Информация в менеджменте и ее виды

Управление предприятием не может эффективно проводиться без достаточной оперативной, надежной, своевременной и досто­верной информации. Информация является основой управлен­ческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во мно­гом зависит качество управления предприятием. Информацион­ная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации, причем он должен уметь определять важность или второстепенность посту­пающей информации. Опытный менеджер также должен уметь упорядочивать коммуникации и обмен информацией в рамках предприятия и фирмы.

На предприятии работу с информацией можно представить в виде схемы (рис. 7.1).

Управляющая система получает от управляемой системы ин­формацию о состоянии заданных ею технико-экономических па­раметров в процессе производственной и финансово-хозяйствен­ной деятельности. На основе полученной информации управля­ющая система (менеджмент) вырабатывает команды управления и передает их в управляемую систему для исполнения. Информация, которая функционирует на предприятии в процессе управления, может быть классифицирована следующим образом:

■ по форме отображения (визуальная, аудиовизуальная и смешанная);

■ по форме представления (цифровая, буквенная, кодирован­ная);

■ по роли в процессе управления (аналитическая, прогноз­ная, отчетная, научная, нормативная);

■ по качеству (достоверная, вероятностно достоверная, недостоверная, ложная);

■ по возможности использования (необходимая, достаточ­ная, избыточная);

■ по степени обновляемости (постоянная, переменная);

■ по степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая);

■ по источнику возникновения (внутриорганизационная, вне­шняя);

■ по степени преобразования (первичная, производная, обобщенная);

■ по виду носителя (печатный текст, микрофильм, кино­фильм, видеофильм, машинный носитель);

■ по времени поступления (периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная).

Можно выделить и еще один вид информации, который суще­ствует в памяти каждого человека, включающий знание наук, на­копленный опыт, схожие управленческие ситуации, которые уже были использованы в управлении, а также данные, опубликован­ные в печати о работе других предприятий, факторы, влияющие на производственную и финансово-хозяйственную деятельность и управление и др.

В качестве примера приведем три основных направления сбо­ра информации о конкуренте.

Информация о рынке:

■ цены, скидки, условия договоров, спецификация продук­та;

■ объем, история, тенденция и прогноз для конкретного про­дукта;

■ доля на рынке и тенденции ее изменения;

■ рыночная политика и планы;

■ отношения с потребителями и репутация;

■ численность и размещение торговых агентов;

■ каналы, политика и методы сбыта;

■ программа рекламы.

Информация о производстве и продукции:

■ оценка качества и эффективности;

■ номенклатура изделий;

■ технология и оборудование;

■ уровень издержек;

■ производственные мощности;

■ размещение и размер производственных подразделений и складов;

■ способ упаковки;

■ доставка;

■ возможности проведения научно-исследовательских ра­бот (НИР).

Информация об организационных особенностях и финансах:

■ определение лиц, принимающих ключевые решения;

■ философия лиц, принимающих ключевые решения;

■ финансовые условия и перспективы;

■ программы расширения и приобретений;

■ главные проблемы и возможности;

■ программа НИР.

Большое внимание со стороны менеджера должно уделяться вопросам сохранности информации и предотвращения ее утечки.

Интересным представляется высказывание английских специ­алистов в области защиты информации: «Нет смысла тщательно проверять помещение перед заседанием, если кофе в помещение подается непроверенным сотрудником без соответствующего на­блюдения».

Особое внимание менеджер должен уделять построению на предприятии информационных систем.

Информационные системы могут быть простыми. В этом слу­чае происходит доставка информации от места ее возникновения до места потребления. Такая информация может поступать по те­лефону или через сигнализации как одноразовое сообщение, она свойственна низшей ступени управления, например: рабочее ме­сто — мастер. Более распространены сложные системы информа­ции, соответствующие сложности производства и организацион­ной структуре управления, которые охватывают и линейное уп­равление, и функциональные службы предприятия.

Информационные системы различаются:

■ по обработке информации — на централизованные и де­централизованные;

■ степени охвата информацией — на комплексные и ло­кальные.

Комплексные информационные системы охватывают весь ком­плекс служб предприятия, а локальные — предназначены для определенных функций управления.

В последнее время при построении информационных систем стали выделять бэк-офисную и фронт-офисную информацию. Бэк-офисная — такая информация, доступ к которой имеют только сотрудники предприятия (все или из определенных подразделе­ний). Фронт-офисная — такая информация, доступ к которой име­ют все желающие, например клиенты предприятия.

КОММУНИКАЦИЯ

Понятие коммуникации. Важнейшими составляющими эффек­тивности деятельности менеджера и предпринимателя являются организаторские и коммуникативные качества.

Психологическое исследование по определению индивидуаль­но-психологических особенностей предпринимательской деятель­ности было проведено И. В. Ромазаном. Исследование выявило, что предприниматель и менеджер обладают следующими свойствами личности:

■ преобладание мотивации «достижения успеха»;

■ чутье, самостоятельность, ответственность;

■ смелость, адекватная самооценка, развитое чувство соб­ственного достоинства;

■ быстрота реакции, способность анализировать ситуацию и извлекать нужную информацию;

■ способность к умеренному, взвешенному риску, способ­ность переносить неудачу;

■ эвристический стиль мышления, склонность предуга­дывать события;

■ компетенция в области экономики, технологии, юридических прав;

■ отсутствие морально сдерживающих стереотипов.

Кроме вышеперечисленных организаторских качеств для ме­неджера и предпринимателя важны коммуникативные качества — умение общаться, нравиться и убеждать.

Любое общение, в том числе и деловое — это прежде всего ком­муникация, т. е. обмен информацией, значимой для участников обще­ния. Само понятие «коммуникация» (от лат. communicatio — сообще­ние, связь, путь сообщения, а это слово, в свою очередь, произошло от communico — делаю общим, связываю, общаюсь) обозначает смысловой аспект социального взаимодействия.

Эффективная коммуникация — коммуникация, способству­ющая достижению целей участников общения. Она предполагает выяснение следующих вопросов:

■ каковы средства коммуникации и как правильно ими пользоваться в процессе общения;

■ как преодолеть коммуникативные барьеры непонимания и сделать коммуникацию успешной.

Коммуникативность — способность к общению.

В менеджменте одним из главных элементов является общение. Общение — сложный многоплановый процесс установления и раз­вития контактов между людьми, порождаемый потребностями со­вместной деятельности и включающий в себя обмен информаци­ей, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и по­нимание другого человека.

Общение имеет три стороны проявления: коммуникативную, интерактивную и перцептивную.

Коммуникативная сторона общения проявляется через дей­ствия личности, сознательно ориентированные на их смысловое восприятие другими людьми.

Интерактивная сторона общения представляет собой взаимо­действие людей друг с другом в процессе межличностных отноше­ний. (Интеракция — это взаимодействие.)

Перцептивная сторона общения проявляется через восприятие и оценку людьми социальных объектов. Такими социальными объектами могут быть другие люди, сами общающиеся, группы людей, другие социальные общности.

Поскольку всякое индивидуальное действие осуществляется в условиях прямых или косвенных отношений с другими людьми, оно включает (наряду с физическими) коммуникативный аспект. Действия, сознательно ориентированные на их смысловое восприя­тие другими людьми, иногда называют коммуникативными дей­ствиями. Различают процесс коммуникации и составляющие его акты. Основные функции коммуникационного процесса состоят в достижении социальной общности при сохранении индивиду­альности каждого ее элемента. В отдельных актах коммуникации реализуются следующие функции: управленческая, информатив­ная, эмотивная и фатическая (связанная с установлением контак­тов). Управленческая функция является генетически и структур­но исходной.