Сутність комунікацій та їх інформаційне забезпечення

Тема 11: Інформація і комунікації у менеджменту

11.1. Сутність комунікацій та їх інформаційне забезпечення.

11.2. Комунікаційний процес.

11.3. Комунікації ділових партнерів.

Сутність комунікацій та їх інформаційне забезпечення

В управлінській діяльності комунікативні навики та риторичні здібності відіграють важливу роль. Адже саме від того, наскільки менеджеру вдасться налагодити взаємодію з підлеглими та колегами, переконати у необхідності виконання прийнятих управлінських рішень залежить ефективність діяльності організації загалом чи її окремих структурних одиниць.

Сутність комунікацій становлять взаємозв’язки між працівниками, підрозділами, організаціями тощо. Вони супроводжують усі процеси, що відбуваються в організації.

Комунікації – обмін інформацією, її змістом між двома і більше особами (працівниками).

Місце комунікацій у процесі менеджменту показано на рис 1.1.

Види комунікацій. Існує два види комунікацій.

1. Між організацією і зовнішнім середовищем. Наприклад, обмін інформацією підприємства зі споживачами відбувається через рекламу, з державою – через звіти, з політичною системою – шляхом створення лобі в парламенті. Під дією зовнішнього оточення проводяться наради, обговорення, телефонні переговори, готуються службові записки, відеострічки, звіти та ін.

2. Між рівнями, підрозділами та працівниками організації.

Комунікації можуть здійснюватись:

- від вищих рівнів управління до нижчих, тобто «зверху до низу». Наприклад, начальник інформує підлеглих про поточні завдання, зміну технології роботи, нові пріоритети та ін.;

- між різними підрозділами (відділами, цехами тощо);

- від ніжчих рівнів до вищих. Найчастіше так надходить інформація про недоліки, порушення, страйкову ситуацію тощо;

- між окремими працівниками;

- між менеджером (керівником) і його робочою групою (апаратом).

З урахуванням характеру передавання інформації комунікації поділяють на формальні (офіційні), які створені керівництвом організації, та неформальні, сформовані на засадах міжособисних стосунків в організації.

Інформація. Основою комунікацій є інформація.

Інформація – сукупність повідомлень, які відображають конкретний аспект явища, події, виробничо-господарської діяльності.

Вона може надходити за централізованою, децентралізованою та змішаною схемами. Інформацію класифікують за різними ознаками.

За повнотою охоплення явища:

- повна – всебічно та повною мірою розкриває сутність явища;

- часткова – відображає лише певний аспект явища, не даючи його цілістної характеристики;

- надлишкова – містить дані, що є зайвими і не потрібними для використання у конкретній ситуіції.

Рис 1.1 Місце комунікацій у процесі менеджменту

За періодом дії:

- разова – використовується лише один раз у специфічній сітуації;

- періодична – застосовується та формується систематично, залежно від потреб;

- довгострокова – використовується протягом тривалого терміну.

За змістом:

- планово-економічна – містить дані про заплановані обсяги виробництва, реалізації, ціни тощо;

- фінансова – відображає рух грошових коштів на підприємстві, залучення інвестицій, структуру витрат;

- облікова – містить дані податкового та управлінського обліку щодо діяльності організації;

- бухгалтерська – охоплює дані, що використовуються при здійсненні бухгалтерського обліку;

- технологічна – розкриває зміст технології здійснення основних та супроводжувальних виробничо-господарських операцій;

- довідкова – містить загальнодоступні дані, використання яких полегшує здійснення всіх видів діяльності;

- адміністративна – відображає дані про права, обов’язки, відповідальність, правила та процедури в організації.

За рівнем достовірності:

- достовірна – об’єктивно і правдиво характеризує певне явище;

- недостовірна – має сумнівне походження, суб’єктивне забарвлення та потребує перевірки.

Документація. Носіями інформації є документи, дискети, диски, графіки, перфострічки, перфокарти, магнітні стрічки, плакати, схеми тощо.

Документація – письмове надання інформації про факти, подїі, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності людини, носієм якої вона є.

Документацію класифікують за різними ознаками.

За змістом:

- адміністративна (правила, процедури, інструкції, накази, розпорядження тощо);

- планово-економічна (техніко-економічний план, план збуту, інвестиційний проект та ін.);

- комерційна (договори щодо постачання та збуту, замовлення, оферти, рахунки-фактури тощо);

- фінансова (бюджет, фінансовий план, платіжні відомості та ін);

- зовнішньоекономічна (зовнішньоекономічні договори, вантажно-митна декларація, інвойс тощо);

- бухгалетрська (журнали-ордери, касова внига та ін.);

- обліку кадрів (трудові книжки, штатні розписи, посадові інструкції тощо);

- технологічна (технологічні карти, конструкторські схеми, інструкції з експлуатації техніки та ін.).

За складністю:

- проста – відображає один процес;

- складна – відображає кілька процесів.

За призначенням:

- індивідуальна – призначена для конкретних посадових осіб;

- типова – призначена для широкого кола користувачів.

За місцем у менеджменті:

- службово-інформаційна (службові листи, акті тощо);

- розпорядча (накази, розпорядження, вказівки, інструкції, постанови, протоколи, циркуляри та ін.);

- спеціальна (фінансова, бухгалетрська, технологічна, планова, звітна та ін.).

Діловодство – процес, пов’язаний зі складанням документів, їх обробленням, проходженням, зберіганням тощо.

До основних функцій діловодства належать:

- попередній розгляд і облік документів;

- довідково-інформаційне обслуговування;

- контроль за виконанням;

- удосконалення (раціоналізація) документообігу;

- експедиційне оброблення і транспортування документів.

За ступенем централізації виділяють такі системи діловодства:

- централізована – за такої системи вся документація прямує в єдиний центр організації (наприклад, в канцелярію);

- децентралізована – передбачає надходження документів за призначенням у відділи, підрозділи тощо;

- змішана – поєднує елементи централізованої та децентралізованої системи.

Роботу з документацією здійснюють в організаціях спеціальні служби. До них належать концелярія, архів, бібліотека, довідкове бюро, юридичний відділ, секретаріат, референтура тощо.

Графіки. Часто управління виробничо-господарською діяльністю вимагає застосування графіків та графічних зображень.

Графік – спосіб наочного зображення стану і процесу виробничо-господарської діяльності з допомогою умовних позначень (крапок, ліній, фігур тощо).

Графік поєднує в собі графічний образ (систему накреслень) і легенду (умовні позначення на графіку). Він повинен бути наочним, змістовим, образним, універсальним, зручним у користуванні тощо.

Графічні засоби поділяють на кілька груп.

1. Органіграми – графіки, які характеризують структуру і взаємовідносини явища. До них належать:

- класифікаційні графіки (класифікація підприємств);

- оргсхеми (організаційні структури управління підприємств, цехів);

- оперограми (порядок руху сировини, деталей);

- хронооперограми(порядок руху в часі) тощо.

2. Топограми – графіки, що відображають явища у просторі. Це:

- маршрутні схеми руху предметів праці на робочих місцях;

- планування виробничих дільниць, робочих місць;

- схеми змащування обладнання;

- маршрут руху багатоверстатника тощо.

3. Хронограми – графіки, які характеризують зміну явищ у часі. Передусім це такі графіки: