Министерство труда и социального развития

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(Минтруд России)

 

ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА

_____________________________________________________________________________

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги. В этом случае наименование организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне.

09. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес (улица, номер дома, город, индекс - все элементы разделены запятой, в конце строки знак препинания не ставится); номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации, которые не являются обязательными, но облегчают установление обратной связи, - телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телекса, адрес электронной почты и т.п.

Группы цифр в номерах телефонов, факсов разделяются тире (дефисом): 345–21–40.

Номер счета в банке в этом реквизите также не является обязательным, по усмотрению организации он может быть включен в состав справочных данных или указываться в тексте документа. При этом в соответствии с правилами, установленными Банком России, указывается наименование кредитной организации; номер расчетного счета; банковский идентификационный код (БИК); корреспондентский счет (корсчет - КС); номер участника расчетов по межфилиальным оборотам (МФО).

Одним из элементов данного реквизита могут быть также сведения о лицензиях, патентах и др.

ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит подробного описания требований к элементам реквизита «Справочные данные об организации». Об оформлении почтового адреса в этом реквизите можно получить представление из образцов бланков, приведенных в приложении к стандарту.

Почтовый адрес должен указываться в следующей последовательности:

· наименование адресата (для граждан - фамилия, имя, отчество),

· название улицы, номер дома, номер квартиры,

· название населенного пункта (города, поселка и т.п.),

· название района,

· название республики, края, области, автономного округа (области),

· название страны (для международных отправлений),

· почтовый индекс (условной цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

Этот порядок действует во всех случаях обозначения адреса в документах (не только в реквизите «Справочные данные об организации», но и в реквизите «Адресат».

При оформлении элементов почтового адреса используются общепринятые условные сокращения: п/я (почтовый ящик), наб. (набережная), ул. (улица), пр. (проспект), пл. (площадь), корп. (корпус), кв. (квартира), р-н (район), обл. (область) и т.п.

 

Министерство науки, высшей школы и технической политики Российской Федерации   КОМИТЕТ ПО ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ   Ул. Люсиновская, д.25 Москва, М-230, 113833 Телетайп: 41-72-78 Тел./факс (095) 237-97-63 E-mail: mail@kom.ru ОКПО ОГРН ИНН/КПП

Комитет по труду и занятости населения Ленинградской области   Трамвайный пр., 12, корп. 2, Санкт-Петербург, 198207 Для телеграмм: Санкт-Петербург, 198207 Тел.: 153-75-77, факс: 153-70-40 Расчетные счета №№ 031132431, 000698401 РКЦ Главное управление ЦБ РФ по Ленинградской области, МФО 044106001 ОКПО ОКУД ОГРН ИНН/КПП

В качестве почтового адреса допускается размещать номер абонентского ящика.

Реквизит 10. Наименование вида документа имеют все документы, кроме писем и факсов. Для многих видов документов изготавливаются специальные бланки, на которых размещается этот реквизит.

Наименование вида документа проставляется ниже реквизита «Наименование организации» и её юридического адреса от границы левого поля при угловом расположении реквизитов или выравнивается по центру листа при продольном расположении реквизитов. Наименование вида документа является одним из важнейших реквизитов, поэтому в бланках документов он печатается прописными буквами и может быть выделен полужирным шрифтом (№ 14 или №16).

В документах, изготавливаемых на общем бланке или на чистых листах бумаги, наименование вида документа печатается на пишущей машинке прописными (заглавными) буквами. В разрядку пишется наименование только одного вида документа - А К Т.

 

Российская Федерация Республика Карелия   Председатель Правительства Республики Карелия   ПОСТАНОВЛЕНИЕ

или

ПРАВИТЕЛЬСТВО ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЕ КАПИТАЛЬНОГО СТРОИТЕЛЬСТВА ПРИКАЗ

 

Наиболее распространенной ошибкой является изменение порядка следования реквизитов 08 и 10, т.е. когда наименование вида документа предшествует наименованию организации.

Неправильно оформленным нужно признать документ, в котором указание на автора - должностное лицо - использовано в форме родительного падежа. Примеры неправильно оформленных документов:

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ   Главы окружной администрации г. Каменногорска

Главы администрации Чудовского района Новгородской области   РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

Реквизит 11. Дата - обязательный реквизит, наделяющий документ юридической силой. Дата подписания письма является одновременно и датой его отправления.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим документ. Проставить дату подписания документа может также работник службы делопроизводства при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование его осуществляется в день подписания. Поскольку проставление конкретной даты оформляется, как правило, рукописным способом, то необходимо, чтобы запись была сделана разборчиво, четко.

Дата может быть оформлена двумя способами: цифровым и словесно-цифровым. При цифровом обозначении используются арабские цифры, расположенные в одной строке в следующей последовательности: день месяца (число), порядковый номер месяца, год. День месяца и порядковый номер месяца оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами. Группы цифр, обозначающие число, месяц и год, разделяются точкой. В конце даты точка и сокращенное или полное обозначение слова «год» не ставится. Например, дату 7 января 2017 г. следует оформить так: 07.01.2017. Замена арабских цифр при обозначении месяца римскими цифрами недопустима.

При словесно-цифровом способе оформления даты используются: цифровое обозначение числа, словесное обозначение месяца, цифровое (4 знака) обозначение года и слово год или его сокращение - г. Кавычки не ставятся: 07 января 2017 г.

Обычно дата письма оформляется цифровым способом и указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизитов «Справочные данные об организации», ОГРН, ИНН/КПП от границы левого поля, без кавычек и без предлога от.

Место для проставления даты документа обозначено, как правило, в бланке документа. Дата всегда предшествует регистрационному номеру документа.

 

ул. Пушкарская, д. 18, оф. 18

Санкт-Петербкрг, 1960790

тел/факс 234-30-29, 234-22-50

E-mail: TRILONI @vesso/spb/ru/

ОКПО ОКУД

ОГРН ИНН/КПП

 

05 августа 2017 г. № 62_

12. Регистрационный номер документа - это условное, как правило, цифровое обозначение, под которым документ вводят в информационно-поисковую систему организации. Регистрация служебных документов облегчает последующую работу с ними.

Регистрационный номер проставляется от руки или машинописным способом справа от даты регистрации документа. При рукописном способе проставления регистрационного номера необходимо, чтобы все цифры были хорошо читаемы.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкциях по делопроизводству и номенклатуре дел каждой организации.

Некоторые виды документов (распоряжения, приказы, протоколы, акты, справки и т.п..) имеют порядковый номер, проставляемый в течение календарного года (с января по декабрь) с возрастающей последовательностью. При этом приказы по общей (основной) деятельности, по личному составу и по кадрам имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы.

В учебных заведениях внутренним документам присваивают порядковый номер в течение учебного года.

По усмотрению организации порядковый (цифровой) номер может дополняться буквами или информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Например: № 15 - р (распоряжение), №12 - л/с (приказ по личному составу), №40 - к (приказ по кадрам).

В служебных письмах номер документа содержит большую информацию и обозначается группой цифр, разделенных косой чертой или дефисом. При этом регистрационный номер самого документа указывается последними цифрами, например: № 04-16/68, где 04 - индекс структурного подразделения; 16 - номер дела по номенклатуре дел; 68 - порядковый номер отправляемого письма.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую линию в порядке указания авторов на документе (слева направо), например: 606/209/453.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех письмах, которые являются ответными. Сведения о регистрационном номере и дате переносятся с поступившего документа и в текст ответного письма не включаются.

На бланках для служебных писем этот реквизит располагается на второй строке под обозначением даты и регистрационного номера исходящего документа. В бланке обычно печатают На № (затем проставляется цифровое обозначение номера входящего документа) и предлог от (после которого указывается дата). Например: На № 3-11/813 от 11.08.2016.

14. Место составления или издания документа используется только в том случае, когда затруднено его определение по реквизиту «Наименование организации». Место составления документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Расположение этого реквизита зависит от способа расположения дотекстовых реквизитов и вида документа. На общем бланке с продольным расположением реквизитов в распорядительных документах место издания указывается посередине листа на нижней строке после даты и регистрационного номера документа.

Перед названием населенного пункта проставляется сокращенное обозначение его видового наименования: г. - город, с. - село и т.д. Для населенных пунктов ниже областного или районного центров дополнительно указывается название района и области, на территории которых они находятся. Например: г. Магнитогорск Челябинской обл.; с. Ивановка Мытищинского р-на Московской обл.

15. Адресат - обязательный реквизит служебных писем, направляемых в другие организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам. На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в том случае, когда документ предназначен для передачи руководству, например, на заявлениях, докладной и объяснительной записках.

Реквизит «Адресат» печатается в правом верхнем углу документа. В бланке с угловым расположением заголовочных реквизитов адресат находится на одном уровне с наименованием организации - автора документа на расстоянии 40 печатных знаков от границы левого поля.

Реквизит состоит из набора элементов. В пределах каждого элемента адресата текст печатается через один межстрочный интервал, а составные части адресата - через 1,5 - 2 межстрочных интервала.

Каждая составная часть реквизита (наименование организации; наименование структурного подразделения; должность; инициалы и фамилия должностного лица; почтовый адрес) начинается с новой строки. Перенос частей слова на другую строку не рекомендуется. Строка не должна заканчиваться предлогом или союзом. В конце строки точка не ставится. Элементы адресата располагают, как правило, один под другим от одной вертикальной линии.

 

Минюст России

Управление систематизации

законодательства

 

Допускается центрировать каждую строку по отношению к самой длинной строке реквизита.

Комитет по благоустройству и дорожному хозяйству   ул. Караванная, д. 9 Санкт-Петербург, 191011

Состав элементов реквизита и их оформление зависит от того, кому направлен документ.

1) При адресовании документа конкретному должностному лицу, кроме руководителей предприятия или их заместителей, элементы адресата располагаются в следующей последовательности:

· наименование предприятия-получателя в именительном падеже;

· наименование должности в дательном падеже;

· инициалы и фамилия должностного лица в дательном падеже.

 

Перед фамилией должностного лица, которому направляется документ, при необходимости допускается указывать его ученую степень, звания. Сокращения типа т. (тов.), гр., г-ну, г-же при оформлении реквизита «Адресат» использовать не рекомендуется.

Наименование должности пишется полностью, без сокращений. Инициалы указываются перед фамилией.

При названии организации не рекомендуется использовать сокращения, условные символы или какие-либо знаки вместо полного их наименования (кроме общепринятых, например: АО, ПАО, УВД, Ленгазтеплострой, НИИ, ООО, ТОО и др.).

 

ПАО «Русские самоцветы»

Начальнику отдела делопроизводства

 

М.И. Косареву

 

2) Если документ адресуется руководителям предприятий или их заместителям, то наименование предприятий включаются в наименование их должностей в дательном падеже.

Директору концерна АО «Русь»

М.Б. Антонову

или

Первому заместителю директора

муниципального предприятия

пансионата «Сосновая поляна»

Д.В. Васильеву

3) Если документ адресуется на имя организации или структурного подразделения, то эти наименования ставятся в именительном падеже.

 

Правительство Ленинградской области

Отдел обращений и заявлений граждан

 

или

Завод «Арсенал»

Отдел снабжения и сбыта

 

Почтовый адрес (при необходимости) указывают ниже наименования организации.

 

Законодательное собрание Санкт-Петербурга   Исаакиевская пл., 6 Санкт-Петербург, 190107

 

Комитет по благоустройству и дорожному хозяйству   ул. Караванная, д. 9 Санкт-Петербург, 191011

 

4) Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их названия указываются обобщенно в форме множественного числа: названия организаций - в именительном падеже, а наименование должностей - в дательном падеже.

 

Администрации районов

Ленинградской области

или

 

Директорам школ г. Вологды

 

5) Если документ направляется в несколько разнородных организаций или направляется нескольким лицам, то все адресаты указываются в той последовательности, которая признается целесообразной. В случае, когда документ является ответным, первым (основным) адресатом указывают автора инициативного документа, на который дается ответ, а затем указываются другие организации или лица, которым он направляется для сведения. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не указывается.

Министерство

социальной защиты населения

 

Исполком «Союза чернобыльцев»

 

6) При адресовании служебного письма физическому лицу вначале указывают его фамилию и инициалы, а затем почтовый адрес.

Шаповаловой О.П.

 

Кондратьевский пр., д. 20, кв. 2

Санкт-Петербург, 195197

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Они указываются в документе (один под другим), через два интервала. При б О льшем количестве адресатов составляют список рассылки, а на каждом документе указывают только один адресат.

Почтовый адрес не проставляют на письмах, адресованных в правительственные организации или постоянным корреспондентам.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При оформлении реквизита используются общепринятые условные сокращения элементов почтового адреса, например: п/я (почтовый ящик), наб. (набережная), пл. (площадь) и т.п.

 

16. Гриф утверждения является особым способом введения документа в действие, когда одной только подписи для придания ему юридической силы недостаточно. В инструкции по делопроизводству организации содержится перечень документов, подлежащих утверждению. В числе таких документов указывают: акты (проверок, ревизий, передачи дел и т. п.), расписания (штатное, учебное), договоры, инструкции, отчеты, планы, положения, сметы, номенклатуру дел, некоторые разновидности протоколов и т.п.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Утверждение документа производится после его подписания, санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг организаций.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа.

Устанавливаются два способа утверждения документов, имеющие одинаковую юридическую силу:

1) утверждение документа должностным лицом, к компетенции которого относится содержание документа,

2) утверждение документа правовым актом (постановлением, приказом, протоколом).

 

1) При утверждении документа должностным лицом гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ; наименования должности лица (с прописной буквы), утверждающего документ; его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

УТВЕРЖДАЮ Директор ТОО «Квант» Личная подпись Р.В. Якушин 18. 07. 2017

 

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном горизонтальном уровне, в пределах зоны, отведенной для размещения реквизита «Наименование организации». В этом случае рекомендуется оформлять их не на бланке, а на чистых листах бумаги.

В грифе утверждения документа должны указываться наименование должности и расшифровка подписи лица, фактически утвердившего документ. Внесение изменений в сведения о лице, фактически утвердившем документ, в заранее оформленный гриф утверждения производится так же, как и в реквизите «Подпись».

2) При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже (со строчной буквы), его даты и номера. Слово, производное от глагола «утверждать», согласуется в роде и числе с наименованием утверждаемого документа, например: УТВЕРЖДЕН (акт, устав, регламент), УТВЕРЖДЕНА (инструкция), УТВЕРЖДЕНО (положение, штатное расписание, соглашение), УТВЕРЖДЕНЫ (правила).

 

УТВЕРЖДЕН

 

решением общего собрания

акционеров от 15.08.2017 № 15

 

Возможно центрирование элементов грифа относительно самой длинной строки:

УТВЕРЖДЕНО   приказом директора от 01.08.2016 № 26

 

 

Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) печатается прописными буквами, без кавычек, без подчеркивания и без двоеточия после слова. Дата в грифе утверждения проставляется цифровым способом. Если документ утверждается должностным лицом, то перед датой предлог от не ставится. При утверждении документа другим документом перед датой необходим предлог от.

17. Резолюция - реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указания по исполнению данного документа. В состав реквизита должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции и дата резолюции.

 

Васильевой Е. В.

Прошу рассмотреть

и дать свои предложения

к 20.02.2017

Личная подпись

05.02.2017

 

Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

Резолюция проставляется обычно от руки в правой верхней части листа (или на свободном от текста месте) на первом листе подлинника входящего документа. Резолюция может быть оформлена на специальном листе формата А6.

Все части резолюции оформляются в соответствии с определенными требованиями:

1) Входящий документ должен направляться тому лицу, которое непосредственно участвует в его исполнении; нежелательно переадресование документа от одного лица другому.

2) В резолюции руководитель может выразить свое решение по затронутым вопросам. Например:

Решите вопрос положительно

или

Согласен. Для исполнения

 

3) Поручение должно быть конкретным, выполнимым. Недопустимы формулировки заданий типа: Прошу рассмотреть, Для решения, На рассмотрение и т.д. Такие резолюции свидетельствуют о том, что руководитель не решает вопроса по существу, а лишь знакомится с содержащейся в документе информацией и переадресовывает её решение. Иными словами, руководитель высшего ранга расходует часть рабочего времени на делопроизводственную операцию - размётку документов. Чаще всего причиной формального характера резолюции является перегрузка руководителей высшего ранга входящей документацией, которая не «фильтруется» до поступления к руководителю.

4) В резолюции должен быть указан конкретный срок исполнения.

 

Разработать концепцию

и лично доложить мне 13.02.2017

 

или

Подготовьте ответ о невозможности удовлетворения просьбы из-за отсутствия ресурсов.

Срок исполнения - 16.03.2017

 

5) Поскольку резолюция исполняется рукописным способом, большую роль играет почерк, т.е. разборчивое письмо. Резолюция должна восприниматься с первого прочтения, а не «расшифровываться».

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения.

19. Отметка о контроле проставляется на тех документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметку о контроле располагают в правом верхнем углу бланка. Отметку проставляют от руки цветным карандашом или фломастером (буква К) или соответствующим штампом (слово Контроль). Срок исполнения документа может быть указан в резолюции руководителя или в самом документе. Если такого указания нет, то срок контрольного документа определяется нормативно-правовым актом.