Документы и их классификация

Среди действующих УСД особое место для реализации общей для всех органов управления функции - организации системы и процессов управления, касающихся непосредственно организации управленческого труда, и в первую очередь его распорядительной и исполнительной деятельности, - принадлежит унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД).

УСОРД - унифицированная система организационно-распорядительной документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно-распорядительных задач управления. А что же понимают под документом в делопроизводстве?

Способами закрепления информации являются следующие: письмо; рисунок; графика; фото; звукозапись; видеозапись.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование и т.д. Поэтому выделяются следующие ресурсы использования документа:

1) сохранение и накопление информации;

2) возможность передачи информации другому лицу;

3) многократное использование информации;

4) возвращение к информации во времени;

5) функция учета информации;

6) доказательство информации.

История рассматривает документ прежде всего как исторический источник. Таким образом, документ может выполнять несколько функций, т.е. он многофункционален.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно - поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет и результат труда.

Основанием для создания документов в учреждении являются необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передача информации, хранение и использование в течение определенного времени.

Чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов - это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления, и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация является целью повышения оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.

Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

По способу документирования информации документы делятся на рукописные, графические, фото- и кинодокументы, акустические.

Рукописные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом.

К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы.

Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях.

Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.

По сфере использования документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчетно-статистические.

По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

По форме изложения документы бывают индивидуальные, трафаретные и типовые,

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций для документирования стандартных ситуаций и носят обязательный характер. Трафаретные – документы, когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования в свободной форме.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы делят на входящие, исходящие и внутренние. Входящие – поступающие в организацию. Внутренние - документы, создаваемые и используемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Исходящие - корреспонденция, отправляемая из учреждения.

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.

По происхождению документы бывают официальные (служебные), личные. Первая группа - документы, затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке. Вторая - документы, касающиеся интересов конкретных лиц и являются именными.

По грифу ограничения доступа – открытые (несекретные), с грифом ограничения доступа («Секретно», «Совершенно секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна»).

По юридической значимости различают подлинники (оригиналы) (документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил); копии, не имеющие юридической силы (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа); заверенные копии, имеющие юридическую силу; дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).

По срокам хранения различаютдокументы постоянного хранения. Долговременного хранения (свыше 10 лет), временного хранения (до 10 лет).

Тема 2. Система организационно-распорядительной

документации

Студент должен:

знать:

- ГОСТы на организационно-распорядительную документацию;

- классификацию организационно-распорядительной документации;

Аппарат управления реализует свои функции при помощи универсальных документов, входящих в систему организационно-распорядительных документов.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) – это совокупность взаимоувязанных документов, фиксирующих решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц.

В 1990 г. был утвержден ГОСТ 6.38.-90 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, являвшийся нормативным документом, на основании которого до 1997 г. оформлялись документы ОРД. В 1997 г. появился ГОСТ Р.6.30-97 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

В 2003 г. утвержден ГОСТ Р.6.30-2003, который существенно упростил требования к документации.

Для построения общей модели документов необходимо дать определение составной части этой модели - это реквизиты. Реквизиты - обязательные признаки на документе, установленные законом (ГОСТом).

Под совокупностью расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации, понимают формуляр-образец.

Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении документов этой системы.

30 реквизитов установил ГОСТ Р.6.30-2003 для системы ОРД:

1. Изображение Государственного герба РФ (01)'.

2. Изображение герба субъекта РФ (02).

3. Изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания) (03).

4. Указание на код предприятия (04).

5. Указание на основной государственный регистрационный номер предприятия (05) (введен в состав реквизитов впервые).

6. Указание на индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) (введен в состав реквизитов впервые).

7. Указание на код формы документа (07).

8. Наименование предприятия (08).

9. Справочные данные о предприятии (09).

10. Наименование вида документа (10).

11. Дата документа (11).

12. Регистрационный номер документа (12).

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13):

14. Указание на место составления или издания документа (14).

15. Сведения об адресате (15).

16. Указание на гриф утверждения документа (16).

17. Резолюция (17).

18. Заголовок к тексту документа (18).

19. Отметка о постановке документа на контроль (19).

20. Текст документа (20).

21. Отметка о наличии у документа приложения (приложений) (21).

22. Подпись (лица-отправителя или лица-разработчика) (22).

23. Указание на гриф согласования документа (23).

24. Визы согласования документа (24).

25. Оттиск печати предприятия (25).

26. Отметка о заверении копии документа (26).

27. Отметка об исполнителе документа (27).

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).

29. Отметка о поступлении документа на предприятие (29).

30. Идентификатор электронной копии документа (30).

Формуляр - образец указывает место реквизитов на листе бумаги, он же определяет площадь рабочего и служебного полей.

Рабочее поле - место, где располагаются реквизиты.

Служебное поле - реквизитами не занято, кроме реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 20, и предназначено для закрепления документов в технических средствах хранения.

Установлены следующие размеры полей для ОРД:

левое - 20 мм (13 печатных знаков от границы листа);

правое - не менее 10 мм (3 - 4 печатных знака);

верхнее - 20 мм (5 межстрочных интервалов);

нижнее - 20 мм (4,5 - 5 интервалов).

Формуляр-образец строится на основе конструкционной сетки, в которой по вертикали показывают положения табулятора, а по горизонтали - интервалы.

Положения табулятора - это количество печатных знаков по горизонтали.

Интервал - расстояние между основаниями смежных строк.

При печатании документа используют восемь стандартных положений табулятора:

1) нулевое - граница левого поля;

2) первое - после пяти печатных знаков от границы левого поля;

3) второе - после 16 печатных знаков от границы левого поля;