Способы и формы установления контактов с потенциальным иностранным партнером

Термин «деловые контакты» на языке протокола включает следующие формы работы: переговоры в форме деловой беседы представителей двух или нескольких заинтересованных сторон; деловые переговоры по телефону; деловую переписку; приемы, культурные мероприятия.

Деловая беседа. Цели деловых переговоров на уровне предприятий, осуществляющих прямые связи, могут быть следующими:

– заключение экспортных и импортных контрактов;

– заключение соглашений с посредниками, содействующими осуществлению внешнеэкономических операций;

– согласование и подписание протоколов, соглашений и хозяйственных договоров о сотрудничестве;

– рассмотрение и урегулирование претензий и разногласий, возникающих в связи с выполнением обязательств по соглашениям и контрактам.

Деловые беседы с представителями иностранных фирм занимают ведущее место в работе при осуществлении внешнеэкономической деятельности. Согласно протокольной традиции конкретные детали встречи (место, время, число переводчиков и т. д.) предлагает сторона, которую приглашают для переговоров. Немаловажным элементом проведения переговоров является правильно и своевременно составленная отчетность в следующей форме: запись беседы, меморандум. Запись должна быть подготовлена не позднее следующего дня и разослана всем заинтересованным лицам.

Деловая переписка. В практике переписки с иностранными контрагентами наиболее распространены:

– личное письмо. В нем излагают текущие вопросы самого разного характера;

– памятная записка. Данный документ обычно вручают на беседе в целях подробного изложения поставленного вопроса или исключения его неверного толкования;

– коммерческое письмо. Это вид переписки, специфический для внешнеторговых организаций. Его пишут на фирменном бланке организации, штамп которой обычно занимаем ею полосу с верхнего края бланка.

Приемы. Основной целью проведения приемов являются установление, поддержание и развитие контактов с представителями зарубежных контрагентов. Протокольные требования к лицам, принимающим в них участие, и методы подготовки приемов определяются международной практикой.

Помимо вышеперечисленного, подготовка экспортно-импортных коммерческих сделок предполагает осуществление определенных видов операций по оформлению, пересылке и обработке документации. На практике могут использоваться следующие способы установления контактов продавца с потенциальными покупателями, то есть подготовки экспортной сделки:

– помещение рекламных объявлений в средствах массовой информации, отправка в адрес потенциальных покупателей каталогов, прейскурантов, проспектов предлагаемых товаров;

– отправка возможному покупателю коммерческого письма с информацией о намерениях вступить в переговоры по поводу заключения конкретной сделки;

– участие в торгах путем предоставления тендера организаторам торгов, в торгово-промышленных выставках и ярмарках, как международных, так и национальных;

– направление письменного предложения (оферты) одному или нескольким возможным иностранным покупателям;

– направление покупателю предложения в ответ на его запрос с указанием конкретных условий будущего контракта или проформой контракта;

– направление проформы контракта уже известному покупателю по результатам согласования условий контракта по телефону, телетайпу или телексу.