Предмет, содержание и задачи ДОУ

Тема 1. Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления.

 

Цель занятия: изучение основных терминов и определений ДОУ; определение места и роли документов в деятельности организации; рассмотрение классификации документов.

 

Вопросы для изучения:

1. Предмет, содержание и задачи ДОУ.

2. Место и роль документов в управлении на современном этапе.

3. Классификация документов.

 

Предмет, содержание и задачи ДОУ

 

Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объёмы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.

Информация - важнейший товар. В условиях жёсткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объёме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления её в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием.

Вопросы движения и учёта документов связаны с понятием документооборот.

Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

 

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел в организации для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности организации; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

 

Основные задачи ДОУ:

· отражение управленческой и иной деятельности организации в соответствующих документах;

· обеспечение рационального использования документов в управленческой практике организации.

 

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей организации. В связи с этим каждая организация самостоятельно выбирает форму построения делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

 

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

 

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализованно (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учётом размера организации, объёма документооборота, состава структурных подразделений.