Зміст і форма аудиторської документації та вимоги до її складання

З метою підготовки аудиторського висновку і отримання надійного інструментарію для аргументації на випадок розбіжностей з суб’єктом аудиторської перевірки аудиторові потрібно зібрані докази на всіх стадіях і етапах аудиторської перевірки оформити в робочій документації, форми і зміст якої визначені в МСА.

Робочої документації - це записи, за допомогою яких аудитор фіксує проведені процедури перевірки, тести, отриману інформацію і відповідні висновки, які здійснюються під час проведення аудиторської перевірки. У робочу документацію включається інформація, яка, на думку аудитора, є важливою для того, щоб правильно виконати аудиторську перевірку, і яка повинна підтвердити висновки та пропозиції в аудиторському висновку. Робоча документація може бути оформлена у вигляді стандартних форм і таблиць на папері, або зафіксована на електронних носіях інформації.

Документальне оформлення аудиторської перевірки складається з двох видів документації – робочої та підсумкової.

Аудитор зобов'язаний вести документацію зі справ, які стосуються прийнятих рішень за результатами проведеної аудиторської перевірки і які, в свою чергу, будуть покладені в основу аудиторського висновку.

Під час планування та проведення аудиту робоча документація допомагає краще здійснювати аудиторську перевірку та контроль над процесом її проведення, в ній реєструються результати аудиторських експертиз, виконаних для підтвердження прийнятих аудитором рішень.

Підсумкова документація складається з аудиторського висновку та документації, яка передається замовникові перевірки.

Робоча документація виконує такі функції:

- обґрунтовує твердження в аудиторському висновку та свідчить про відповідність зроблених процедур аудиту прийнятим нормативам;

- полегшує процес керування, нагляду та контролю за якістю проведення аудиторської перевірки;

- сприяє виробленню методологічного підходу до процесу аудиторської перевірки;

- допомагає аудиторові в роботі.

Робоча документація має містити:

- методику проведеної аудиторської перевірки;

- проведені під час перевірки тести;

- зроблені аудитором висновки та прийняті рішення і пропозиції.

Робочі документи необхідно професійно та грамотно оформляти. Оформлення документів здійснюється так, щоб забезпечити доступність для прочитання і усвідомлення змісту. Конкретні форми робочих документів визначаються аудиторами (аудиторськими фірмами). Оскільки використання стандартних форм робочої документації (наприклад, стандартні бланки і тощо) позитивно впливає на ефективність і якість аудиторської роботи, необхідно впроваджувати в аудиторських фірмах єдині форми ведення робочої документації. Доцільно використовувати в якості робочої документації дані, підготовлені клієнтом. Це прискорює процес оформлення робочої документації. У таких випадках аудиторові необхідно переконатися в тому, що ці дані відповідають дійсному стану справ, і перевірити їх ретельність та правильність. Бажано до початку перевірки попросити клієнта підготувати необхідні матеріали для використання їх якості аудиторської документації.

З огляду на те, що клієнта буде постійно перевіряти аудитор, робочі документи доцільно поділити на:

- постійні, тобто такі, які вміщують інформацію, що стосується насамперед перевірки окремих питань, які повторюються з року в рік (копії статутних та реєстраційних документів тощо);

- поточні, тобто такі, які вміщують інформацію, яка стосується насамперед аудиторської перевірки поточних періодів фінансово-господарської діяльності клієнта (каса, банк, реалізація та ін.).

Під час оформлення робочої документації необхідно дотримуватися таких вимог: на першій сторінці кожного робочого документа вказується назва аудиторської фірми, назва підприємства, період перевірки чи дата перевірки документації клієнта; кожному робочому документу дається назва, наприклад: "Аудит обліку основних засобів", "Аудит порядку проведення інвентаризації..."; для прискорення пошуку необхідної робочої документації кожному документові присвоюється код (шифр). Існує багато різноманітних систем присвоєння індексів, такі як алфавіт, цифри, номери рахунків, різноманітні сполучення цих систем. Сторінки кожного робочого документа в межах однієї назви необхідно пронумеровувати; в кожному робочому документі проставляється прізвище аудитора, який підготував його (або скорочені ініціали), та дату остаточного виконання процедур аудиторської перевірки, відображених у цьому документі.

Робочі документи складаються з:

- інформації про юридичну та організаційну структуру підприємства; необхідних витягів або копій юридичних документів, угод і протоколів; інформації про галузь діяльності підприємства та нормативної документації, яка регулює діяльність підприємства;

- документації про вивчення та оцінку систем обліку та внутрішнього контролю підприємства;

- документації про порядок планування аудиту;

- аналізу важливих показників та тенденцій;

- документації, яка відображає час проведення аудиторських операцій та отриманий результат по кожній з них; списку фахівців, які виконували аудиторські процедури, та часу їх роботи;

- висновків сторонніх аудиторів або експертів, яких залучали до перевірки окремих питань діяльності підприємства;

- листування з клієнтом з окремих питань, якщо таке мало місце, або нотатки про проведені бесіди та обговорення; копій листів, надісланих (чи отриманих) до третіх осіб, які стосуються перевірки;

- копій фінансових звітів клієнта;

- опису змісту відповідей аудитора на запитання клієнта;

- висновків, зроблених аудитором за різноманітними аспектами перевірки, в тому числі за випадковими та незвичайними ситуаціями, які виникли під час перевірки, а також фактів та міркувань, які стосуються цих висновків.

Необхідно забезпечити достатній рівень розкриття та деталізації процедур аудиту в робочій документації для того, щоб:

- забезпечувати можливість контролю будь-яким аудитором процесу проведення аудиторської перевірки поточного року;

- підтверджувати обґрунтування аудиторського висновку;

- підтверджувати відповідність проведеної перевірки прийнятим аудиторським нормативам;

- забезпечувати ефективну допомогу будь-яким аудиторам у плануванні та проведенні наступних перевірок підприємства;

- служити аудитору довідковим матеріалом, щоб у разі необхідності він міг надати будь-кому пояснення щодо змісту проведеної перевірки.

Після завершення перевірки робочі документи залишаються в аудитора. Робочі документи є власністю аудитора, він має право складати різноманітні довідки на підставі витягів із своїх робочих документів. Але його право власності обмежене етичними нормами та зобов'язанням конфіденційності перед клієнтами. Робочі документи аудитора не можуть використовуватися як частина фінансової документації клієнта або як її заміна. Робочі документи не можна вимагати або вилучати в аудитора, за винятком тих випадків, коли це передбачено українським законодавством, тобто, коли на аудиторську фірму буде заведено кримінальну справу.

Аудитор повинен забезпечити надійне зберігання робочих документів. Термін зберігання документації визначається як практикою аудиторської діяльності, так і терміном позовної давності у разі, якщо клієнт порушить справу проти аудитора, а також залежно від інших додаткових міркувань. Виходячи з цього, мінімальний термін зберігання документації повинен бути не менше ніж три роки з моменту надання аудиторського висновку клієнтові.

Окрім основної робочої документації, аудитор оформляє додаткову підсумкову документацію. Ця документація не е обов'язковою і видається замовникові тільки в тому випадку, якщо аудитор вважає це необхідним, або у випадку, коли це обумовлено у договорі чи додатковій угоді між аудитором та клієнтом.

Додаткова підсумкова документація оформляється як додаток до аудиторського висновку або як самостійний документ.

Аудитор самостійно визначає зміст та форму додаткової підсумкової документації аудиту. Додаткова підсумкова документація аудиту оформлюється під однією з таких назв: "Звіт перед замовником", "Звіт про проведення аудиту", "Звіт про результати проведення аудиту", "Зауваження та рекомендації за результатами аудиторської перевірки", "Лист-інформування клієнта" та ін.

Порядок зберігання підсумкової документації встановлюється аудиторською фірмою з урахуванням забезпечення вимог зберігання та конфіденційності. Підсумкову документацію не можна вимагати або вилучати в аудитора (аудиторської фірми) за винятком випадків, передбачених чинним законодавством. Термін зберігання підсумкової документації визначається, виходячи з практики аудиторської діяльності, юридичних вимог та інших міркувань.

Приклади організації документального оформлення аудиту наводяться в додатку 1 до МСА Згідно з цим додатком до робочих документів аудитора належать: план і робоча програма; фінансова звітність клієнта; список виправлених проводок, запропонованих клієнту; опис системи бухгалтерського обліку; пояснювальна записка від керівництва про достовірність і повноту наданої аудитору інформації; інформація про судові справи та виставлені на адресу клієнта претензій та ін.

Склад, кількість і зміст робочих документів аудитора визначається, виходячи з:

- стану бухгалтерського обліку і звітності клієнта;

- надійності системи внутрішнього контролю;

- виду аудиторських послуг;

- характеру та складності господарської діяльності суб’єкту аудиторської перевірки;

- необхідного рівня керівництва і контролю за роботою персоналу аудиторської фірми при виконанні окремих процедур контролю.

За умов, коли аудитор самостійно виконує аудиторські послуги, тобто як підприємець, кількість і склад робочої документації різко зменшується.