26.03.2013 за власним бажанням (ст. 38 КЗпП України). Підстава: заява Пономаренка О.М. від 21.03.2013 р.

· звільнити Квашука Віктора Петровича, техніка І категорії відділу маркетингу, з найманої посади з 23.01.2004 за власним бажанням (ст.38 КЗпП України). Підстава: заява Квашука В.П. від 21.03.2013 р.

· НАДАТИ Козак Валентині Олексіївні, діловоду канцелярії, частково оплачувану відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею віку 3-х років з 10.04.2013 до 24.01.2016. Підстава: заява Козак В.О. від 22.03.2013 р.

Наказ підписав генеральний директор Коноваленко В.С.

Завдання №4. Скласти протокол.

12 січня 2008 року на фірмі «МАК-ПРО» проходила виробнича нарада по складанню звіту з фінансово-господарської діяльності фірми за 2012 рік. і інформації заступника директора з кадрових питань. На засіданні були присутні члени наради (15 чол.) список додається. Головою обрана Павленко Л.Г., секретарем Макєєва Т.Ю. По першому питанню з доповіддю виступила головний бухгалтер фірми Павленко Л.Г., в обговорені доповіді взяли участь: Паливода С.М., який вказав на потребу скоротити текст звіту за рахунок складання таблиць; Гончаренко А.А – запропонував закінчити складання звіту до 15 січня 2013 р. Ухвалили: усім працівникам, причетним до складання звіту, забезпечити своєчасну і якісну підготовку документації з фінансово-господарської діяльності фірми за 2012 рік. Подати річний звіт не пізніше 15 січня 2003 р.

По другому питанню з доповіддю виступив заступник директора з кадрових питань Попов В.А., який проінформував про тимчасову зміну початку та закінчення робочого дня в зв’язку зі складанням звіту. Ухвалили: робочий день починати о 8.30 і закінчувати о 18.30, обідня перерва – з 12.30 до 13.00. Протокол підписали голова та секретар.

Завдання №5. Скласти акт приймання-передачі комп’ютера.

На підставі доповідної записки начальника відділу кадрів Симонова С.С. від 18 грудня 2013 р. комісією у складі Юрчика М.І – голови, Волошина С.П. та Тичини К.Л. – членів комісії, був складений акт № 8 від 20 грудня 2013 р. приймання-передачі комп’ютера із відділу маркетингу у відділ кадрів. Комісією визначено, що комп’ютер придатний для експлуатації і оснащений всім необхідним для роботи (клавіатура, дисплей, принтер) інв. номер 14. Акт затверджений директором ВАТ «Орбіта» Василенко М.І., підписаний членами комісії.

Завдання №6. Скласти:

6.1. Довіреність -Бондаренко Юрій Васильович довіряє Коліснику Андрію Петровичу (паспорт серії МР № 221214, виданий Орджонікідзевським РВ ХМУ УМВС України в Харківській області 15 листопада 1999 р., зареєстрований за адресою вул..Верстатобудівна, 23/10, кв. 18, м. Харків) отримати в ТОБО №1 АВ «Факторіал-банк» м. Харкова, належні йому гроші – заробітну плату за січень 2013 р. Довіреність дійсна до 20 березня 2013 р. Підпис інженера Бондаренка Ю.В. засвідчує заступник директора з персоналу ВАТ «Потенціал» Нестеров А.Г. 20 лютого 2013 р.

6.2. Розписку - У інспектора відділу кадрів НВО «Прогрес» м. Київ, Скорик Олени Сергіївни, 25 лютого 2008 р. Литвинова Новела Матвіївна отримала свою трудову книжку, яку зобов’язалась повернути до 28 лютого 2008 р.

Завдання №7. Скласти пояснювальну записку.

Староста групи УВ-81 факультету менеджменту та маркетингу Пономаренко Сергій Вікторович написав пояснювальну записку на ім’я декана факультету професора Немцова В.Д., в якій пояснив причину відсутності на заняттях з курсу «Макроекономіка» (П-Ш пари) студентів групи УВ-81 тому, що в цей час вони відвідували виставку технічних засобів навчання, організовану кафедрою ТЗН. Дата 12.04.2013 р.

ІІІ. Завершальний етап

1. Зробити висновки згідно поставленої мети.

2. Провести індивідуальний контроль практичних дій та результатів.

ІV. Рекомендована література

1. Держстандарт України ДСТУ 4163-2003

2. Примірна інструкція з діловодства.Пост.КМУ від 17.10.1997р.№ 1153.

3. М.В.Комова. Діловодство.Львів.Тріада плюс,2006

4. В.А.Блощинська.Сучасне діловодство. Київ,2005.

5. Л.Погребна.Діловодство, яким воно повинно бути.Харків.Фактор,2006

6. Л.Г.Зубенко.Ділові папери в менеджменті. Київ. „ЕксОб״2002.

Зразок