Задание 26. Создание составных документов. Слияние документов

Часто приходится изготавливать серию однотипных документов, имеющих по существу одинаковое содержание, но предназначенных, например, для рассылки различным лицам или организациям во множество адресов. Можно существенно сэкономить время изготовления таких документов, если воспользоваться механизмом слияния двух документов - основного документа и источника данных.

Основной документ может быть документом на бланке, конвертом или почтовой наклейкой и содержит информацию одинаковую для всей серии документов. В качестве основного документа можно использовать новый или уже имеющийся документ. В основной документ можно помещать текст, таблицы, рисунки и другие сведения, общие для всех конечных документов. После этого в основной документ добавляются так называемые поля слияния, которые определяют, в каком месте размещать переменные данные из источника данных. При слиянии основного документа с источником данных поля слияния заменяются соответствующими данными из источника данных.

На основе таблицы со сведениями об адресатах создайте надписи на серии почтовых конвертов путем слияния основного документа с источником данных. Отберите для надписей лишь те данные, которые соответствуют заданному условию (Рис 13).

Рис. 13. Схема почтового конверта

Выполнение

1. Откройте новый документ Word и создайте в нем таблицу с данными для слияния. Для этого в меню Вставка → Таблица → Вставить таблицу вставьте таблицу размером 6´7. Занесите в таблицу данные в соответствии с Таблицей 3. Сохраните документ с таблицей данных под именем Таблица3.doc.

Таблица с данными для форматирования надписей на конвертах

Таблица 3.

Название фирмы	Год создания	Направление деятельности	Индекс	Адрес в Санкт-Петербурге	ФИО гендиректора	Кредитоспособность
ТОО "Алекс"		Автозапчасти и комплектующие		Невский пр., д. 43	Григорьев Анатолий Сергеевич	Нет
АОЗТ "Волк"		Продукты питания		Загородный пр., д.24	Иванов Александр Олегович	Да
АО "Сияние"		Парфюмерия		Лиговский пр., д. 57	Петренко Владимир Анатольевич	Да
ТОО "Фион"		Одежда		Суворовский пр., д.35	Смирнов Ефрем Павлович	Нет
АО "Яхонт"		Драгоценности		ул. Пушкинская, д. 8	Дмитриев Леонтий Борисович	Да

2. Откройте еще один новый документ Word и выберите на ленте Главного меню значок Рассылки кнопк у Начать слияние → Пошаговый мастер слияния. Появится диалоговое окно Слияние.

На шаге 1: Выберите тип создаваемого документа - Конверты,. затемщелкните на кнопке Далее. Открытие документа.

3. Находясь в окне Слияние, для получения данных щелкните на кнопке Изменить макет документа и в поле Изменить макет документа войдите в Параметры конверта.

4. Появится окно Параметры конверта. Установите размер конверта равным 10 и выберите шрифт для текста, нажмите ОК. На экране получите документ в виде конверта.

5. В окне Адрес на конверте введите в область Образец адреса необходимые текстовые строки и вставьте поля слияния по следующему образцу:

Россия (введите с клавиатуры)

<<Индекс>> (щелкните на кнопке Вставить поле слияния и из списка выберите поле Индекс)

Санкт-Петербург (введите с клавиатуры)

<<Адрес_в_Санкт-Петербурге>> (поле слияния)

<<Название_фирмы>> (поле слияния)

Уважаемый (введите с клавиатуры)

<<ФИО_ген_директора >> (поле слияния)

6. В поле Объединение щелкните на пункте Отбор Записей, а в диалоговом окне Отбор записей установите следующие ограничения:

· фирма должна существовать не менее 5 лет, то есть с 1993 года.

· Фирма должна заниматься определенным видом деятельности, т. е. поле Направление деятельности не может быть пустым.

· необходимо проверить кредитоспособность фирмы, она должна быть надежным партнером (в графе кредитоспособность должно быть "да").

Например, в списке Поле выберите позицию Год создания; в списке Оператор выберите позицию Меньше; в поле Значение введите 1993. Подтвердить выбор - Ok.

7. Для ввода обратного адреса - общего для всех конвертов закройте окно Слияние, и после установки параметров в диалоговом окне Отбор записей введите обратный адрес в левый верхний угол конверта.

8. На шаге 2: происходит выбор получателей. Для этого, нажав на кнопку Обзор, найдите и откройте файл Таблица 3.doc.

9. На шаге 3 происходит разработка конверта. В окне Блок адреса поставьте галочку в окне:

ü Вставить имя получателя в формате - выбрать формат;

ü Вставить название организации;

ü Вставить почтовый адрес;

ü Всегда включать в адрес страну;

ü Форматировать адрес в соответствии со страной доставки.

10. Нажмите ОК.

11. Чтобы сформировать строку приветствия, нажмите на кнопку Строка приветствия. Нажав на кнопку Д ругие элементы, выберите Поля адреса или Поля базы данных.

12. На шаге 4 происходит Просмотр конвертов. На этом шаге можно задать условия получения писем, отфильтровав данные через меню Изменить список. Для этого в окне Получатели слияния задать условия фильтрации, например, выбрать только кредитоспособные фирмы (в поле Кредитоспособность выбрать условие «Да»).

13. На шаге 5 Завершение слияния и корректировка. Просмотрите результат объединения, Вы должны увидеть, что создались новые документы: шаблон конверта и документ Конверты. Слияние должно произойти только с данными таблицы, отвечающими поставленным условиям.

14. На шаге 6 можно произвести печать полученных в результате слияния документов, нажав на значок Печать, или вернуться назад и изменить условия слияния.

15. Сохраните новые документы под своими именами.

Задание 24. Список литературы

Следующий элемент текста, необходимый всем писателям рефератов, дипломов, …— это список литературы. Когда вы пишете серьезный документ, в котором собраны цитаты, ссылки и мысли из множества других книг, принято указывать, откуда вы взяли эту информацию. Более того, если вы напишете научную работу или диплом и не приложите к ней список использованной литературы, никто просто не станет читать такую работу.

Для вставки списка литературы используется группа Ссылки и списки литературы с вкладки Ссылки. В этой группе можно обнаружить следующие команды:

Ø Вставить ссылку — вставляет в текст ссылку на цитату или раздел из источника (книги, статьи или другого информационного издания).

Ø Управление источниками.| — создает список источников (книг, журналов, статей в сети Интернет и других информационных изданий).

Ø Стиль; — позволяет выбрать стиль, в котором будет составлен список литературы. В списке перечислены практически все известные, широко используемые международные стандарты.

Ø Список литературы — формирует список литературы или цитируемых трудов

Выполнение

1. Щелкните на кнопке Управление источниками. На экран будет выведено окно Диспетчер источников. Поскольку вы еще не создавали источники, списки в этом окне будут пустыми. Щелкните на кнопке Создать.... На экран будет выведено окно создания источника. В этом окне надо заполнить несколько полей:

· Тип источника — выберите в раскрывающемся списке Книга;

· Язык — выберите в раскрывающемся списке Русский;

· Автор — введите Волков В.Б.;

· Название — введите Понятный самоучитель Excel 2007:

· Год – 2007

· Город — Санкт-Петербург;

· Издательство — Питер:

· Том — 1.

Щелкните на кнопке О К, и книга будет добавлена сразу в два списка: Главный список и Текущий список. Обратите внимание, что в главном списке вы можете накапливать литературу, которую будете использовать и в других документах (книгах). Список литературы, который будет вставлен в текущий документ, будет сформирован из списка Текущий список.

2. Таким же образом добавьте к списку еще одну книгу: Волков В. Б., Тренинг социальной активности, 2005, Санкт-Петербург, Речь, 1.

2. После того как список источников сформирован, можно добавить список литературы в документ. Для этого щелкните на кнопке команды Список литературы и выберите в раскрывающемся меню Список литературы. Список будет добавлен в текущую позицию текстового курсора (если вы хотите, чтобы он был добавлен в конец документа, текстовый курсор надо установить именно туда). Выглядеть это должно примерно так (рис. 9):

Заключение

В клаву глазками кося, сказка кончилася вся!

Список литературы