double arrow
Практические рекомендации по стилистике документов, образующих деловую переписку

1. Деловые документы пишутся в отстраненном тоне: изъявление чрезмерной любезности, равно как и небрежения, граничащего с грубостью, не допускается.

2. Не побуждайте - адресата к спешке при вынесении решений по вносимым вами письменным обращениям словами «срочно», «незамедлительно», возможно более короткие сроки. Помните о том, что быстро - хорошо не бывает. Лучше укажите, когда бы вы желали узнать о решении: «прошу» Вас ответить до такого-то числа» или «убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».

3. Будьте умеренны в своих просьбах, сдержанны в оценках событий, объективны при изложении фактов, гуманны при определении мер дисциплинарного воздействия, щедры на заботу и поощрение достойных, скупы и рачительны при расходовании денежных средств. Будьте также плодовиты на дельные предложения; а в выводах - предельно конкретны.

4. Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: изучить и решить вопрос положительной или прошу утвердить эту кандидатуру. Дайте адресату подумать самому.

5. Не следует намекать получателю письма на его мнимую внимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «предлагаю внимательно изучить»: добросовестный подчиненный может затаить обиду, не слишком умный начальник - впасть в ярость, воспринимая невольный намек слишком уж буквально.




6. В том случае, если вы извещаете кого-либо о том, что выполнение его поручения или просьбы не представляется возможным, не начинайте послание с констатации отказа - изложите мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению злополучного вопроса можно вернуться.

7. Проявляйте дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда. В противном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по не· слишком насущным проблемам, решение которых к тому же· порой даже не входит в круг ваших прямых обязанностей.

8. Ссылка (к месту) на требования руководящих документов придает письму вес работает на ваш деловой имидж.

Ссылки на абстрактные указания «начальства», скорее, будут восприняты получателем письма как ваша попытка снять с себя ответственность за последствия принятия того или иного решения.



9. Ваше письмо должно быть абсолютно чистым в юридическом смысле (в первую очередь это касается денежных и кадровых документов), безупречным по содержанию и исполнению, словам в нем должно быть тесно, а мыслям - просторно.

10. Пишите реже и по возможности короче. Обилие документов и слов в них не ускоряет, а замедляет решение дела. Если уж решили написать, то делайте это доступным пониманию языком.

Об использовании стандартных выражений в деловых письмах.

Во многих случаях содержание деловых писем, в которых излагаются сходные по своей сути вопросы (направления) деятельности предприятия, может быть до известной степени стандартизировано (унифицировано).

Особую роль в стандартизации (унификации) содержания делового письма играет обоснованное использование штампов и клише - устоявшихся сочетаний слов, а также отдельных слов в их общепринятом (с учетом специфики деловой переписки) толковании.

Ниже приведены конкретные рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем. Подчеркнем, что употреблять подобные слова и словосочетания следует к месту.

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас ... ·

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес ...

В порядке исключения...

Ввиду особых обстоятельств ....

В связи с завершением работ по ...

В связи с принятием решения о... .

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью ... По взаимной договоренности между ... -

Согласно Вашей заявки ...

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место ...

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с ...

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку ...

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам ...

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как... Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия .. , "

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает ...

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что ...

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что ...

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с ...

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу

Ставим Вас в известность о том, что ...

Организация извещает о ...

Сообщаю Вам... ,

Довожу до Вашего сведения, что ...

Докладываю о ...

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию ...

Обязать руководителя .. ,

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на

Назначить расследование по факту ...

Изыскать дополнительные возможности для ...

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес... .

В связи с острой необходимостью в ... настоятельно прошу Вас

Убедительно прошу Вас решить вопрос о ...

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность ...

Исходя из величины годового лимита по ... прошу изыскать для нужд организации ...

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Безопасность гарантируется ...

Документация выслана в ваш адрес курьером ...

Предпринимаются энергичные меры по ...

Конфиденциальность информации обеспечена ...

Содержание проекта оперативно корректируется ...

Выявленные недостатки уже устраняются ...

Выделены дополнительные средства на ... Спланированы необходимые мероприятия,' направлены на ...

В кратчайшие сроки организуется ...

Обеспечен повседневный: жесткий контроль за ...

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный ...

наиболее важный ...

наилучший эффект ...

наихудший результат ...

оказать помощь ...

произвести проверку ... ~ руководство считает возможным ...

организация не возражает ...

срочно сообщите ...

немедленно устраните...

обеспечьте выполнение ...

создайте необходимые условия ... доложите предложения по

оптимальное решение ...

вероятные сроки ...

подтвердите получение ...

направьте в мой адрес…

решите самостоятельно ...

8. Наиболее часто употребляемые глаголы: выполнить (исполнить); решить (разрешить); обязать; завершить; прекратить; направить (отправить); обратить (внимание на ... ); ввести (в эксплуатацию); спланировать (скоординировать); осуществить (реализовать); создать; восполнить; организовать; обеспечить; сообщить (доложить); представить (предоставить); уточнить; установить; устранить; выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные: срочный (оперативный); второстепенный; перспективный; важный; главный (основной); ведущий; серьезный (существенный); плановый; дополнительный; полный; недостаточный; заключительный; промежуточный; общий; конкретный; высший; Первичный; лучший (худший).

10. Стилистические запреты: Вместо… В отношении, относительно … Благодаря тому факту, что … Приобретать ... Принять во внимание … При сем прилагается … Оказывать влияние ... За исключением ... В целях ... В том случае, если В настоящее время … Перечисление... Наращивать темпы … Прилагать усилия … Следует использовать … О... Потому что ... Покупать ... Учесть ... Приложение: … Влиять … Кроме … Для … Если … Сейчас ... Платеж. .. Ускорять … Пытаться …

В заключение - еще несколько соображений практического характера. Смысл их сводится к следующему:

1. Направляя кому-либо деловое письмо всякий раз обращайте внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте ввиду, что написанное по сути верно деловое письмо может произвести совершенно обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

2. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу . содержания делового письма смысловые. акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

3. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций - это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса - отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

4. И, наконец, избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво. Тщательно выдерживайте стилистический «фарватер» в каждом случае письменного обращения.

Общение, как уже было отмечено выше, в узком понимании представляет собой обмен информацией. Весьма условно можно выделить четыре основных его типа. Это: передача информации (информирование); передача указаний; стимуляция, убеждение (корректировка и уточнение ранее переданных указаний или информации); сбор, обработка, систематизация и анализ полученной информации.

Примерно то же будет справедливо и в отношении деловой переписки. Однако для лучшего уяснения отличий каждого из перечисленных типов остановимся на этом моменте чуть более подробно.

Передача информации осуществляется с целью проинформировать другую сторону о состоянии дел в интересующей (или могущей заинтересовать) области для использования этой информации в процессе выработки и принятия решения. Возможные формы: письменное изложение фактов либо ваших выводов и суждений, на этих фактах основанных, либо вашего восприятия и толкования имеющихся в распоряжении фактов. Передача указаний имеет целью добиться от другой стороны совершения вполне конкретных по направлению и срокам действий. Возможные формы: письменное предписание на исполнение того или иного задания одному или нескольким лицам, самостоятельно или во взаимодействии с кем-либо, почти всегда с обязательным последующим уведомлением об исполнении.

Вне зависимости от избранной формы указание всегда конкретно. Дельное указание практически всегда предлагает (пусть и в директивной форме) общие пути решения проблемы, однако к их применению на практике исполнитель указания должен подходить творчески, сообразуясь со складывающейся обстановкой. "

Корректировка и уточнение имеет целью повлиять на последующее развитие событий, ход которых уже отчасти предопределено переданной ранее информацией (указаниями). Для того, чтобы это влияние было положительным, корректировка должна производиться своевременно и, что называется, бить в цель.

Хотя на развитие ситуации и в самом деле бывает полезно посмотреть как бы со стороны, получатель дополнительной информации вправе воспользоваться или не воспользоваться ею - по ситуации. Обратная связь с отправителем в этом случае должна отражать решение (да - нет) и мотивы этого решения, но не сводиться только к этому.

Сбор, обработка, систематизация и анализ информации имеет целью подготовить наше следующее решение или следующую порцию необходимой для совершения какиx-либo действий информации. Возможные формы достаточно разнообразны, поскольку информация в письменном виде может настигать нас и в форме ответного письма (или • иного документа), и по факсу, и по телефону (как телефонограмма), и по электронной почте.

Действие - даже быстрее, чем вы этого ожидали: тремя -четырьмя часами позже вы получаете телеграмму, уведомляющую вас о том, что все комплекты документации разосланы аж три месяца назад, в том числе (один экземпляр) и вам. Упоминается также и о том, что ваши смежники из компании, расположенной в том же городе, что и вы саами, «указанную документацию получили и претензий не имеют». Повторная высылка невозможна, поскольку тираж документации был ограничен.

Тогда вы берете на себя ответственность и связываетесь по телефону с представителями компании У - той самой, что документацию уже получили - дабы попросить у них ее во временное пользование (а еще лучше отксерокопировать). Однако господин, с которым вы беседуете, вовсе не спешит с оказанием вам такой услуги: «Сожалею, но это невозможно - разве вы не знаете о том, что эта документация секретна? Вам необходимо выслать в наш адрес письменный запрос, а, кроме того, обратиться· в учреждение Х, дающее добро на передачу и размножение такого рода документации. Честь имею ... ». Таким образом, в деловую переписку поэтапно вступают компания У и учреждение Х - причем не только с вашей фирмой, но и между собой.

Смоделированная ситуация, скорее всего, разрешится благополучно - при условии, что каждый из участников письменного полилога отнесется к своим обязанностям (отправителя и получателя) ответственно.

Бэкграундер (от английского backgrounder) — это информационный материал для СМИ, представляющий информацию об организации, её профиле, продуктах и услугах, истории создания, развития и т. д. В отличие от пресс-релиза, информация в бэкгаундере не несёт в себе новостную информацию, а является возможным необходимым дополнением к пресс-релизу в случае, если при написании статьи по информации, представленной в пресс-релизе, журналисту понадобится более подробная информация об организации, выпустившей пресс-релиз.

Цель бэкграундера — информировать и давать объективные ответы на возможные, возникшие у представителей СМИ вопросы после прочтения пресс-релиза. Часто, чтобы журналистам было удобнее, при написании бэкграундера используют подзаголовки, в которых уже содержится краткий ответ на вопрос, а представленная ниже информация только шире и полнее раскрывает этот ответ.

В бэкграундере не стоит делать упор на броский заголовок и первый абзац, хотя как и в пресс-релизе, основная, самая необходимая информация должна идти в начале. Заголовок бэкграундера должен максимально точно и информативно раскрывать тему данного материала. Перед переходом к основной теме можно дать некоторую историю данного вопроса, ссылаясь на различные государственные институты, исследовательские организации и т. д. Далее следуют развёрнутые сведения о предмете, которые должны основываться на фактах и точных данных.

Бэкграундер может быть посвящён всей организации, либо отдельному её продукту или услуге, либо событию, произошедшему или ожидающемуся в данной организации

Пресс-конференция — мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности. Обычно в ходе пресс-конференции её участники отвечают на вопросы журналистов, прямо или косвенно связанные с темой пресс-конференции.






Сейчас читают про: