Фиксация разделителя формы

Чтобы предотвратить случайное перемещение разделителя формы и зафиксировать его в определенном положении, выполните следующие действия.

1. Перейдите в режим конструктора, щелкнув форму правой кнопкой мыши в области переходов и выбрав команду Конструктор.

2. Чтобы открыть окно свойств, если оно не открыто, нажмите клавишу F4.

3. В раскрывающемся списке в верхней части окна свойств выберите пункт Форма.

4. На вкладке Формат окна свойств укажите значение Нет для свойства Линия разделения в разделенной форме.

5. Установите для свойства Сохранение положения линии разделения значение Да.

6. Перейдите в режим макета, щелкнув форму правой кнопкой мыши в области переходов и выбрав команду Режим макета.

7. Перетащите линию разделения в нужное положение (или введите точное значение высоты в поле свойства Размер разделенной формы).

Лекция №

Отчеты

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.

Программа Microsoft Office Access 2010 помогает создавать множество различных отчетов любой степени сложности. Прежде чем приступать к работе, следует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета. Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных о продажах, сгруппированных по районам. Однако в любом случае необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.

После того как выбран источник записей для создания отчета, проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов – это средство Microsoft Access, помогающее создать отчет на основании ответов, полученных на заданные пользователю вопросы.

 

Способы создания отчетов

 

• Создание отчета с помощью средства «Отчет»
• Создание отчета в режиме конструктора «Конструктор отчетов»
• Создание отчета с помощью средства «Пустой отчет»
• Создание отчета с помощью «Мастера отчетов»
• Создание отчета с помощью средства «Наклейки»

 

Режимы работы с отчетом

Вкладка Главная – Режим.

1. Представление отчета. Позволяет просмотреть отчет, перемещаться по отчету, выполнять поиск и копировать данные отчета в буфер обмена.

2. Предварительный просмотр. Позволяет просматривать отчет перед печатью и настраивать параметры страниц и печати.

3. Режим макета. Наиболее наглядный из режимов, применяемых для изменения отчетов. Им можно пользоваться, чтобы вносить изменения в данные отчетов Office Access 2010. В режиме макета отчет выполняется фактически, поэтому пользователь получает возможность просматривать данные почти в том же виде, в каком они отобразятся после вывода на печать. В этом режиме можно также изменять структуру отчета. Поскольку при внесении изменений пользователь имеет возможность просматривать данные, в этом режиме очень удобно задавать ширину столбцов, добавлять уровни группировки и выполнять другие задачи, связанные с внешним видом и удобочитаемостью отчетов.

4. Конструктор. Позволяет более подробно изучить структуру отчета. Пользователь может просматривать заголовки и примечания для отчета, определенной страницы и групп. В этом режиме отчет не выполняется, поэтому во время работы невозможно просматривать базовые данные. Однако некоторые задачи выполняются в режиме конструктора, а не макета, например:

– добавлять различные элементы управления, такие как надписи, рисунки, линии и прямоугольники;

– изменять размеры разделов;

– изменять источник элемента управления «поле» непосредственно в самом поле, без использования окна свойств;

– добавлять поля для расчета;

– изменять определенные свойства, недоступные в режиме макета.

Разделы отчета

В Microsoft Access отчет состоит из нескольких разделов. Для создания нужного отчета необходимо понимать, как работает каждый раздел. От того, в каком разделе размещается вычисляемый элемент управления, зависит способ расчета результатов в Microsoft Access.

– Заголовок отчета Печатается один раз в начале отчета. Заголовок отчета используется для сведений, которые обычно отображаются на титульном листе, например, эмблема компании, название или дата. Заголовок отчета печатается перед заголовком страницы. При размещении вычисляемого элемента управления в заголовке отчета значение будет рассчитано для всего отчета. Например, если в заголовке размещается вычисляемый элемент управления, в котором используется статистическая функция Сумма, будет рассчитана сумма для всего отчета.

– Раздел верхнего колонтитула страницы

– Заголовок группы Печатается в начале каждой новой группы записей. Заголовок группы служит для печати имени группы. Например, в отчете, сгруппированном по продуктам, заголовок группы можно использовать для печати названия продукта. При размещении в заголовке группы вычисляемого элемента управления, в котором используется статистическая функция Сумма, будет рассчитана сумма для текущей группы.

– Область данных Печатаются один раз для каждой строки в источнике записей. В разделе данных размещаются вычисляемые элементы управления, составляющие основной раздел отчета.

– Примечание группы Печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы служит для печати сводных сведений для группы.

– Раздел нижнего колонтитула страницы

– Примечание отчета Печатается один раз в конце отчета. В примечании отчета печатаются итоги отчета или другие сводные данные по отчету в целом.

Заголовок/Примечание и Колонтитулы можно добавлять/удалять в режиме Конструктора ПКМ на области отчета.

 

Раздел	Расположение	Типовые элементы
Раздел заголовка отчета	Отображается один раз в верхней части первой страницы отчета.	Заголовок отчета Эмблема Текущая дата
Раздел примечания отчета	Отображается ниже последней строки данных над разделом примечания страницы на последней странице отчета.	Итоги отчета (суммарные значения, счет, средние значения и так далее)
Раздел верхнего колонтитула страницы	Отображается в верхней части каждой страницы отчета.	Заголовок отчета Номер страницы
Раздел нижнего колонтитула страницы	Отображается в нижней части каждой страницы отчета.	Текущая дата Номер страницы
Раздел заголовка группы	Отображается непосредственно перед группой записей.	Поле, по которому выполняется группировка
Раздел примечания группы	Отображается непосредственно после группы записей.	Итоги группы (суммарные значения, счет, средние значения и так далее)

 

1. Мастер отчетов

Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать отчеты.

1. Переходим на вкладку «Создание» и запускаем Мастер отчетов.
2. В открывшемся окне мастера, выбираем таблицы, добавляем поля, нажимаем «Далее».
3. В следующем окне мастера можно выбрать уровни группировки или оставить все без изменения и нажать «Далее».

1. Выбираем сортировку, если нужна, – «Далее».

 

1. Выбираем макет отчета, ориентацию и настройку ширины полей (Ступенчатый – В столбец для старых версий). Оставляем галочку «Настроить ширину полей для размещения на одной странице», нажимаем «Далее».
2. Вводим имя отчета и выбираем режим для дальнейшей работы с отчетом (лучше Просмотреть макет) нажимаем «Готово».

 

Изменение или доработка отчета в режиме макета

Отчет, построенный мастером, имеет ряд недостатков, таких как: одни поля занимают слишком много места, а другие поля не умещаются; отчет занимает больше одной страницы и др.

Эти недостатки можно исправить с помощью конструктора отчетов.

1. Переходим в режим макета Вкладка Главная – Режим или ПКМ на ярлычке с именем отчета, пункт – Режим макета.

2. Переместим элементы так, чтобы они не выходили за пределы одного листа и занимали место соответственно содержимому.

3. Вкладка Конструктор

3.1. Группа Темы – оформление, цвета, шрифты.

3.2. Группа Сервис – Страница свойств – откроется окно свойств.

3.3. Группа Группировка и итоги – при нажатой кнопке Группировка внизу окна появится возможность группировки, сортировки и подсчета итогов.

 

 

4. Вкладка Формат.

4.1. Вид и цвет шрифта,

4.2. Число – формат, например, для формата даты можно выбрать длинный формат (22 декабря 1967 г.)

4.3. Фон – фоновый рисунок, изменить цвет строки.

 

5. Вкладка Параметры страницы

Позволяет выбрать параметры для всей страницы документа. Обратить внимание – поля + размер области данных не должна превышать размера страницы!

 

6. После редактирования переходим в режим предварительного просмотра.

 

Отчет, Конструктор отчетов, Пустой отчет

Отчет – строит стандартный отчет по выбранному в области переходов объекту со всеми полями без учета размера страницы.

Конструктор отчетов и Пустой отчет подразумевает построение отчета вручную из списка полей таблиц базы.

 

 

Создание отчета в виде почтовых наклеек

Мастер наклеек помогает создавать наклейки большинства стандартных размеров.

1. В области переходов дважды щелкните источник записей для наклеек – таблицу или запрос.

2. На вкладке Создание в группе Отчеты нажмите кнопку Наклейки.

3. Следуйте указаниям на страницах мастера наклеек. Чтобы поля не находились в одной строке, после добавления поля нажать Enter.

4. На последней странице ввести имя отчёта по смыслу – Готово.

 

 

 

В приложении Access наклейки отображаются в режиме предварительного просмотра, дающем представление о том, как они будут выглядеть в напечатанном виде.

Предварительный просмотр – это единственный режим, в котором видны несколько столбцов. В других режимах данные отображаются в одном столбце. Количество, расположение столбцов, поля, интервалы можно изменить, используя Параметры страницы.

 

 

5.4. Подсчет итогов в отчетах

Часто требуется выполнить подсчет количества записей, содержащихся в отчете или подсчет суммы по полям, содержащим числовые данные.

В сводных отчетах или отчетах с группировкой можно отобразить вычисления в каждой группе (число записей, сумму максимальное, минимальное и т.д.)

Можно добавить номера строк в каждую запись, чтобы упростить ссылки на каждую запись.