Создание серийных писем на основе существующего файла основного документа исуществующегофайла источника данных в формате MS Excel

Создайте серийные письма для приглашения на общее собрание акционеров. В качестве заготовки основного документа используйте файл Письмо акционерам, а в качестве источника данных, содержащего данные об адресатах – файл Акционеры.xlsх.

Выполните данный пункт задания с помощью Мастера слияния, следуя его указаниям. Работа Мастера слияния включает 6 шагов.

3.1. Шаг 1: выбор тип документа для рассылки, в нашем случае это Письма.

3.2. Шаг 2: выбор документа, на основе которого будут создаваться рассылки – Письмо акционерам.

3.3. Шаг 3: выбор получателей. Поскольку источником данных будет существующая таблица Excel, следует отметить вариант Использование списка, затем с помощью кнопки Обзор... выбрать нужный файл – Акционеры.xlsx.

3.4. Шаг 4: вставка нужных полей в документ. Прежде чем выбрать один из предложенных Мастером вариантов работы, следует установить курсор в тексте туда, куда вы хотите вставить данные.

В первой строке письма установите выравнивание абзаца по правому краю и вставьте Блок адреса.

Ниже по центру сформируйте с помощью Мастера Строку приветствия.

Для вставки в тексте письма поля Количество акцийвоспользуйтесь пунктом Другие элементы. В диалоговом окне выбора полей слияния выберите соответствующее поле.

Шаг 5: просмотр получившихся писем с использованием кнопок навигации.

3.6. Шаг 6: завершение слияния. Выберите вариант Изменить часть писем..., просмотрите получившийся документ (при необходимости его можно отредактировать), сохраните его как отдельный файл под именем Письма акционерам_ххх.

Использование управляющего поля в основном документе слияния

Измените строку приветствия так, чтобы она содержала имя и отчество адресата, а также обращениеУважаемый или Уважаемаяв зависимости от пола акционера.

4.1. Откройте документПисьмо акционерам и удалите в нем строку приветствия, сформированную Мастером слияния.

4.2. Наберите текст Уважаем, окончание слова сформируйте с помощью управляющего поля IF...THEN...ELSE в зависимости от значения поля Пол в таблице Источника данных.

4.3. При помощи кнопки Вставить поле слияния на вкладке Рассылки в группе Составлениедокументаивставкаполей добавьте поля Имя и Отчество, отделив их пробелами и добавив восклицательный знак в конце.

4.4. Просмотрите результат слияния, убедитесь в корректности произведенных изменений. Сравните результат с полученным в п. 3.

Создание конвертов для писем

Для писем акционерам, созданных в предыдущем пункте задания, сформировать конверты.

Любым способом слияния (при помощи Мастера или команд на вкладке Рассылка) создать файл для печати на конвертах, где в качестве адреса получателя использовать адреса акционеров из источника данных, а адрес отправителя придумать самостоятельно.

Создание наклеек на основе существующегофайла источника данных в формате базы данных MSAccess

6.1. Создайте наклейки с информацией о клиенте из базы данных Список адресов. Размер наклеек выбрать самостоятельно таким образом, чтобы на листе было не более8наклеек, кроме того, эти 8 наклеек должны занимать всю площадь листа за исключением полей.