Лекция по ИСУ. Диагностика СУ

 

1. Сущность и содержание понятия «диагностика».

2. Виды диагностики системы управления

3. Диагностика как инструмент исследования. Методика проведения диагностики.

1. Среди всех работ исследования систем управления диагностика занимает одно из важных мест.

Диагностика (от греч. diagnosis — распознавание) определяется как установление и изучение признаков, характеристик, факторов, характеризующих состояние объекта с целью выявления возможных отклонений, причин их появления и предотвращения основных нарушений в его нормальном функционировании.

Применительно к СУ диагностика представляет собой комплекс взаимосвязанных исследовательских работ аналитического характера, позволяющих рассмотреть цели, состояние, установить влияние одних факторов на другие, выявить возможные проблемы, недостатки («узкие» места), причины их появления и наметить пути устранения обнаруженных нарушений и отклонений в системе с целью приведения ее к нормальному функционированию. Объектом диагностики могут быть не только СУ в целом, но и ее подсистемы, элементы и т.п.

Результаты диагностики служат основой для поиска резервов в СУ. В ряде случаев в совокупность диагностических работ включают операции по обоснованию не только путей совершенствования системы, но и более углубленное проведение работ. В любом случае диагностика является начальным этапом исследования детального СУ.

Таким образом, при осуществлении работ по диагностике в первую очередь необходимо определить «болезнь» системы (что и где «болит»), выявить ее причины и следствия, т.е. установить причинно-следственные связи в СУ и наметить основные меры по устранению причин «болезни» системы, а также обосновать направления более детальных исследований. Именно на это направлены диагностические работы. Без этого невозможно провести исследования в нужном русле и достичь их необходимой результативности.

Диагностика — необходимое условие не только создания СУ новых прибыльных организаций (для данного случая могут проводиться диагностические работы систем-аналогов), но и реформируемых, реструктируемых и совершенствуемых систем. Все диагностические исследования должны основываться на достоверной и объективной информации. В противном случае их результаты могут оказаться ошибочными.

До XX в. понятие «диагностика» использовались только в медицине..В силу ряда объективных причин диагностический метод в настоящее время используется и в других областях, в том числе в экономике и управлении.

Углубленная (глобальная) диагностика включает в себя четыре основные части: экономическую диагностику, функциональную диагностику, диагностику внешней среды и стратегическую диагностику.

Под экономической диагностикой подразумевается традиционный экономический анализ, например финансовый, являющийся основным ее элементом.

Функциональная диагностика — это новое направление управленческого анализа. Она представляет собой прежде всего методику анализа банкротств, построенную на диагностическом методе исследования. Ранее в отечественной экономической науке диагностический метод не использовался. Особая острота и актуальность исследуемой проблемы заключается еще и в том, что диагностика, особенно функциональная, или диагностика специализированных функций промышленного предприятия, является основой всей системы планирования и прогнозирования в новых рыночных условиях. Функциональная диагностика, или диагностика специализированных функций, — основа составления плана санации (при возникновении трудностей или дисфункций) как на кратко-, так и на долгосрочный периоды. Разработка методики проведения функциональной диагностики в свою очередь способствует решению задач, связанных с одной из важнейших функций управления — планированием.

Диагностика СУ предприятия направлена:

- на определение дисфункций и трудностей, деформирующих функционирование хозяйственного объекта;

- установление внутренних и внешних причин, ухудшающих деятельность предприятия, их анализ;

- построение программы действий, связанных с восстановлением функций и структурной перестройкой предприятия;

- осуществление практической реализации на новом качественном уровне принятых управленческих решений в виде планов текущего, среднесрочного и перспективного развития производственно-коммерческой деятельности и контроля их выполнения.

 

Сравнительная таблица основных различий между «исследованием» и «диагностикой»

	Средства проведения исследования.	Средства диагностики.
Сфера применения	Академическая наука	Преобразующая и корректирующая практика
Объект	Группа объектов одного класса	Единичный объект
Цель	Получение принципиально нового знания об объектах данного класса	Получение информации, необходимой для решения вопроса о необходимости изменения в состояния (режим работы) конкретного объекта.
Функция	Расширение существующих представлений о природе и поведении объектов данного класса.	Прогнозирование поведения конкретного объекта; принятие решения о необходимости вмешательства в его состояние (режим работы)
Результат	Изначально непредсказуем	Итоги диагностики изначально ограничены спецификой данного средства, заложены в процедуре используемого диагностического средства
Содержание деятельности	Выявление общего, типичного или закономерного в природе, строении или поведении объектов данного класса.	Выявление специфичного и уникального в конкретном объекте. Того, что отличает его от других объектов данного класса
Специфика взгляда на объект	Описание отдельных сторон или черт поведения объекта.	Описание объекта как целостности
Ключевая функция	Расширение и углубление знаний об объектах данного класса.	А) Предсказание поведения (состояния) конкретного объекта.Б) Оценка его поведения, (деятельности, режима функционирования или через призму выполняемых им функций)
Отношение к информации	Любая новая информация об изучаемых объектах важна и самоценна.	Избыточная информация вредна. Информации нужно ровно столько и такой, чтобы решить конкретную практическую задачу.
Требование к процедуре	Стремление к полноте описания объекта и достоверности информации, предполагающее относительную сложность процедуры получения информации	Стремление к простоте и удобству эксплуатации
Время, затрачиваемое на получение информации.	Чем больше – тем лучше	Оперативность получения информации как важнейшее требование (иногда даже ценой снижения достоверности).
Специфика деятельности	Не повторяющаяся, поисковая, сугубо творческая деятельность	Повторяющаяся, рутинизированная деятельность
Возможность технологизации процедуры	Не поддается алгоритмизации, технологизации и тиражированию	Высоко алгоритмизирована, технологизирована. Процедура изначально ориентирована на тиражирование
Требования к лицу, получающему информацию	Требуется высокий уровень квалификации, талант, фантазия.	Не требует высокого уровня квалификации, фантазии и особого таланта. но требует к соблюдения технологии.

 

 

2. Виды диагностики СУ могут быть разнообразными, в частности:

1. по широте охвата объекта — общая и специальная;

2. по времени — кратко-, средне- и долгосрочная;

3. по началу времени рассмотрения объекта — предварительная и основная.

Общая диагностика распространяется на всю СУ. Она может проводиться в виде экспресс и полномасштабного диагностирования.

Экспресс-диагностика, являясь предварительной, осуществляется с целью определения основных проблем, «узловых» узких мест в системе и составления важнейших дальнейших направлений работ по совершенствованию. Зачастую она проводится с привлечением исследователей консультантов при активном участии и взаимодействии с руководителями высшего и среднего звена управления.

Полномасштабная диагностика — более детальное, основное диагностирование всей СУ, в ходе которого принимаются обоснованные решения по уточнению и направлениям разрешения проблем.

Специальная диагностика относится к одной из составных частей СУ (подсистеме, субподсистеме, элементу). Она может быть предварительной (например, на основе экспресс-метода) и основной, т.е. детальной.

Среди важнейших работ диагностики СУ или ее части следует отметить:

1. изучение ретроспективного, существующего и ожидаемого

2. состояния;

3. установление сильных и слабых сторон;

4. установление возможных направлений совершенствования;

5. определение и решение основных вопросов организации дальнейших работ исследования СУ.

Все работы по диагностике целесообразно проводить, применяя системный подход в сочетании с использованием самых разнообразных методов исследования, в том числе методов анализа (от общего к частному) и синтеза. Не исключаются также локальные подходы к исследованию.

 

3. Методика организации диагностической деятельности предусматривает ряд последовательных процедур, позволяющих получить достоверную информацию о проблемах развития системы управления.

Первый этап заключается в поиске наиболее важной информации, получаемой при обследовании процесса производства, так как недостатки системы управления проявляются в производственном процессе в виде отклонений (отклонения поддаются измерению) от заданного качества, нарушений ритмичности, низкого уровня использования фондов и т.п. При этом устанавливается, были ли отклонения неизбежными из-за воздействия внешних факторов или они являются устранимыми и возникли вследствие превышения заданного рабочего времени, перерасхода материалов, повышенного количества отходов и брака и т.д. При этом необходимо выделить наиболее существенные факторы и «узкие» места системы управления и оценить их влияние на конечный результат или главную цель системы.

Второй этап состоит в выборе метода обследования, который определяется целями диагностики, а также особенностями объекта изучения и этапа диагностического процесса. Вначале исследуются различные доку- ментальные источники, внешняя среда, затем проводятся анкетирование и интервьюирование персонала.

Третий этап – это анализ проблем, возникающих при воздействии активных компонентов на различные фазы производственного процесса. Особое внимание следует обратить на взаимосвязь технологических стадий, общность используемых ресурсов, рабочих площадей, оборудования, квалификацию кадров, возможность совмещения отдельных этапов во времени.

Диагностическое обследование рекомендуется проводить в такой последовательности: предварительное интервьюирование руководства организации; подготовка сотрудников к восприятию идей рационализации и участию в работе по совершенствованию управления; анализ итогов предварительного интервьюирования, подготовка к анкетированию и интервьюированию сотрудников; • анкетирование и детальное интервьюирование; предварительный анализ собранной информации и сбор недостающих материалов; углубленный анализ диагностической информации, выработка и сопоставление предложений по совершенствованию систем управления.

Диагностическое интервью позволяет за счет специально сформулированных вопросов, задаваемых в определенной последовательности, расширить ментальные рамки респондента, разрушить стереотипы, отсеять эмоциональные высказывания от рациональных суждений, выявить глубинные убеждения и ценности индивидуумов. Примерами вопросов, применяемых в диагностическом интервью, могут быть: «На каких фактах Вы основываете свои суждения?», или: «Может быть, Вы учли не все данные или возможно их другое истолкование?», или: «Здесь ведь нет противоречия?» Диагностическое интервью хорошо заканчивать SWOT-анализом по наиболее значимым для сотрудника проблемам. При проведении анкетирования, например работников аппарата управления, можно выяснить мнение по вопросам, касающимся состояния организации управления в динамике с ретроспективным анализом; определения сильных и слабых сторон сложившейся системы управления; структуры управления с точки зрения количества управленческого персонала и числа уровней иерархии; используемых методов принятия управленческих решений, их качества; предложений по совершенствованию системы управления и путях их реализации. Несмотря на кажущуюся ясность и очевидность проблем предприятия для его руководства, для более объективного и глубокого анализа, выявления узких мест рекомендуется проводить диагностику существующего состояния предприятия, включающую в себя пять ключевых составляющих: ситуационный анализ; организационно-управленческий анализ; анализ финансового состояния; анализ затрат, который включает в себя анализ методов учета затрат, принятых на предприятии, и состава затрат; анализ маркетинговой практики предприятия (аудит маркетинга).

Как уже было сказано, большую часть возникающих проблем на предприятии можно подразделить на проблемы — причины и проблемы — следствия. В связи с этим в методики диагностирования СУ целесообразно заложить использование метода «дерева» проблем, который по своей сущности во многом аналогичен «дереву» целей.

Информационное обеспечение применения данного метода может быть достаточно эффективно при использовании одного из методов опроса — анкетирования. Однако в данном случае это целесообразно осуществить методом экспресс-анкетирования менеджерского состава диагностируемого предприятия, позволяющего выполнить работы с малой трудоемкостью и простотой. К опросу желательно привлечь всех менеджеров высшего звена и ряд менеджеров среднего и низового звеньев как СУ, так и производственной системы.

Вопросы экспресс-анкетирования целесообразно представить каждому из участников опроса в табличном виде, где можно было бы дать однозначный ответ «да» или «нет», указывая проблему и причину негативного состояния.

Можно использовать иной подход к составлению вопросов и их содержанию. В частности, вопросы можно задавать в такой, например, общей, но простой и конкретной форме: «что плохо, «где плохо», «почему плохо». При этом одним из вариантов отражения ответов и сбора информации на такого рода вопросы могут служить карточки проблем, которые были приведены ранее в разделе I.

На каждую карточку каждый опрашиваемый заносит только одну проблему. Сведения о проблемах являются основой для их классификации, уточнения формулировок и последующего анализа (например, методом «дерева» проблем).

Инструментарий диагностики может быть разнообразным. Его выбор во многом зависит от целей диагностики и конкретной специфики исследуемой организации.

Отчетные результаты диагностических работ должны быть оформлены определенным образом. Оформление отчета целесообразно осуществлять согласно правилам и требованиям, предъявляемым соответствующим государственным стандартом на оформление и структуру отчета о научно-исследовательской работе (ГОСТ Р 7.32-91).

Результаты договорных работ по диагностике СУ внешние исследователи должны оформлять в строгом соответствии с требованиями договора (желательно с учетом указанного выше ГОСТ).

Отчеты могут быть предварительными, промежуточными и заключительными.

После проведения основных работ по диагностике СУ работа переходит в заключительную фазу — внедрение тех предложений, которые выработаны для устранения «узких» мест.

Внешние исследователи при этом могут предоставить один или несколько вариантов решения проблем. Предпочтительна разработка нескольких вариантов решений, каждый из которых хотя и обоснован, в том числе и экономически, не имеет, как правило, однозначного преимущества перед другими. В этом случае следует полагаться на опыт и интуицию заказчика и дать ему право выбора того или иного варианта решения.

Выводы и предложения могут передаваться внешними исследователями поэтапно, т.е. работы по их реализации иногда целесообразно осуществлять параллельно. Это может ускорить процесс реализации предложений, вытекающих из диагностики СУ.

Следует отметить, что подобный подход имеет недостатки. В частности, в этом случае практически невозможно подготовить персонал к возможным изменениям.

Непосредственно во внедрении результатов диагностирования внешние исследователи могут и не участвовать. Все зависит от требований договора. Однако можно с уверенностью утверждать, что при участии внешних исследователей вероятность успешного завершения таких работ значительно возрастает. Их рекомендации могут оказаться решающими во внедрении предложений в практику управления.