2017-10-25
756
ТЕМА 7. ОФИЦИАЛЬНЫЕ ПИСЬМА
Официальные письма являются одним из наиболее важных каналов связи предприятия с внешним миром, способом обмена информацией и оперативного управления различными процессами деятельности организации, предприятия, учреждения.
Официальное (служебное, коммерческое) письмо составляется в свободной форме, но оно должно быть посвящено решению одной проблемы, изложению одной темы.
Печатают служебные письма на листах формата А4 или на специальных бланках для писем.
Согласно стандарту на таком бланке должны быть представлены: государственный герб, эмблема предприятия и его коды, наименование организации (полное и сокращенное), почтовый и электронный адреса, номера телефонов, факсов, расчетный счет в банке, ссылки на индекс и дату входящего документа.
Составлять официальные письма может как физическое, так и юридическое лицо. Адресовать их можно одной организации или целому ряду подчиненных инстанций.
Различают такие виды служебной корреспонденции, как письмо-запрос, письмо - предложение (оферта), письмо – ответ(на запрос или предложение), письмо-заказ, письмо-претензия (рекламация), информационное письмо, гарантийное письмо и др.
|
|
|
Письмо-претензия (рекламация)
В случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученных товаров или услуг, сроками поставки и т. п. составляется рекламация, которая содержит претензии к стороне, которая нарушает свои обязательства по договору, и требования о возмещении убытков.
В заголовке рекламации могут быть следующие формулировки:
- о замене некачественного товара;
- об устранении дефектов;
- о снижении цены;
- о несоответствии качества товара условиям договора (государственным стандартам, техническим условиям);
- о несогласовании цены;
- о несоответствии количества товара условиям договора и т.п.
Основанием для предъявления претензии может служить письмо-заказ или гарантийное письмо, регулирующие отношения между сторонами.
Обратите внимание, что в гарантийном письме и претензии после даты и номера регистрации посередине указывается наименование документа (гарантийное письмо, претензия), а в письмах-запросе, заказе, ответе наименование документа отсутствует.
Письмо-запрос – это деловое письмо, целью которого является получение от адресата необходимой информации (сведения о работе предприятия – адресата или отдельных его сотрудников в определенный период, характеристики выпускаемых товаров, наличие товара, прайс-лист, образцы продукции и т.п.).
Реквизиты письма-запроса
| Наименование реквизита | Пример |
| 1) название организации-отправителя (оформляется в левом верхнем углу). | ЗАО «Фильтрум» |
| 2) название структурного подразделения | Отдел маркетинга |
| 3)справочные данные организации-отправителя (индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, электронной почты − коммуникационные данные; номер счета в банке, наименование банка − коммерческие данные) | г. Горловка-6, ул. Зеленая,11 e-mail:filtrum@mail.ru тел.: (099)-230-21-19 факс:(099) -230-21-19 |
| 4) дата и номер регистрации письма (фиксируется в одной строке) | 16.01.2016г. № 01-9/182 |
| 5) адресат (название и адрес получателя письма). Размещается в правом верхнем углу | Генеральному директору ООО «Контур-Аква» г-ну Широкову Е.В. |
| 6) название вида документа | (только для гарантийного письма) |
| 7) заголовок к тексту (оформляется слева по угловому принципу) | О ценах на фильтры |
| 8) текст (При наличии конкретного адресата (фамилия, имя, отчество) текст письма начинается с фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма. Сам текст делового письма может излагаться как от 1-го лица множ. числа «Просим предоставить информацию …», «Просим решить вопрос…»), от 3-го лица единственного числа («ООО просит рассмотреть …»), так и от 1-го лица ед. числа («Прошу рассмотреть…»). | Уважаемый Евгений Владимирович! Просим прислать более подробную информацию обо всех фильтрах, имеющихся у Вас в наличии и прайс-лист на продукцию. Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. |
| 9) подпись руководителя (название должности, подпись, расшифровка подписи). Перед подписью может стоять фраза этикетного характера: «С уважением,…». | С уважением, Директор ЗАО «Фильтрум» (подпись) И.М. Васильев |
| 10) печать | М П. |
Образец письма-запроса
16.01.2016г. № 01-9/182
|
О ценах на фильтры
Уважаемый Евгений Владимирович!
Просим прислать более подробную информацию обо всех фильтрах, имеющихся у Вас в наличии и прайс-лист на продукцию.
Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество.
С уважением,
Директор ЗАО «Фильтрум» (подпись) И.М. Васильев
Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
Реквизиты письма-ответа
| Наименование реквизита | Пример |
| 1) название организации-отправителя (оформляется в левом верхнем углу). | ООО «Контур-Аква» |
| 2) название структурного подразделения (если необходимо) | |
| 3)справочные данные организации-отправителя (индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, электронной почты − коммуникационные данные; номер счета в банке, наименование банка − коммерческие данные) | 83026 г. Донецк, пр. Ленинский, 77 e-mail:akva@mail.ru тел. (062) -334-14-14 факс (062) -334-15-16 |
| 4) дата и номер регистрации письма; ссылка на регистрационный номер и дату письма-запроса | 20.01.2016 г. №01-20/196 на № 01-9/182 от 16.01.2016г. |
| 5) адресат(название должности руководителя организации, фамилия и инициалы должностного лица в дательном падеже). Располагается в правом верхнем углу листа. | Директору ЗАО «Фильтрум» г-ну Васильеву И.М. |
| 6) название вида документа | (только для гарантийного письма) |
| 7) заголовок к тексту (оформляется слева по угловому принципу) | О ценах на фильтры |
| 8) текст (Наиболее часто в письме-ответе используются такие речевые обороты: «Благодарим Вас за интересное предложение», «Подтверждаем свою готовность к…», «Выражаем свое согласие на…» или «К сожалению, в настоящее время мы не готовы к…». Нарушением правил составления письма-ответа будет фраза следующего содержания «В ответ на Ваше письмо номер… от… сообщаем…». | Уважаемый Игорь Михайлович! На Ваш запрос сообщаем, что можем предложить Вам фильтры 10 разных модификаций. |
| 9)список прилагаемых документов (если имеются); | Приложение: характеристики фильтров и прайс-лист на 3-х страницах в 1-м экземпляре. |
| 10) подпись руководителя (название должности, подпись, расшифровка подписи). Перед подписью может стоять фраза этикетного характера: «С уважением,…». | С уважением, Генеральный директор ООО «Контур-Аква» (подпись) Е.В. Широков |
| 10) печать | М П. |
Образец письма-ответа
20.01.2016 г. №01-20/196 на № 01-9/182
О ценах на фильтры Уважаемый Игорь Михайлович!
На Ваш запрос сообщаем, что можем предложить Вам фильтры 10 разных модификаций. Приложение: характеристики фильтров и прайс-лист на 3-х страницах в 1-м экземпляре.
С уважением, Генеральный директор ООО «Контур-Аква» (подпись) Е.В. Широков
|
Обратите внимание, что в письме-ответе указываются номера исходящего и входящего письма.
Выполните следующие задания:
Задание 1. Составьте письмо-запрос АО «Промтекс», адресованное ТОО «Глория», о высылании образцов товаров, которые фирма предлагает во II квартале 2016 г.
