Создание комплекта подарочных сертификатов с помощью команд вкладки «Рассылка»

Практическое занятие 9

Работа с текстовым процессором MSWORD:

Автоматизация создания документов в Word путем слияния.Создание серийных документов

Цель работы:

Освоение способов созданияписем, конвертов, наклеек путем слияния документов Wordс источниками данных различных форматов

Основные понятия:
основной документ, источник данных, составной документ, поля слияния

Задание по работе

Подготовка к работе

1.1. Создайте в личной папке папку с именем Слияние. Скопируйте в нее файлы Акционеры, Клиенты, Письмо акционерам,Список адресов из папки Занятие 9.

1.2. Ознакомьтесь с теоретическим материалом для выполнения лабораторной работы, представленным в файле Практика 9.

1.3. После выполнения задания ответьте на Контрольные вопросы, приведенные в конце документа Практика 9.

Создание комплекта подарочных сертификатов с помощью команд вкладки «Рассылка»

Следуя нижеприведенным инструкциям, выполните слияние двух документов.

2.1. Создайте основной документ в текстовом процессоре MS Word. Примерная форма основного документа представлена ниже.

2.2. Сохраните документ в личной папке под именем Сертификат_ххх.

2.3. Создайте источник данных для слияния в среде MS Word. Это будет файл, содержащий таблицу сосписком сотрудников компании следующего вида:

Внимание! Содержимое таблицы (фамилии, имена и названия подарков) задайте по своему усмотрению, оно не должно совпадать с приведенным в образце!

Сохраните файл с таблицей в папке Слияние_xxx под именем Владельцы.

2.4. Перейдите в документ Сертификат (основной документ слияния).Подключите источник данных к основному документу. Для этого в файле Сертификат перейдите во вкладку Рассылки. Большинство элементов вкладки будут недоступны. Нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите команду Использовать существующий список.

2.5. В окне Выбор источника данных найдите файл источника данных(Владельцы), дважды щелкните по значку файла или выделите его и нажмите кнопку Открыть.

2.6. В появившемся окне Выделить таблицу выберите таблицу, из которой будут извлекаться данные для слияния. Этим шагом заканчивается процесс подключения источника данных к основному документу. Обратите внимание, что после подключения стали доступны элементы вкладки Рассылки.

2.7. Вставьте поля слияния в основной документ. Для этого установите курсор в то место основного документа, куда требуется вставить поле слияния, щелкните по стрелке кнопки Вставить поле слияния и выберите из списка вставляемое поле.Таким же образом вставьте в основной документ все необходимые поля слияния.

2.8. Основной документ готов к слиянию. Для удобства просмотра документа можно затенить поля слияния (кнопка Выделить поля слияния). Вместо наименований полей можно отобразить их значения (кнопка Просмотр результатов). Пользуясь кнопками Следующая запись, Предыдущая запись и полем Перейти к записи можно провести предварительный просмотр результата объединения документов.

Выполните затенение полей и предварительный просмотр составного документа.

2.9. Отмените выделение полей слияния.

2.10. Выполнитеслияние в новый документ. Для этого нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Изменить отдельные документы.

2.11. В окне Составные новые документы выберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния. Выбираем Все.

2.12. Результатом слияния будет новый документ, который содержит текст основного документа со вставленными значениями полей из источника данных. Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа заканчивается разрывом раздела.
Полученный документ можно напечатать и/или сохранить для дальнейшего использования.Сохраните составной документ в папке Слияние_xxx под именем Пакет сертификатов.