Лабораторная работа №6

Тема: Реляционная база данных Access. Запросы и выборки. Обработка данных с помощью отчетов. (2 часа).

Цель - знакомство с функциональными возможностями СУБД и общей методологией использования этих программных средств в профессиональной работе, связанной с организацией хранения и обработки данных.

Теоретическая часть.

Формирование запросов на выборку. Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access 97. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять, вычисления над группами записей Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

В Access 97 можно создавать следующие типы запросов:

1. запрос на выборку;

2. запрос с параметрами;

3. перекрестный запрос;

4. запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание таблицы);

5. запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы)

Задание 1

Формирование запросов на выборку.

1. На основе таблицы Преподаватели создайте простой запрос на выборку, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и их должность.

2. Данные запроса отсортируйте по должностям.

3. Сохраните запрос.

4. Создайте запрос на выборку с параметром, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и преподаваемые ими дисциплины, а в качестве параметра задайте фамилию преподавателя и выполните этот запрос для преподавателя Гришина.

Технология работы

1. Для создания простого запроса:

· в окне базы данных откройте вкладку Запросы;

· в открывшемся окне щелкните по кнопке <Создать>;

· из появившихся пунктов окна "Новый запрос" выберите Простой запрос и щелкните по кнопке <ОК>;

· в появившемся окне в строке Таблицы/запросы выберите таблицу Преподаватели (если других таблиц или запросов не было создано, она будет одна в открывающемся списке);

· в окне "Доступные поля" переведите выделение на параметр Фамилия,

· щелкните по кнопке. Слово Фамилия перейдет в окно "Выбранные поля";

· аналогично в окно "Выбранные поля" переведите поля "Имя", "Отчество", "Должность" (порядок важен - в таком порядке данные и будут выводиться);

· щелкните по кнопке. <Далее>;

· в строке параметра Задайте имя запроса введите новое имя Д олжности преподавателей;

· щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится таблица с результатами запроса.

2. Для сортировки данных:

· щелкните в любой строке поля "Должность";

· отсортируйте данные по убыванию. Для этого щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию.

3. Для сохранения запроса:

· щелкните по кнопке или выполните команду Файл, Сохранить;

· закройте окно запроса.

4. Для создания запроса на выборку с параметром:

· создайте запрос на выборку для следующих полей таблицы Преподаватели: "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Преподаваемая дисциплина". Запрос создавайте аналогично тому, как это делалось в п.1;

· задайте имя запросу Преподаваемые дисциплины;

· щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится таблица с результатами запроса;

· перейдите в режиме конструктора, щелкнув по кнопке или выполнив команду Вид, Конструктор;

· в строке параметра Условия отбора для поля "Фамилия" введите фразу (скобки тоже вводить): [ Введите фамилию преподавателя ]

· выполните запрос, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Запрос, Запуск;

· в появившемся окне введите фамилию Гришин и щелкните по кнопке <ОК>. На экране появится таблица с данными о преподавателе Гришине - его имя, отчество и преподаваемая им дисциплина;

· сохраните запрос;

· закройте окно запроса.

Задание 2

На основе таблицы Преподаватели создайте отчет с группированием данных по должностям.

Технология работы

Для создания отчета:

· откройте вкладку Отчеты и щелкните по кнопке <Создать>;

· в открывшемся окне выберите пункт Мастер отчетов;

· щелкните по значку раскрывающегося списка в нижней части окна;

· выберите из появившегося списка таблицу Преподаватели;

· щелкните по кнопке < OK>, В появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля из таблицы, поэтому щелкните по кнопке

· щелкните по кнопке <Далее>;

· в появившемся окне присутствует перечень полей. Переведите выделение на поле "Должность";

· щелкните по кнопке. Таким образом, вы задаете группировку данных по должности;

· щелкните по кнопке <Далее>;

· параметры появившегося окна оставим без изменений, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;

· в появившемся окне выберите стиль оформления отчета;

· щелкните по кнопке. <Далее>;

· в появившемся окне введите название отчета Преподаватели;

· щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится сформированный отчет;

· просмотрите, а затем закройте отчет.

Основная литература: [1] – 1-638 c, [2] 1- 432 c.

Дополнительная литература: [9] – c.

Контрольные вопросы:

1. В чем заключается принцип нормализации отношений?
2. Поясните, каким требованиям должны отвечать отношения, находящиеся в первой, второй и третьей нормальной формах.
3. Каковы основные функциональные возможности СУБД?
4. Назовите и охарактеризуйте основные этапы технологического процесса обработки информации с использованием СУБД
5. Дайте определение и опишите назначение базы данных.
6. Дайте определение и опишите назначение системы управления базой данных.
7. Поясните, в чем заключается различие архитектур баз данных, организованных по принципу клиент-сервер и файл-сервер.
8. Назовите и поясните взаимосвязь структурных элементов базы данных.
9. Дайте понятие ключа. Какие виды ключей вы знаете?

Лабораторная работа №7.