Вставка новых записей

По мере роста базы и появления новых данных, рано или поздно обязательно возникнет необходимость добавления в таблицы новых записей. Новые (пустые) записи добавляются в таблицу автоматически: как только вы начнете вводить данные в запись, новая пустая запись появиться внизу таблицы.

Этот процесс повторяется циклически каждый раз, когда завершается очередная запись и начинается новая. Ввод информации в первое поле новой записи приводит к вставке еще одной пустой записи ниже той, с которой вы в данный момент работаете. Вам не удастся вставить новую запись внутри таблицы между существующими записями или вверху таблицы. Новые записи всегда добавляются внизу таблицы.

Переместить текстовый курсор из любой точки таблицы в ее низ (а новую пустую запись) можно с помощью кнопки Новая запись на панели инструментов Таблица в режиме таблицы.

Хотя новые записи добавляются только в низ таблицы, в случае необходимости можно изменить порядок расположения записей в таблице. Это осуществляется с помощью сортировки.

Удаление записей

При работе с базой данных время от времени будет возникать задача удаления записей из ее таблиц (предположим, кто-то из сотрудников уволится и требуется удалить информацию о нем). Access предоставляет возможность удалить из таблицы записи по одной или несколько сразу. Чтобы осуществить это, выполните следующие действия.

1. Чтобы выделить запись, которую требуется удалить, щелкните на селекторе записи (небольшом сером прямоугольнике слева от записи). Если нужно выделить несколько записей, щелкните на селекторе первой записи, а затем выполните перетаскивание по селекторам ближайших записей вниз ил вверх.

2. Чтобы удалить выделенную запись (записи), щелкните на кнопке Удалить запись на панели инструментов, воспользуйтесь клавишей <Del> или в меню Правка выберите команду Удалить или Удалить запись. В результате появится диалоговое окно, информирующее, что предпринята попытка удаления записей и что имена изменений в таблице будет невозможна.

3. В диалоговом окне щелкните на кнопке Да.

При удалении записей из таблицы, в котором одно из полей (с типом данных Счетчик) содержит идентификационные номера, номер удаленной записи «выпадет» из последовательности. Например, если удалить запись с номером 4, последовательность идентификационных номеров оставшихся записей будет выглядеть так: 1, 2, 3, 5 и т.д.

Для того чтобы удалить поле необходимо установить курсор в имя поля, вызвать контекстное меню, а в нем команду Удалить поле, а затем подтвердить свою команду.

Для того чтобы заполнить таблицу необходимо установить курсор на имя этой таблицы и нажать на кнопку Открыть.

Для того чтобы выполнить сортировку в таблице, открывают необходимую таблицу, устанавливают курсор в любую ячейку удаляемой записи и в меню Правка выбирают пункт Удаление записи.