Определение ключевого поля

В каждой таблице должно быть поле, предназначенное для уникальной идентификации ее записей. Такое поле известно как ключевое. Задача выбора ключевого поля сложнее, чем может показаться, поскольку его значение во всех записях таблицы не должно повторяться. Например, в таблице с информацией о клиентах можно было бы в качестве ключевого поля с фамилией клиентов. Однако от этой идеи придется отказаться сразу, как только два клиента, представленные в таблице, окажутся однофамильцами.

Хорошим правилом при выборе ключевого поля является создание в таблице дополнительного поля с последовательными номерами, которые гарантированно будут уникально идентифицировать каждую запись таблицы. Тем более что Access придет в этом случае на помощь, поскольку здесь имеется специальный тип данных Счетчик, который позволяет присвоить последовательные номера всем записям таблицы, начиная с 1. Кстати, обычно в качестве ключевого используется первое поле таблицы.

Чтобы одному из полей таблицы присвоить статус ключевого, выполните следующие действия.

1. В режиме конструктор выберите поле, которое решено сделать ключевым.

2. В меню Правка выберите команду Ключевое поле или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов Конструктор таблиц. В результате слева от имени поля появиться небольшое изображение ключа.

3. Щелкните на кнопке Сохранить на панели инструментов.

4. В появившемся диалоговом окне Сохранение введите имя таблицы и щелкните на кнопке ОК. После сохранения таблицы можно либо перейти в режим таблицы (щелкнув на кнопке Вид на панели инструментов), либо закрыть таблицу (щелкнув на кнопке закрытия окна (со значком «х»)).

Создание связей между таблицами

База данных состоит из нескольких таблиц, в каждой из которых содержится своя информация. Например, одна таблица может содержать информацию о клиентах, а другая – данные о сделанных ими заказах. А создав связи между таблицами, вы сделаете возможным использовать их информацию в формах, запросах и отчетах для получения осмысленных результатов.

Предположим, в базе данных имеются две таблицы. Одна таблица, Клиенты, содержит имена и адреса, а во второй, Заказы, содержится информация о заказах, поступивших от клиентов. В обеих таблицах имеется общее поле: Код клиента, Все записи в таблице Заказы с одинаковым значением в этом поле соответствуют одной записи в таблице Клиенты. (Это так называемая связь «один ко многим».)