Состав и графическая модель расположения зон и реквизитов заголовочной части документа

Тема 8. Правила оформления реквизитов управленческого документа

 

Состав и графическая модель расположения зон и реквизитов заголовочной части документа

 

К заголовочным реквизитам, располагаемым в 1-й и 2-й зонах над текстом, относятся:

01. Государственный герб РФ.

02. Герб субъекта РФ.

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

04. Код организации.

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

07. Код формы документа.

08. Наименование организации.

09. Справочные данные об организации.

10. Наименование вида документа.

11. Дата документа.

12. Регистрационный номер документа.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

14. Место составления или издания.

15. Адресат.

16. Гриф утверждения документа.

17. Резолюция.

19. Отметка о контроле.

 

Внешние документы (служебное письмо)	Внутренние документы (приказ, протокол, распоряжение и др.)
01. Государственный герб РФ	01. Государственный герб РФ
02. Герб субъекта РФ	02. Герб субъекта РФ
03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).	03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
04. Код организации	04. Код организации
05. ОГРН	-
06. ИНН/КПП	-
07. Код формы документа (по необходимости)	07. Код формы документа
08. Наименование организации	08. Наименование организации
09. Справочные данные об организации	-
-	10. Наименование вида документа
11. Дата документа	11. Дата документа
12. Регистрационный номер документа	12. Регистрационный номер документа
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа	-
-	14. Место составления или издания (по необходимости)
15. Адресат	15. Адресат (по необходимости)
	16. Гриф утверждения документа
17. Резолюция	17. Резолюция
19. Отметка о контроле	19. Отметка о контроле

 

01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе РФ» (с измен. 09.07.2002 и 30.06.2003).

Контроль за соблюдением Закона о Государственном гербе РФ возложен на Государственную герольдию при Президенте РФ.

В соответствии с Законом «Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьём черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона» (ст. 1).

Федеральный закон регламентирует порядок официального использования Государственного герба. В соответствии со ст. 2 его воспроизведение допускается в трех вариантах: многоцветный вариант, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита в виде главной фигуры - двуглавого орла.

Многоцветный вариант Государственного герба помещают на бланках:

· федеральных конституционных законов и федеральных законов,

· указов и распоряжений Президента Российской Федерации,

· постановлений Совета Федерации и Государственной Думы,

· постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации,

· решений Конституционного, Верховного и Высшего Арбитражного судов Российской Федерации,

· Президента Российской Федерации,

· Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации,

· документов других высших органов власти.

 

Одноцветный вариант герба с геральдическим щитом имеют бланки:

· Администрации Президента Российской Федерации,

· полномочных представителей Президента Российской Федерации в административных округах,

· федеральных органов исполнительной власти,

· Генеральной Прокуратуры Российской Федерации,

· Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации,

· Счетной палаты Российской Федерации,

· Центральной избирательной комиссии Российской Федерации,

· Центрального банка Российской Федерации.

 

 

 

Государственный герб Российской Федерации располагается на верхнем поле посредине зоны, занятой реквизитами организации-автора, т.е. над наименованием организации при угловом расположении реквизитов, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля.

 

Одноцветный вариант герба без геральдического щита помещается на бланках:

· Межведомственной комиссии по защите государственной тайны,

· органов, организаций и учреждений при Президенте и Правительстве Российской Федерации,

· федеральных судов,

· органов прокуратуры Российской Федерации,

· дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за ее пределами.

 

 

Изображение герба не должно быть слишком большим, чтобы его можно было свободно разместить на верхнем поле. О том, какого размера должно быть это изображение, нет указаний в нормативных документах и гостах. Однако до 90-х годов ХХ в. существовало положение о том, что изображение герба на бланке документа не должно превышать 20 мм в диаметре (имелись в виду гербы, которые вписываются в окружность). Такого же размера следует придерживаться и сегодня.

 

02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации так же, как и Государственный герб Российской Федерации, располагается на верхнем поле над наименованием организации.

Как правило, помещать изображение герба субъекта Российской Федерации на бланках документов имеют право органы представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организации их подчинения.

В связи с возвращением Санкт-Петербургу его исторического первоначального названия (1991 г.) город обрел право на традиционный герб. Положение о гербе Санкт-Петербурга было утверждено решением Президиума Ленсовета 6 сентября 1991 года. Согласно закону «О детальном описании официальных символов Санкт-Петербурга и порядке их использования» современное описание герба выглядит так: «Герб Санкт-Петербурга представляет собой геральдический красный щит с изображением на его поле двух серебряных якорей - морского и речного, положенных накрест, и на них золотой скипетр с двуглавым орлом. Щит увенчан императорской короной с двумя выходящими из нее андреевскими лазоревыми лентами. За щитом два положенных накрест золотых, украшенных алмазами и эмалью российских скипетра, соединенных андреевской лазоревой лентой...

Допускается воспроизведение герба Санкт-Петербурга в сокращенных версиях, обусловленных исторически и геральдически: без императорской короны над щитом, без лазоревых лент, выходящих из императорской короны, без двух российских скипетров, соединенных андреевской лазоревой лентой, а также в виде золотого скипетра с двуглавым орлом и двух серебряных якорей - морского и речного, положенных накрест, вне поля щита».

 

 

 

 

 

 

Свою собственную символику, в том числе и герб субъекта РФ, могут иметь и муниципальные образования, если это предусмотрено законодательством субъекта РФ. (Муниципальные образования – городское, сельское поселение, несколько поселений, объединенных общей территорией, часть поселения, иная населенная территория, в пределах которых осуществляется местное самоуправление, имеются муниципальная собственность, местный бюджет и выборные органы местного самоуправления.) Изображение Государственного герба РФ на бланках документов муниципальных образований является нарушением действующего законодательства.

Требования к изображению символики муниципального образования устанавливаются в его Уставе и нормативных актах органов местного самоуправления. При этом должны учитываться требования к изображению гербов, установленных в законодательстве Российской Федерации и субъекта РФ.

Изображение Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации, официальные символы федеральных органов государственной власти, органов местного самоуправления и иных муниципальных образований вносятся в Государственный геральдический регистр Российской Федерации. Регистр ведет Государственная герольдия при Президенте Российской Федерации.

Герб Самарской области

Герб МО Сельское поселение

Лаговское Подольского района

Московской области

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Этот реквизит помещают на бланках в соответствии с уставом (положением об организации).

Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки – эмблемы, утвержденные указами Президента РФ (эмблема Вооруженных Сил РФ, органов пограничной службы и пограничных войск, организаций федеральной почтовой связи, федеральных органов налоговой полиции, Федеральной службы охраны РФ, Министерства внутренних дел РФ и др.).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

 

Эмблема Вооруженных сил России.

 

Эмблема Генерального штаба Вооружённых сил Российской Федерации

 

Эмблема Минздрава РФ

 

Товарный знак (знак обслуживания) изображается на бланках негосударственных организаций, является обозначением, служащим для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг юридических или физических лиц.

Товарный знак ООО Спецгеологоразведка

 

 

Эмблема или товарный знак могут быть выполнены при помощи инструментов встроенного графического редактора. Реквизит может иметь оригинальное художественное или графическое решение, отвечающее сущности или направлению деятельности организации (фирмы).

Эмблему или товарный знак (знак обслуживания) лучше всего разместить слева перед наименованием организации, так как восприятие письменного текста у европейца имеет направленность слева направо, поэтому наиболее важная информация должна располагаться именно в этой зоне. Товарный знак может быть расположен и на верхнем поле над наименованием организации (при продольном расположении реквизитов) и даже разделять посередине наименование организации, если оно дано на двух языках. Неудачным является размещение этого реквизита с правой стороны.

Диаметр изображения эмблемы, товарного знака не ограничен строгими рамками. Однако следует придерживаться размеров, которые соблюдаются при изображении государственного герба.

Товарный знак, даже если он включает в свой состав наименование организации (как правило, сокращенное) не заменяет собой соответствующий реквизит.

 

 

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО ЗАКРЫТОГО ТИПА

Э лектрика Р адио Н авигация И С вязь

 

04. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

Код по ОКПО включает 8 цифровых знаков. Коды ОКПО присваиваются в соответствии с Положением о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и взаимосвязанных с ним классификаторов (Госкомстат России, Госстандарт России, Минэкономики России).

Код по ОКОГУ состоит из пяти цифровых знаков.

В служебных письмах реквизит размещается в составе справочных сведений; в унифицированных формах документов – вверху справа, в кодовой зоне: ОКПО 02842708.

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит представляет собой 13-значный цифровой код: ОГРН 1027700380795. Внесение записи в Единый государственный реестр юридических лиц подтверждается свидетельством, выдаваемым юридическому лицу.

ГОСТ Р 6.30-2003 выделяет ОГРН юридического лица в качестве реквизита, однако ОГРН по сути реквизитом не является, так как указывается в составе справочных данных и только в бланках писем, так же, как и реквизиты «код организации» и ИНН/КПП.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Это цифровой номер налогоплательщика (ИНН), свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Для организаций – десятизначный цифровой код, для физического лица – двенадцатизначный.

В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (ст. 83), в дополнение к ИНН вводится КПП – код причины постановки на учет, который состоит из девяти знаков – цифр: ИНН/КПП 7708033140/771001001.

07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ), например, код письма с сообщением о ликвидации организации (предприятия) - 02131019. Код формы документа в бланке для письма указывается в составе справочных данных об организации, после ОКПО. Код формы документа, как правило, проставляется во внутренних документах. На бланках писем этот реквизит указывается по необходимости.

Реквизит 08 Наиме н ование организации - один из наиболее важных и обязательных в бланке документов любой организации, является обозначением автора документа.

Авторами могут быть учреждения или отдельные лица. Авторами служебных (официальных) документов являются учреждения, организации, предприятия.

Подписывающие служебные документы должностные лица выступают не в качестве самостоятельных авторов, а лишь представителями учреждений, организаций, предприятий. Поэтому не следует смешивать лиц, подписавших документ, с авторами документов. Письмо в министерство подписал директор завода, но автором письма является завод. Авторы могут быть индивидуальными и коллективными.

Индивидуальным автором выступает:

· организация (юридическое лицо),

· структурное подразделение организации,

· должностное или физическое лицо, создавшее документ.

 

В соответствии со стандартом наименование организации на бланке дается в двух вариантах: полное официальное наименование и сокращенное в виде аббревиатуры, если оно также официально закреплено.

Наименование организации указывается на бланке, как правило, без кавычек, за исключением случаев, когда наименование является именем собственным: АОЗТ «Русский дом».

Этот реквизит может включать в свой состав следующие элементы:

· сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей инстанции (министерства, ведомства, консорциума и т.п.), если она имеется;

· указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное унитарное предприятие и т.д.);

· собственное индивидуальное наименование организации (предприятия, фирмы, комиссии и т.д.);

· наименование филиала, представительства, территориального отделения, структурного подразделения, должностного лица (если они являются авторами документа).

 

Все наименования указываются в именительном падеже (точка в конце наименования не ставится). Не принято отделять чертой отдельные элементы реквизита «Наименование организации» друг от друга и от последующих реквизитов – справочных данных, даты и пр.

Допустимо использование полужирного шрифта для выделения одного из элементов реквизита, указывающего непосредственно на автора документа. Реквизит допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. В наименовании вышестоящей организации используется более мелкий шрифт, чем в наименовании организации или структурного подразделения – автора документа. Размер шрифта выбирают в зависимости от «длины» (т.е. количества знаков в наименовании организации-автора).

1)Наименование вышестоящей инстанции (полное или сокращенное) указывается лишь в бланках тех предприятий и организаций, которые имеют прямое или административное подчинение. Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывают не более трех степеней подведомственности. Если имеется двойное подчинение - министерству и местным органам власти, то предпочтение отдается наименованию местных органов. Эту часть реквизита печатают более мелким шрифтом по сравнению с наименованием непосредственно автора документа.

 

Российская Федерация Министерство науки, высшей школы и технической документации   САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МОРСКОЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Министерство финансов Российской Федерации   УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА ПО САНКТ-ПЕТЕРБУРГУ

 

В бланках коммерческих организаций наименованием вышестоящей организации является наименование консорциума или промышленно-финансовой группы, в систему которой входит данная организация.

 

ХОЛДИНГОВАЯ КОМПАНИЯ «ЦЕНТР»

Общество с ограниченной ответственностью «РУСБАРТЕР»

 

2)Индивидуальное наименование организации – автора документа предполагает представление её в двух вариантах: полном, а под ним - в сокращенном (в скобках), если это сокращенное наименование закреплено в учредительных документах.

Для внутренних документов достаточно указать наименование организации без уточнения ее подведомственности.

 

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Минтруд России)

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ   Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

 

Организации, осуществляющие внешнеэкономические связи, для переписки с зарубежными корреспондентами могут использовать либо обычный бланк письма на русском языке, либо специальный бланк на двух языках - русском и одном из иностранных, если наименование на иностранном языке закреплено в учредительных документах. Такие бланки недопустимо использовать для ведения переписки внутри страны.

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатается на двух языках - русском и национальном. Наименование на национальном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в Уставе (Положении об организации).

Наименование организации, воспроизведенное на национальном или иностранном языке, помещается ниже наименования на русском языке, либо на одном уровне с ним с правой стороны.

Республика Карелия Администрация г. Петрозаводска __________ Karjalan Tasavalta Karajalan Tasavallan Petroskoin kaupunginhallitus

 

__________________________________________________________________

 

ПАО «Торговый Дом Бородино» Санкт-Петербурга

SAINT-PETERBURG JSC «Trade House BORODINO»

 

3)Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения проставляют в том случае, если оно является непосредственным автором документа, и располагают ниже наименования организации.

МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА РОССИИ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА Отдел приема и обустройства вынужденных мигрантов

Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию. Должностное лицо – лицо, осуществляющее постоянно или временно функции представителя власти, а также занимающее постоянно или временно в учреждениях, организациях, на предприятиях должности, связанные с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей, либо выполняющее такие обязанности в указанных учреждениях, организациях и на предприятиях по специальному полномочию. Эта часть реквизита помещается после наименования организации.