Зберігання особових справ, контрольні картки справи

Доступ до особових справ повинне бути обмеженим. Вони перебувають на особливому зберіганні нарівні з секретними документами.

Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, на крайній випадок, у спеціально для цього пристосованих залізних шафах, що замикаються.

Відповідальність за зберігання особових справ несе начальник відділу кадрів, референт з персоналу або секретар.

Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу більше, ніж на один день, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.

Щоб запобігти втраті особової справи, у ній необхідно тримати контрольну картку, яку рекомендується вести за наведеною у додатку __ формою. Контрольна картка залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення. Особова справа повертається на своє місце.

У разі відправлення особової справи поштою вказується дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи.

Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується.

Зберігається особова справа в архіві як самостійна одиниця зберігання. В разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства на підприємство однієї системи.

3. Складання опису документів особової справи. Вилучення документів

«Опис документів» (додаток 1) заповнюється при первинному оформленні особової справи. Наступні записи до нього вносяться в разі залучення до особової справи додаткових документів.

 

ОПИС

документів особової справи

 

 

Справа N __________

_____________________________________________

(прізвище, ім'я, по батькові)

 

——————————————————————————————————————————————————————————————————

N | Найменування документів | Кількість | Примітки

| | аркушів |

———+——————————————————————————+———————————+———————————————————————

———+——————————————————————————+———————————+———————————————————————

———+——————————————————————————+———————————+———————————————————————

 

Кожен документ, який включається до особової справи, в «Описі документів» записується окремо, при цьому його назва має відповідати назві, присвоєній цьому документу при його складанні. У графі «Найменування документів», крім власне найменування, проставляється номер і дата, а також дата внесення до особової справи.

Графи «Кількість аркушів», «Дата вилучення документів», «Ким вилучено документ та з якої причини» заповнюються відповідно до їх найменування.

Кожен документ особової справи заноситься в опис окремо. Опис складається і підписується працівником, який веде кадрову документацію, з зазначенням дати формування особової справи. Початковою датою особової справи є дата заяви про прийом на роботу, а кінцевою - дата звільнення.

• Одним з неодмінних атрибутів особової справи працівника є внутрішній опис документів справи.

• Складіть внутрішню опис документів - це перший документ, який вкладається в справу. Оскільки особиста справа формується в хронологічному порядку, аналогічним чином складається і опис. Таким чином, спочатку в опис вноситься весь перелік документів, оформлених і отриманих від співробітника при прийомі на роботу. Надалі, при надходженні нової документації, документи підшивають у справу і вносите в опис в хронологічному порядку.

• При веденні особової справи співробітника кожному підшитих документів привласнюйте порядковий номер. Окремою нумерацією Маркіруйте сторінки. Крім того, залежно від категорії документа, йому привласнюйте особливий індекс.

• При внесенні даних у внутрішню опис документів особової справи вказуйте відомості про порядковий номер і індексі кожного документа, повна назва документа та кількість аркушів у справі, яку цей документ займає. Листи, на яких ведеться опис, нумеруйте окремо від загального масиву справи. Внутрішню опис завірте власним підписом та її розшифровкою із зазначенням на посаду. Коректне заповнення внутрішнього опису дозволяє систематизувати особисті справи співробітників і зробити доступ до відомостей про працівника зручним і оперативним.

Кожній особовій справі надається порядковий номер, що відповідає номеру у штатно-посадовій книзі. Особові справи можуть бути систематизовані в алфавітному порядку або за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису.

Особові справи зберігаються так само, як і секретні документи, і видаються для службового користування лише посадовим особам, коло яких визначається керівником підприємства, під розписку у спеціальному журналі або контрольній картці.

Не дозволяється виносити особову справу з приміщення кадрової служби та затримувати її повернення понад добу. У разі використання особової справи категорично забороняється робити будь-які виправлення записів у ній або вносити до неї нові, вилучати з особової справи документи. Коли потрібно вилучити документ з особової справи, інспектор з кадрів робить в описі відповідну позначку: ким вилучено документ і з якої причини. Забороняється вилучати документ з особової справи для знищення. У ході підготовки справи до передачі в архів в описі робиться запис цифрами та словами про кількість аркушів, ставиться підпис відповідальної особи із зазначенням займаної нею посади та вказується дата передачі в архів.

Опис документів особової справи містить їх порядкові номери, індекси, найменування, кількість аркушів. Всі документи, що надходять після оформлення особової справи, вносяться в опис додатково.

Кожному документові опису присвоюється назва згідно із записом, наданим йому при складанні. Запис проводиться так, щоб унеможливити підміну документів. Обов'язково ставиться дата занесення документа до особової справи.

Наприклад: Копія диплома МА №21314, виданого 12.01.2012 20.12.2013року

Відповідно заповнюють графи "Кількість аркушів", "Дата вилучення", "Ким вилучений документ та з якої причини".

Коли потрібно вилучити документ з особової справи, інспектор з кадрів робить в описі відповідну позначку: ким вилучено документ і з якої причини. Забороняється вилучати документ з особової справи для знищення. У ході підготовки справи до передачі в архів в описі робиться запис цифрами та словами про кількість аркушів, ставиться підпис відповідальної особи із зазначенням займаної нею посади та вказується дата передачі в архів.