Життєвий цикл проекту

Життєвий цикл проекту є базовим елементом концепції управління проектом. Він відображає розвиток проекту і охоплює роботи, які виконують на різних стадіях підготовки, реалізації та експлуатації проекту.

Життєвий цикл проекту — період розвитку проекту з моменту вкладання перших коштів у його реалізацію ідо моменту ліквідації (отримання останньої вигоди).

Найпоширенішими класифікаціями стадій життєвого циклу проекту є класифікації, запропоновані Програмою промислового розвитку ООН і Світовим банком.

Програма промислового розвитку ООН. Згідно з нею життєвий цикл проекту поділяється на передінвестиційну, інвестиційну та експлуатаційну фази.

Передінвестиційна фаза охоплює такі стадії: визначення інвестиційних можливостей, аналіз альтернативних варіантів і попереднє техніко-економічне обґрунтування проекту, на основі якого приймається рішення про інвестування.

Інвестиційна фаза має такі стадії: встановлення правової, фінансової та організаційної бази для здійснення проекту; придбання і передавання технологій; детальне проектне опрацювання і укладання контрактів; придбання землі, будівельні роботи і встановлення обладнання; передвиробничий маркетинг; набір і навчання персоналу; здача в експлуатацію та запуск.

Фаза експлуатації розглядається у довгостроковому і в короткостроковому планах. У короткостроковому плані вивчається можливість виникнення проблем, пов'язаних із застосуванням обраної технології, функціонуванням обладнання або з кваліфікацією персоналу, у довгостроковому — оцінюється обрана стратегія та сукупні витрати на виробництво і маркетинг, а також надходження від продажу.

Світовий банк. Він пропонує життєвий цикл проекту поділяти на дві фази — проектування та впровадження, кожна з яких охоплює три стадії. Цей підхід є універсальнішим і може застосовуватися для найрізноманітніших проектів.

Фаза проектування. Це сукупність стадій, на яких відбувається обґрунтування доцільності і здійснимості реалізації конкретного інноваційного проекту за існування декількох альтернативних. Йдеться про ідентифікацію, розроблення та експертизу проекту.

1. Ідентифікація проекту. На цій стадії відбувається генерування базових ідей, що можуть забезпечити реалізацію цілей розвитку організації, а також відбір найприйнятніших варіантів. Ідея проекту може бути обумовлена:

— прагненням виконати завдання, що стоять перед країною (проект будівництва нафтопроводу «Одеса —Броди»);

— незадоволеними потребами і пошуком можливих шляхів їх задоволення (різноманітні промислові проекти, наприклад будівництво заводу з виготовлення пакувальних матеріалів);

— ініціативою приватних чи державних фірм, які прагнуть одержати переваги у використанні нових можливостей (проект залучення коштів громадян для житлового будівництва, започаткований «Київміськбудом» всередині 90-х років XX ст. за участі комерційного банку «Аркада»);

— труднощами або обмеженнями в перебігу розроблення, зумовлених браком важливих виробничих потужностей, нерозвинутістю сервісу, нестачею ресурсів (проекти розроблення альтернативних способів енергопостачання, наприклад біогазових генераторів) або ж адміністративними чи іншими перешкодами (проекти розроблення схем ухиляння від сплати податків);

— наявністю невикористаних або недовикористаних матеріальних чи людських ресурсів та можливістю їх застосування в інших сферах діяльності (наведений вище проект використання пінополістирольного матеріалу для виготовлення кімнатного взуття);

— необхідністю зробити додаткові капіталовкладення (залучення інших іноземних партнерів до спільного українсько-російського проекту АН-70);

— прагненням створити сприятливі умови для формування відповідної інфраструктури виробництва й управління (проекти створення вертикально інтегрованихструктур у вітчизняному нафто- та агробізнесі);

— стихійними чи техногенними лихами (проект ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС, наслідків зледеніння, що трапилось восени 2000 р. у південних областях України тощо).

Для досягнення визначених стратегією цілей із усіх запропонованих ідей відбирають найприйнятніші. Причинами відхилення варіантів проекту можуть бути: недостатній попит на запропонований продукт проекту або відсутність переваг над існуючими на ринку продуктами; надмірні витрати проекту порівняно з очікуваними вигодами; відсутність підтримки з боку власників бізнесу або політичної підтримки владних структур; непридатна для здійснення цілей проекту технологія: надто великий масштаб проекту, що не відповідає ресурсним можливостям організації; надмірний ризик; зависокі витрати на експлуатацію проекту порівняно з наявними фінансовими ресурсами або альтернативними рішеннями.

Найголовніша умова відбору ідей, які розроблятимуть далі, — перевищення доходів від реалізації проекту над витратами на його здійснення. Деталізацію розрахунків здійснюють лише щодо відібраних варіантів.

Перш ніж схвалити ідею проекту, необхідно вивчити: обсяг і характер попиту на продукцію чи послуги населення тих районів, які мають дістати вигоди від здійснення проекту; наявність альтернативних технічних рішень з відповідними оцінками випуску продукції, в т. ч. наявність технологій, які вже використовували на місці, та можливості їх удосконалення; наявність основних матеріальних і людських ресурсів, необхідних для реалізації проекту; прогнозну величину коштів на початкові капіталовкладення і на покриття експлуатаційних витрат; прогнозну величину фінансової та економічної цінності варіантів проекту; вірогідні організаційні перешкоди і політичні рішення, які можуть суттєво вплинути на реалізацію проекту.

Для подальшого розгляду схваленого проекту слід визначити, які дані будуть необхідні на стадії його розроблення. Йдеться про детальний аналіз ринку, геологічну розвідку місцевості або оцінку природного середовища та потенційних джерел сировини, докладні дані про урядові рішення й політичний курс, а також економічні й соціокультурні характеристики населення в районі здійснення проекту.

2. Розроблення проекту. Ця стадія передбачає послідовне уточнення відібраних проектів за певними параметрами. Це дає змогу звузити коло ідей, запропонованих на стадії ідентифікації. В міру уточнення цілей проекту та скорочення кількості варіантів і альтернатив їх реалізації проект набуває конкретності, і детальніше його розроблення здійснюється на основі відібраних варіантів.

Основним інструментом аналізу здійснимості проекту на цій стадії є скринінг.

Скринінг — техніко-економічне обґрунтування здійснимості інноваційного проекту з огляду на його основні параметри: техніко-технологічну здійснимість, масштабність організаційних заходів, вплив на довкілля, комерційну вигідність, соціокультурні аспекти, фінансову й економічну ефективність.

Завданням скринінгу є знаходження кращого з можливих рішень у заданих умовах і визначення впливу проекту на ці умови. Насамперед визначають критерії, за якими оцінюватимуть здійснимість проекту організацією. Залежно від його змісту процедура експертизи може використовувати усю сукупність критеріїв або лише деякі з них. Особливу увагу звертають на показники ступеня готовності наукового доробку, на якому основується проект, до його практичної реалізації; ступеня відповідності ресурсної бази організації потребам проекту (технічна придатність наявної техніко-технологічної бази, можливість отримання сировини, матеріалів, кадрове забезпечення та ін., в т. ч. за умов кооперування з іншими); очікуваний рівень віддачі від інвестованих у проект коштів (комерційна вигідність проекту). Масштаб і тривалість скринінгу залежать від типу проекту, і обґрунтування їх здійснимості та доцільності має певні особливості.

Проект заміни застарілого устаткування. Він є природним процесом продовження існуючого бізнесу в незмінних масштабах.

Проект заміни устаткування з метою зниження поточних виробничих витрат.

Проект розширення організації з метою випуску нових продуктів. Цей тип проектів є результатом нових стратегічних рішень і може стосуватися зміни сутності бізнесу. Такі проекти мають бути ретельно проаналізовані за всіма аспектами: помилка в процесі їх реалізації може призвести до найдраматичніших наслідків для організації.

Проекти, що мають екологічне навантаження. Для них обов'язковим елементом проектування є екологічний аналіз. Основна дилема, яку необхідно розв'язати та обґрунтувати за допомогою фінансових критеріїв, — якому варіанту проекту надати перевагу: використовувати досконаліше і дорожче устаткування, збільшуючи капітальні витрати, чи придбати дешевше устаткування і збільшити поточні витрати.

Інші типи проектів, щодо яких відповідальність за прийняття рішень менш, важлива. Проекти такого типу стосуються будівництва нового офісу, придбання оборотних коштів для їх швидкої переробки і (або) продажу, покупки нового автомобіля тощо.

Одна і та сама ідея за різних умов її реалізації може дати різні результати. Тому особливу увагу при здійсненні скринінгу слід приділяти залученню повної і достовірної інформації про середовище проекту, яке може стати визначальним чинником його здійснимості.

Отже, незалежно від ступеня складності й детальності проекту його скринінг повинен давати відповіді на основні запитання: чи достатній попит на продукцію проекту; чи проект технічно узгоджений і чи є він втіленням кращої з можливих на певний момент технічних альтернатив; чи є проект екологічно прийнятним; чи узгоджений проект із звичаями та традиціями зацікавлених суб'єктів; чи здійснимий проект з адміністративного погляду; чи є проект економічно виправданим і реальним з фінансового погляду; чи відповідає проект завданням і пріоритетам розвитку національної економіки та ін.

3. Експертиза проекту. Вона забезпечує остаточну оцінку всіх аспектів проекту перед рішенням про його схвалення та фінансування. Може здійснюватись особами, які проводили передінвестиційні дослідження й розроблення проекту, або сторонніми експертами. План проекту, прийнятий на етапі експертизи, є базою для оцінювання його успішності. Експертизі можуть підлягати як проект, так і організації, що беруть участь у його реалізації.

У процесі експертизи проекту визначають, наскільки його позитивні результати перевищать негативні наслідки. Увагу зосереджують на оптимальному варіанті реалізації цілей проекту, який мінімізує витрати.

Комерційна експертиза передбачає аналіз доступності ресурсів та їх ціни; попиту на продукцію, що виготовлятиметься за проектом, та її прогнозної ціни, а також заходів з маркетингу; витрат і прибутків для визначення комерційної привабливості проекту.

Технічна експертиза оцінює: масштаб проекту; процеси, матеріали, обладнання, надійність технічних систем; придатність технічного плану для місця розташування будівництва, яке передбачено за проектом; наявність і якість потрібних для проекту ресурсів; рівень сервісу й надійність існуючої інфраструктури, необхідних для реалізації проекту (зокрема, інвестиції у розвиток агропромислового сектору в Україні мізерні через низький сервіс і відсутність інфраструктури); строки і графіки виконання технічних вирішень для реалізації проекту.

Екологічна експертиза своїм завданням має оцінити вплив проекту на довкілля, зокрема в таких напрямах: забруднення повітряного басейну, ґрунтів та водойм; зниження біологічної різноманітності; перевезення, використання або віддалення небезпечних чи токсичних відходів; засоленість та заболоченість земель.

Соціальна експертиза має відповісти на питання: якою мірою люди, що зацікавлені в проекті, мають доступ до виробничих ресурсів даної місцевості або контролюють їх; яким чином структура сім'ї поліпшує чи погіршує перспективи успіху проекту; чи мають дрібні виробники доступ до інформації про ширші ринки збуту та регіональну економіку; яким чином система землекористування та землеволодіння, можливості альтернативного працевлаштування можуть вплинути на ступінь зацікавленості в видах діяльності, запропонованих за проектом, для потенційних одержувачів вигоди від його реалізації.

Інституційна експертиза передбачає обґрунтування можливостей реалізації проекту в існуючому історичному, економічному та правовому середовищі; мотивацію формування команди проекту; оцінювання потенціалу та структури організації, що здійснює проект; визначення організаційних змін, необхідних для успішної реалізації проекту.

Фінансова експертиза дає змогу перевірити фінансову життєздатність проекту і визначити заходи, необхідні для обґрунтованого фінансового управління проектом. Окрім того, фінансова експертиза може також оцінити фінансові наслідки для замовників або інвесторів проекту. Вона охоплює поточне й перспективне оцінювання бухгалтерського балансу; звіту про прибутки й збитки; руху коштів; можливостей фінансування за рахунок різних джерел.

Фінансова життєздатність інноваційного проекту залежить від того, якою буде ціна капіталу, залученого у проект. Вона суттєво впливає на його комерційну ефективність, визначаючи нижню межу дохідності інноваційного проекту — норму прибутку на інновацію.

Ціна капіталу — відношення загальної суми платежів за використання фінансових ресурсів до загального обсягу цих ресурсів.

Якщо інвестиції залучаються з кількох джерел, необхідно розрахувати середньозважену ціну капіталу:

За самофінансування інноваційного проекту ціна власного капіталу є нижньою межею рентабельності; рішення про реалізацію інновацій за меншої дохідності, ніж ціна капіталу, може спричинити неплатоспроможність та банкрутство інноватора. Для зовнішнього інвестора ціна власного капіталу інноватора є гарантією повернення вкладених коштів.

Ціна залученого капіталу обчислюється як середньозважена відсоткова ставка залучених фінансових ресурсів.

Ціна залученого капіталу залежить від внутрішніх факторів (репутація фірми, імідж, політична підтримка) і від зовнішніх (рівень інфляції, ставка рефінансування НБУ, темпи зростання ВВП тощо).

4. Проведення переговорів. На цій стадії інвестор і замовник, який хоче одержати фінансування під проект доходять згоди щодо заходів, необхідних для забезпечення успіху проекту. Для цього потенційним інвесторам надається бізнес-план проекту.

Бізнес-план — розгорнутий документ, що містить обґрунтування економічної доцільності підприємницького проекту на основі зіставлення ресурсів, необхідних для його реалізації, і очікуваної вигоди (прибутку).

Потенційному інвестору бізнес-план має показати рівень віддачі від майбутніх капіталовкладень і служити підставою для прийняття позитивного рішення щодо участі у фінансуванні проекту.

Складовими бізнес-плану є:

— резюме (загальна характеристика проекту і очікуваних результатів його реалізації); формується після розроблення бізнес-плану і вміщується на початку готового документа для зручності користування;

— оцінка ринкової ситуації (поточна ситуація і тенденції її розвитку; фірма і концепція її поведінки в галузі; опис інноваційного продукту, що виготовлятиметься згідно з проектом, його функціональне призначення; ліцензії, патенти, інші права власності на інноваційний продукт; стратегія зростання фірми;

— дослідження ринку (покупці; місткість та динаміка ринку; конкуренція; оцінка обсягів продажу);

— маркетинг-план (маркетингова стратегія; політика ціноутворення; збутова політика; сервісне та гарантійне обслуговування; реклама та просування товару; можливості розвитку (модифікації, вдосконалення) інноваційного продукту);

— ресурсне забезпечення (характеристика виробничого процесу з врахуванням можливої кооперації; планування виробничих площ і потужностей; необхідне обладнання, технологія; персонал; постачальники основних матеріалів і умови їх постачання; оцінка розміру виробничих витрат, включно з витратами на охорону довкілля);

— організаційний план (обов'язки та відповідальність) власників фірми і ключових керівників, в т. ч. керівника проекту; список робіт; графік виконання робіт);

— оцінка ризику і страхування (перелік можливих ризиків та проблем; шляхи мінімізації ризиків);

— фінансовий план (історія фінансування аналогічних проектів; бюджет; прогнози прибутків; план руху грошових потоків; розрахунок точки беззбитковості);

— фінансові потреби і повернення інвестицій (потреби у фінансуванні; використання коштів; повернення коштів інвесторам).

Після того як зацікавлені сторони дійшли згоди щодо необхідності і вигідності реалізації проекту, слід узгодити порядок його фінансування за етапами і загалом. Для цього складають фінансовий план, який може бути частиною бізнес-плану або окремим планом, складеним після затвердження вартості проекту. Це потрібно для планування у часі обсягів грошових потоків відповідно до обсягів робіт.

Якщо проект передбачає залучення кредиту, то необхідно погодити з кредитором умови його надання. Проект кредитного документа, щодо якого ведуться переговори, складається з чотирьох основних розділів:

— характеристика позичальника та кредитора;

— сума, терміни і відсотки за кредитом;

— загальний опис проекту і категорії товарів та послуг із зазначенням їх обсягу, на які можуть бути витрачені кредити;

— інші умови кредитування.

5. Стадія реалізації. Передбачає вона структурування проекту (визначення заходів для реалізації проекту), виконання необхідних робіт для досягнення цілей проекту і контролювання його розвитку за ресурсами і термінами у порядку, передбаченому угодою між замовником, інвестором і менеджером проекту.

Склавши план, укладають контракти на постачання сировини і матеріалів, технологій, обладнання, а також договори на виконання субпідрядних робіт. Здійснюють інженерно-технічне проектування, будівництво об'єкта і необхідних інфраструктурних елементів проекту, ведуть перепідготовку та навчання персоналу, розробляють програму маркетингу, запускають виробничі потужності.

Після завершення стадії реалізації необхідно оцінити уроки проекту і розглянути його роль у розвитку організації.

6. Завершальне оцінювання проекту. На цьому етапі здійснюють ретроспективний аналіз проекту (переважно після двох-трьох років його експлуатації). Зіставляють фактичні результати проекту із запланованими і визначають ступінь досягнення цілей проекту, причини успіху або провалу, узагальнюють набутий досвід і роблять висновки щодо його використання у наступних проектах.

Як правило, завершальна оцінка дає змогу з'ясувати: чи були цілі проекту чітко визначеними й здійснимими? чи правильні вибір технічних рішень і способів матеріально-технічного постачання? чи правильно було оцінено умови реалізації проекту? чи правильно було визначено групу користувачів результатами проекту і чи ефективним виявилось обслуговування цієї групи? чи було досягнуто істотного прогресу у зміцненні організації, що реалізувала проект? чи мали місце значні перевитрати коштів і якщо були, то з яких причин? чи досягнуто запланованої норми прибутку і якщо ні, то з якої причини? чи успішними були дії менеджера проекту і проектної команди загалом? та ін.

Єдиного стандарту проведення завершального оцінювання не існує, однак для досягнення максимальної об'єктивності слід забезпечити участь у ній осіб, які керували розробленням та реалізацією проекту і результати цього оцінювання зробити доступними для всіх учасників.

Отже, прогнозне оцінювання тривалості життєвого циклу проекту дає змогу обґрунтувати його комерційну вигідність для організації і побачити місце окремих проектів у загальній стратегії розвитку.