2017-12-16
5346Тема «Контроль и его виды»
Основные вопросы по теме:
1. Понятие контроля.
2. Этапы контроля.
3. Принцы осуществления контроля.
4. Виды контроля.
Литература:
1.Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: «Дело», 1993 – 702с.
2.Смирнова Г.Б. Менеджмент: Учебное пособие для студентов экономических колледжей и средних специальных учебных заведений. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2002 – 352с.
3.Менеджмент: Практические занятия и деловые игры (учебное пособие) / Д.Д. Вачугов, Н.А. Кислякова. – М.: Т.Д. «Элит – 2000», 2000. – 272с.
4.Веснин В.Р. Основы менеджмента. Изд.4-е, доп. и испр. – М.: ООО «Издательство ЭЛИТ», 2004 – 560с.
5.Лукашевич В.В. Основы менеджмента: Учеб. пособие для средних профессиональных учебных заведений. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. – 285с.
6.Ходеев Ф.П. Менеджмент / Серия «Учебники и учебные пособия». Ростов–на-Дону. Издательство «Феникс», 2002. – 224с.
7.Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. – М.: Гардарики, 2003. – 285.
8.Музыченко В.В. Управление персоналом. Лекции: Учебник для студ. высш. учеб. заведений / Вадим Владиславович Музыченко. – М.: Издательский центр «Академия», 2003. – 528с.
Вопрос
Понятие контроля
Слово «контроль» как и слово «власть» рождает прежде всего отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает прежде всего ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности. Вследствие такого восприятия сущность функции контроля понимается чаще всего неправильно.
Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. То есть, менеджеры с помощью контроля постоянно проверяют, насколько то, что происходит в действительности, соответствует тому, что должно быть.
Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
Руководители начинают осуществлять функции контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких – либо групп становится невозможно.
Контроль называют также обратной связью. Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании этой информации принимают новые решения и осуществляют новые воздействия.
С помощью контроля руководство определяет, правильны ли его решения, не нуждаются ли они в корректировке; контроль обнаруживает ошибки в деятельности, следовательно, создает возможность их устранить, исправить, чтобы выполнить типовые задания и достичь поставленных целей, он используется для стимулирования успешной деятельности. Таким образом, контроль можно определить и как процесс обеспечения организацией своих целей.
Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.
В мудрой китайской книге «И Цзинь» («Книге перемен») еще три тысячи лет назад, задолго до того, как возникли первые идеи науки управления написано: «Когда умный человек видит, почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их».
Функцию контроля выполняет каждый руководитель, это неотъемлемая часть его должностных обязанностей.
Объектом контроля выступает организация. Внутри организации контролю подвергаются происходящие в ней процессы и отдельные элементы системы.
Например, предметом контроля производства являются количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ.
Менеджеры, отвечающие за финансы фирмы, контролируют доходы и расходы фирмы, сравнивают величину фактически полученной прибыли с ожидаемой. Менеджера по кадрам интересует все, что связано с людьми: например, нет ли опозданий, прогулов и других нарушений дисциплины, на какие работы нужен дополнительный персонал, довольны ли сотрудники своим положением в фирме.
Субъектами контроля выступают как менеджеры фирмы, так и государственные органы.
Формы контроля очень разнообразны. Например, на производстве контроль может осуществляться в виде наблюдения с использованием различных контрольно – измерительных приборов. Для контроля за денежными средствами применяют финансовые и бухгалтерские документы.
Вопрос
Этапы контроля
В процедуре контроля выделяются следующие этапы:
1) Выработка стандартов и критериев.
2) Сопоставление реально достигнутых результатов с установленными стандартами.
3) Принятие необходимых корректирующих действий.
1. Стандарты – это конкретные цели, которые поддаются измерению и имеют временные границы. Такие цели разрабатываются в форме показателей результативности, которые позволяют сопоставить реально сделанную работу с запланированной.
Достаточно легко установить показатели результативности для величин, поддающихся количественному измерению: по прибыли, объему продаж: например, получить прибыль 500тыс. руб. в 2006году. Но некоторые важные цели не поддаются количественному выражению напрямую. Например, повышение степени удовлетворенности работой. В таком случае проводятся различные обследования и опросы, происходит косвенное выражение целей, т.е. через другие показатели. Например, количество увольнений.
2. Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом он принимает еще одно очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Для этого руководство решает важную задачу – устанавливает масштаб допустимых отклонений. Если обнаруживаются отклонения, которые не выходят за рамки этого масштаба, то такие отклонения не вызывают тревоги.
Самый трудный и дорогостоящий элемент контроля – измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты. Здесь правильно выбрать единицу измерения, установить частоту измерений.Любая система сбора информации и ее обработки довольно дорога, поэтому менеджер должен избегать искушения измерить все и как можно точнее. Чтобы обеспечить эффективность контроля важно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты.
3. На третьем этапе менеджер определяет, какие действия необходимо предпринять. Такими действиями могут быть:
ü Невмешательство в работу ( ничего не нужно предпринимать).
ü Устранение отклонений.
ü Изменение стандартов в результате их пересмотра.
В первом случае фактические результаты совпадают со стандартными. Во втором следует установить причины отклонений и добиться возвращения к правильным действиям. Третий случай предусматривает пересмотр планов, а, следовательно, и стандартов.
Вопрос
Принципы осуществления контроля
Эффективный контроль возможен при соблюдении следующий принципов:
1) Адекватность восприятия, что означает: контроль любого вида и в любой проводимой форме должен быть понятен как начальникам, так и подчиненным.
2) Своевременность – механизм контроля должен выявлять отклонения без промедления, обо всех нарушениях менеджер должен знать как можно быстрее, чтобы устранить отклонения.
3) Целесообразность и экономичность. Контроль проводится в любом подразделении организации, на масштабы, размах контроля должны соответствовать объемам работы. Затрачиваемые на контроль средства не должны превышать достигнутые результаты.
4) Гибкость контроля. Контроль должен строиться так, чтобы были учтены самые неожиданные явления и проблемы.
5) Индивидуальность подхода: число занятых контролем определяется каждый раз индивидуально.
6) Механизм контроля должен наглядно указать причину, источник нарушения процесса.
Вопрос
Виды контроля
Различают такие виды контроля:
¾ предварительный;
¾ текущий;
¾ заключительный.
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы. Этот контроль позволяет осуществить само планирование и создание организационной структуры.
Предварительный контроль используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Например, анализируются деловые и профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения тех или иных должностных обязанностей. При приеме на работу с кандидатом проводится собеседование, выявляется, насколько его характеристики соответствуют необходимым требованиям.
В отношении материальных ресурсов вырабатываются стандарты допустимого качества поступающих материалов; тщательно выбираются поставщики для заключения договоров.
Средством предварительного контроля финансовых ресурсов является финансовый план, который дает уверенность в том, что организация в процессе работы будет иметь достаточные средства.
Текущий контроль осуществляется непосредственно на стадии хозяйственного процесса. Его объектом являются подчиненные, а субъектом – их начальники. Задача этого контроля – своевременно выявить и скорректировать отклонения от заданных параметров, возникающие в ходе работы.
Текущий контроль основывается на обратных связях. Простой пример обратной связи: начальник обнаружил ошибки в работе подчиненных и сообщил им, что их работа неудовлетворительна. В результате подчиненные исправили ошибки и усилили свое внимание к выполнению операций.
Заключительный контроль осуществляется после выполнения работы. Фактически полученные результаты сравниваются с установленными ранее. Несмотря на то, что вмешаться в работу уже нельзя, этот контроль необходим. Он показывает, каких результатов добились люди, вскрывает упущения и недостатки в работе. Роль этого контроля заключается в следующем:
¾ он дает информацию для дальнейшего планирования;
¾ способствует мотивации.
