2017-12-14
351
Концепція підсистеми
Підсистема обліку кадрів і розрахунку заробітної плати вирішує наступні завдання:
Ø облік руху кадрів по кожній організації;
Ø нарахування заробітної плати;
Ø обчислення регламентованих законодавством податків і внесків, оподатковуваною базою яких служить заробітна плата працівників організацій, і формування відповідних звітів (по ПДФО, внескам до фондів соціального страхування).
Кадровий облік дозволяє оформляти документи (накази про прийом на роботу, про переклад, про звільнення) і формувати звітність (особисті картки працівників, звіти по складу працівників організації). Можливий облік працівників по основному місцю роботи і за сумісництвом, при цьому внутрішнє сумісництво підтримується опционально (тобто підтримку можна відключити, якщо на підприємстві це не прийнято).
Конфігурація дозволяє користувачеві вести необмежений список видів нарахувань, а також коректувати список нарахувань, що входять в оподатковувану базу для внесків до фондів соціального страхування. При виконанні розрахунків податків і внесків враховується наявність на підприємстві співробітників інвалідів і податкових нерезидентів.
Виплату зарплати можна проводити як наявними грошовими коштами, так і шляхом перерахування лати на карткові рахунки працівників. Виплату зарплати наявними грошовими коштами можна оформляти за допомогою загальної платіжної відомості, або автоматично сформувавши пачку витратних касових ордерів по працівниках. Також, суми заробітної плати можуть депонувати. При виплаті заробітної плати є можливість автоматично сформувати пакет документів для перерахування до бюджету обов'язкових податків і внесків.
Дана підсистема є спеціалізованою, тобто при проведенні поточних документів підсистеми бухгалтерські і податкові проводки не формуються. Для виконання цієї функції в підсистемі передбачений спеціальний механізм. Віддзеркалення нарахованої зарплати, а також сум податків і внесків в бухгалтерському і податковому обліку, власне формування проводок, проводиться спеціальним документом після закінчення і перевірки всіх розрахунків. Для коректного обліку розрахунків по заробітній платі не рекомендується вносити дані за допомогою ручних операцій.
У підсистемі передбачено автоматичне заповнення регламентованих звітів по фізичних особах і до фондів, а також деякій статистичній звітності. Підтримується заповнення наступних звітів:
Ø Форма N91ДФ;
Ø Звіт у ФСС від нещасних випадків;
Ø Звіт до Пенсійного фонду (місячна форма);
Ø Звіт у ФСС на випадок тимчасової втрати працездатності;
Ø Звіт у ФСС на випадок безробіття;
Ø Звіт по праці.
Принципи і механізми реалізації
Функції підсистеми можна умовно розділити на дві частини:
· Кадровий облік;
· Розрахунок заробітної плати.
У конфігурації ведення кадрового обліку є невід'ємною частиною розрахунку заробітної плати, як кадрові документи дозволяють ввести всю первинну інформацію, необхідну для подальшого розрахунку заробітної плати.
Інформація, необхідна для розрахунку заробітної плати і її віддзеркалення в обліку, зберігається в різних арах відомостей, але це не ускладнює роботу користувача, оскільки підсистема оперує мінімальним набором документів, а заповнення табличних частин документів проводиться за допомогою механізмів автозаповнення.
Облік відпрацьованого часу в конфігурації реалізований методом прямої вказівки кількості відпрацьованого співробітником часу, проте спеціального документа для цього не оформляється. Також не передбачені графіки робіт для вказівки норми робочого часу. Вся необхідна інформація указується користувачем у момент нарахування заробітної плати.
Підсистема дозволяє автоматично розраховувати тільки наступні види нарахувань працівникам:
· по окладу (тарифу) залежно від відпрацьованого часу;
· індексацію заробітку.
Проте, користувач має можливість додавати необмежену кількість видів нарахувань і утримань. Спосіб розрахунку для створюваних користувачем видів розрахунку встановлюється «фіксованою сумою», що означає введення суми нарахування (утримання) уручну безпосередньо при розрахунку зарплати.
Суми податків і внесків до фондів розраховуються автоматично. При цьому у користувача є можливість змінювати як ставки податків і внесків, так і базу для їх розрахунку. Тобто коректувати список видів розрахунку, що входять в базу для розрахунку внесків.
У конфігурацію також включена можливість ведення ручного обліку доходів працівників, ПДФО і внесків до фондів для цілей підготовки звітності. Тобто передбачена можливість внесення до документа «Нарахування зарплати працівникам організацій» уручну суми доходів і суми нарахованих і утриманий внесків і ПДФО. Далі по результатах проведення цього документа можна отримати всю регламентовану звітність як по ПДФО, так і по внесках до фондів соціального страхування.
Результати розрахунку зарплати зберігаються в залишкових регістрах накопичення:
• «Взаєморозрахунки з працівниками організацій»;
• «Взаєморозрахунки по ПДФО»;
• «Взаєморозрахунки по Внесках до фондів»;
• «ФОТ для звіту по праці».
12.4.Документи по облікузаробітної плати.
У всіх регістрах передбачені вимірювання «Фізліцо» і «Організація», що дозволяє вести персоніфікований облік нарахувань і сплат до бюджету податків і внесків.
У регістрі накопичення «Взаєморозрахунки з працівниками організацій» ведеться облік:
· по ресурсу «Сума взаєморозрахунків» - сум розрахунків з працівниками по заробітній платі, тобто нарахувань і утримань працівників, а також виплат ним заробітної плати. Рухами вигляду «Прихід» відбивається нарахування заробітної плати, а рухами вигляду «Витрата» відбиваються утримання і виплата заробітної плати. Рухи формуються документами:
Ø «Нарахування зарплати працівникам організації»;
Ø платіжними документами;
«Видатковий касовий ордер»;
«Платіжне доручення вихідне»;
«Платіжний ордер: списання ГК»;
· по ресурсу «Сума нарахувань» - сум нарахувань і їх погашення за фактом виплати для формування регламентованої звітності. Рухи вигляду «Прихід» формуються документом «Нарахування зарплати працівникам організації», а виду руху вигляду «Витрата» формуються при підготовці до процесу формування звітності документом «Підтвердження сплати податків по зарплаті».
У регістрах накопичення «Взаєморозрахунки по Внесках до фондів» і «Взаєморозрахунки по НДФЛ» ведеться облік доходів працівників і нарахувань на ці доходи податків і внесків, а також облік їх сплати до бюджету. Рухами вигляду «Прихід» відбиваються нарахування (утримання із зарплати працівників) податків і внесків, а рухами вигляду «Витрата» відбиваються їх сплата до бюджету. Рухи формуються документами:
• «Нарахування зарплати працівникам організації»
• «Платіжне доручення вихідне»
• «Підтвердження сплати податків по зарплаті»
а для ПДФО документом «Віддзеркалення взаєморозрахунків з контрагентами в 1ДФ».
Регістр накопичення «ФОТ для звіту по праці» є оборотним, в нім, при нарахуванні заробітної плати документом «Нарахування зарплати працівникам організації», фіксується інформація, необхідна для формування регламентованої статистичної звітності по праці.
Для цілей формуванням регламентованої звітності в конфігурації ведеться облік фактів перерахування внесків до фондів соціального страхування і ПДФО в розрізі працівників:
• така інформація по внесках до фондів (регістр накопичення «Взаєморозрахунки по Внесках до фондів») потрібна для персоніфікованої звітності;
• структура регістра «Взаєморозрахунки по ПДФО» відповідає вимогам регламентованої форми «Розрахункова відомість формою № 1ДФ». Облік доходів працівників ведеться в нім в розрізі код доходу, ставок оподаткування, місяців податкового періоду і дат нарахування доходів. Окрім доходів і ПДФОпрацівників, в цьому регістрі ведеться облік доходів, оподатковуваних контрагентів ПДФО (фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності). Для цього використовується документ «Віддзеркалення взаєморозрахунків з контрагентами в 1-ДФ», і він же фіксує факт сплати податку контрагента. Документ розглянутий в розділі, що описує облік взаєморозрахунків з контрагентами.
Облік перерахування ПДФО в розрізі працівників організацій реалізований за допомогою спеціального механізму на базі регістра накопичення «Взаєморозрахунки по ПДФО»:
• перед формуванням звітності створюється документ «Підтвердження сплати податків по зарплаті», він сторнує непідтверджену суму («Сторно», рухи в «мінус» з порожнім вимірюванням «Фізліцо») і розподіляє її по працівниках (рухи в «мінус» із заповненим вимірюванням «Фізліцо»);
• крім того, існує спрощений облік перерахування ПДФО, який настроюється у формі облікової політики по персоналу. При установці прапора «При нарахуванні ПДФО приймати обчислений податок до обліку як утриманий» мається на увазі, що нарахований ПДФО або внесок завжди рівний сплаченому до бюджету. Такий підхід спрощує формування звітності на підприємствах, де заробітна плата виплачується регулярно і без затримок.
12.3.Нормативно-довідкова підсистема. Всю інформацію, необхідну для ведення кадрового обліку і розрахунку заробітної плати, можна розділити на такі групи:
• інформація про структуру підприємства;
• інформація про працівників:
Ø про інформація, про фізичних осіб, тобто інформація загального характеру, не пов'язана з виконанням конкретних посадових обов'язків;
Ø про інформацію про працівників, пов'язана з виконанням посадових обов'язків:
• місце роботи, посада, табельний номер;
• умови оплати праці;
• дані про оподаткування доходу працівника;
• інформація про нарахування і утримання;
• регламентована нормативно-довідкова інформація:
- ставки податків і правила розрахунку податків;
- законодавчо визначувані параметри (мінімальна зарплата, індекс інфляції і ін.);
•інформація, необхідна для віддзеркалення результатів розрахунку заробітної плати в обліку.
