Организация документооборота

Это движение документов с момента их получения до момента исполнения или отправления.

Различают документы:

1) Входящие – документы, которые поступают из других организаций.

2) Исходящие – документы,которые отправляют в другие организации.

3) Внутренние – и не входящие, и не исходящие. (создаются для своих сотрудников)

Движение входящих документов включает в себя:

1) Первичную обработку

2) Предварительное рассмотрение

3) Регистрация

4) Рассмотрение руководством

5) Передача на исполнение

6) Исполнение документа

7) Контроль за исполнением

8) Списание исполненного документа в дело

На рассмотрение руководителю передаются документы, адресованные лично ему, а также те, которые содержат информацию о наиболее важных вопросах деятельности организации. Остальные документы передаются в отделы организации. Например, реклама, письмо-запрос, письмо-напоминание.

РАБОТА С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ начинается с проекта их составления,который согласовывается с руководством и заинтересованными лицами. Затем, окончательный вариант распечатывают, руководитель подписывает его,документ регестрируют и отправляют адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело (для того,что он был, для док-ва)

ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ. Создаются по той же схеме,что и исходящие. Они передаются исполнителю под расписку.

Формы организации работы с документами.

В практике предприятий сложились 3 основные формы работы с документами:

Централизованная, децентрализованная и смешанная.

1) Централизованная – предпочитает выполнение всех операций с документами в одном подразделении (канцелярия)

2) Децентрализованная – все операции выполняются в разных структурных подразделениях, разобщенных территориально.

3) При смешанной форме – прием,отправку и контроль исполнения берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрацию,формирование и хранение) дел выполняют другие отделы.

ТАБЕЛЬ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ, применяемых в организации – это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности данной организации. Табель форм выполняет роль справочника, позволяющего быстро найти необходимую форму.