Личное дело работника

Личное дело – группа документов, которые содержат сведения о сотруднике и его трудовой деятельности. Оно создается работником кадровой службы после принятия сотрудника на работу (основание – приказ о приеме на работу).

Как таковых нормативных актов, которые обязывают работодателя вести личные дела, нет (за исключением государственных служащих). Таким образом, документы, входящие в состав личного дела, не регламентированы. По сложившейся традиции организации ведут дела, исходя из государственной системы делопроизводства советского времени.

Документы, входящие в состав личного дела, подразделяют на:

1. Оформляемые при поступлении на работу.

2. Добавляемы в течение трудовой деятельности.

3. Документы о прекращении трудового договора.

К первой группе относятся:

· Резюме, автобиография, анкета,

· Заявление о приеме на работу,

· Характеристика,

· Копии диплома и других документов об образовании,

· Медицинская справка,

· Трудовой договор,

· Выписка из приказа о приеме на работу, выписка из протокола об избрании на должность и итогах конкурса на вакантную должность,

· Личная карточка.

Вторая группа включает в себя:

· Копии выписок из приказов о поощрении, штрафах, снятии дисциплинарных взысканий, переводах и т.п.

· Копии документов, на основании которых поменялись анкетные данные (свидетельство о заключении брака или его расторжении, рождении ребенка и т.п.).

· Аттестационные листы.

· Копии документов о повышении квалификации.

· Объяснительные записки, уведомления, акты и т.д.

Документы, находящиеся в личном деле подшиваются в папку «Дело» в хронологическом порядке в течение его трудовой деятельности. Копии должны быть заверены сотрудником отдела кадров.