Стандартные сообщения программы об ошибках

Код ошибки	Причина возникновения
###### (символы заполняют ячейку целиком)	Числовые данные не помещаются в ячейку по ширине или же при вычислении по формуле из даты вычитается более поздняя
#ДЕЛ/0!	В знаменателе формулы получается нулевое значение или стоит ссылка на пустую ячейку. Последнее может быть связано с неверным использованием относительной ссылки
#ЗНАЧ!	У функции пропущен обязательный параметр или же в качестве параметра использована ссылка на пустую ячейку или ячейку с данными, тип которых не соответствует типу нужного параметра
#ИМЯ?	Опечатка в имени функции или имени ячейки (диапазона). Может быть вызвана пропуском двоеточия при указании диапазона или кавычек при указании текстового параметра
#ПУСТО!	В формуле использовано пересечение диапазонов, не включающее ни одной ячейки
#ЧИСЛО!	При вычислении получилось число, слишком большое или слишком маленькое для программы Excel. Как правило это следствие неправильности формулы
#ССЫЛКА!	Формула указывает на ячейку, которая отсутствует на рабочем листе. Чаще всего такая ошибка возникает вследствие копирования формулы с относительной адресацией влево или вверх, из-за чего возникают ссылки на столбцы, предшествующие столбцу А, и строки, предшествующие первой

Циклические ссылки. При возникновении циклических ссылок Excel выдает сообщение об ошибке немедленно. При появлении новых формул их значения вычисляются сразу же, а циклическая ссылка делает невозможным вычисление данных в одной или нескольких ячейках.

Если в формуле при вычислении используются значения, располагающиеся в других ячейках, то она зависит от них, и соответствующая ячейка называется зависимой. В свою очередь, используемая ячейка влияет на значение формулы, и поэтому называется влияющей. Циклическая ссылка – это случай, когда значение в ячейке зависит от нее самой. Простейший вариант – ячейка содержит ссылку на саму себя.

Если программа обнаруживает в электронной таблице циклические ссылки, она немедленно выдает предупреждающее сообщение и открывает панель инструментов Циклические ссылки. Все ячейки, содержащие циклические ссылки, помечаются голубым кружком, а в строке состояния появляются слово Цикл и список таких ячеек.

Для поиска цикла, который всегда связан с ошибкой в логике работы формул рабочего листа, удобно использовать панель инструментов Циклические ссылки. Все ячейки с циклическими ссылками приведены в раскрывающемся списке на этой панели. Если цикл взаимных ссылок включает несколько ячеек (так называемая косвенная циклическая ссылка), то проследить его можно с помощью кнопок Влияющие ячейки и Зависимые ячейки. Если щелкнуть по кнопке [Влияющие ячейки], то программа автоматически выделит ячейки, от которых непосредственно зависит значение в текущей ячейке.

Проверка вводимых данных. Часто вводом данных в отчетные документы занимаются разные лица которые эти данные получают и которые отвечают за их правильность. Кроме того, ввод данных часто осуществляют в спешке, а возможность выполнить перепроверку существует не всегда. Для таких случаев в Excel предусмотрены средства автоматического подтверждения правильности ввода, основанные на деловых правилах, принятых в данной организации. Например, в организации может быть принят верхний предел оклада, так что все, что выходит за данный предел, является ошибкой ввода.

Правила, используемые для подтверждения правильности ввода, должны быть выработаны заранее, т.е. до того, как будет начат реальный ввод данных.

Выделив область рабочего листа, предназначенную для ввода данных определенного типа, выбирается команда ДанныеàПроверка. Условия, накладываемые на вводимые значения, задаются на вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений.

Дополнительные средства контроля. Все инструменты контроля правильности электронных таблиц сосредоточены на панели инструментов Зависимости, которую можно открыть командой СервисàЗависимостиàПанель зависимостей. Здесь, в частности, имеются кнопки, аналогичные кнопкам панели инструментов Циклические ссылки, позволяющие прослеживать влияние и зависимость ячеек. Кроме того, панели инструментов Зависимости позволяет выделить ячейки, содержимое которых не отвечает заданным условиям правильности данных. Это особенно удобно, если часть данных была введена, до того как были заданы эти условия. Ячейки с неверным содержанием помечаются кружком.

4.7. Подготовка рабочей книги
к печати

Прежде чем печатать, необходимо убедиться в том, что, во-первых, в созданных таблицах нет ошибок, во-вторых, что печатный вариант таблицы будет так же хорош, как и электронный.

Проверку можно проводить для отдельных рабочих листов, рабочей книги в целом, а при необходимости – и для произвольных областей ячеек. В первом случае достаточно находиться на том рабочем листе, который нуждается в проверке, во втором – должны быть выделены все ярлычки рабочих листов в рабочей книге, в третьем – нужный диапазон ячеек. Отметим, что выделить ярлычки можно, щелкая по ним мышкой при нажатой клавише [Ctrl], либо выполнив команду Выделить все листы контекстно-зависимого меню, которое вызывается на экран при нажатии правой клавиши на ярлычке любого рабочего листа. Далее необходимо выполнить команду СервисàОрфография либо воспользоваться клавишей F7.

Затем рабочая таблица просматривается при выполнении команды ФайлàПредварительный просмотр. Данный режим исключает всякую возможность редактирования, форматирования и других изменений созданного документа. Если результаты просмотра полностью удовлетворяют пользователя, можно приступить к печати. Процедура распечатки зависит от того, что печатать – всю рабочую книгу, текущий лист или избранный диапазон ячеек. Для распечатки текущего рабочего листа необходимо выполнить команду ФайлàПечать и в диалоговом окне Печатать установить переключатели все в группе Печатать и выделенные листы в группе Вывести на печать (рис. 5). Попутно можно указать число копий и нужно ли распечатанные страницы разбирать по копиям (флажок Разобрать по копиям). Аналогично производится распечатка нескольких рабочих листов, только требуется предварительно выделить их ярлычки в рабочей книге. Для печати всей рабочей книги можно выделить все ее рабочие листы и действовать по предыдущему сценарию, либо выполнить команду ФайлàПечать и установить переключатель всю книгу в группе Вывести на печать. В данном случае будут печататься только непустые листы.

Распечатать некоторый фрагмент можно двумя способами:

1. Выделить нужный фрагмент, выполнив команду ФайлàПечать и установить переключатель выделенный диапазон в группе Вывести на печать.

2. Выделить нужный фрагмент ФайлàОбласть печатиàЗадать. При этом область печати устанавливается жестко и просматривается в режиме предварительного просмотра. При необходимости распечатки другой области эту необходимо отменить, выполнив команду ФайлàОбласть печатиàУбрать.

Рис. 5. Настройка печати

Если таблица велика и не помещается на одной печатной странице, воспользуйтесь командой ФайлàПараметры и на вкладке Страницы выберите ориентацию Альбомная, в группе Масштаб установите переключатель разместить не более чем на 1 стр. в ширину и 2 стр. в высоту. Поля Размер бумаги и Качество печати служат для выбора характеристик печатного листа и качества изображения соответственно. Вкладка Колонтитулы используются для создания колонтитулов, вид которых можно просто выбрать из списков Верхний колонтитул и Нижний колонтитул.

И, наконец, на вкладке Лист задаются параметры печати, такие как черно-белая или черновая печать, распечатка заголовков строк и столбцов. Настройка осуществляется с помощью соответствующих флажков в группе Печать. Здесь же можно указать порядок вывода печатных страниц: вниз, затем вправо или вправо, затем вниз. В группе Печатать на каждой странице можно указать те строки/столбцы, которые будут использоваться в качестве заголовков на каждом листе при печати электронной таблицы, а в поле Выводить на печать диапазон: - ту область ячеек, которая предназначена для печати (рис. 6).