Відкрити Microsoft Word

Створити текстову сторінку

Створити Таблицю №1 основних правил оформлення реквізитів

№	РЕКВІЗИТИ	РОЗТАШУВАННЯ ТА ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ

Таблиця №1

4.Підготувати перелік документів до засідань колегіальних органів:

- доповідна записка, адресована колегіальному органу;

-проект рішення колегіального органу, в разі потреби проект наказу;

-довідка про погодження проекту із зацікавленими структурними підрозділами та іншими установами;

-список осіб, які запрошені на засідання колегіального органу;

-укладання протоколу засідання колегіального органу.

Укласти Доповідну записку правильно розташувавши реквізити.

5. Підготування документів про відрядження.

Журнал реєстрації посвідчень про відрядження

Індекс справи

Прізвище, ім᾿я та по батькові

Місце та посада

Місце та Мета відрядження

Дата і номер посвідчення про відрядження

Термін відрядження

Термін Фактичного перебування у відрядженні

 

6.Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами

7. Розмноження документів. Оформлення

ЗАМОВЛЕННЯ №

Про розмножувальну роботу

8.Заповнити

Журнал обліку роботи розмножувального цеху

№ з/п

Дата

Повне наймену вання замовлення

Найменування Структурного Підрозділу замовника

Кількість аркушів

Тираж

Дата одержання дозволу на друкування

Дата Видачі замов- лення

При- мітки

 

8. Зберігання, облік та використання печаток, штампів та бланків

9. Результати роботи зберегти на зовнішньому носієві

Контрольні запитання:

У чому полягає мета документування управлінської діяльності?

Якою мовою установи здійснюють діловодство?

Які законодавчі акти є основою для прийняття розпорядчих документів?

Яким чином установи мають право інформувати про зміст документів органів вищого рівня?

Яке призначення формуляр-зразка?

Чи документ без необхідних реквізитів має юридичну силу?

Які реквізити управлінських документів передбачено формуляр-зразком?

У яких підрозділах проводять розмноження документів?

Який порядок розмноження великих за обсягом документів?

Які правила обліку бланків?

Список використаної літератури:

1. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян./ А.С.Головач. ‒ К.: Сталкер, 1997.- 349 с.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб./ А.Н.Діденко. ‒К.: Либідь, 1998.‒256 с.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - 2-ге вид., перероб. і допов. / А.Н.Діденко. ‒К.: Либідь, 2000. ‒ 284 с.

4. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посіб. для вищ. і серед. спеціальн. навч. закладів / М.Зубков. ‒ Х.: Торсінг, 2001. ‒ 384 с.

5. Молдаванов М.І. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів укр. мовою / М.І.Молдаванов, Г.М.Сидорова. ‒ К.: Техніка, 1992. ‒399 с.

6. Паламар Л.М. Мова ділових паперів /Л.М.Паламар, Г.М.Кацовець. ‒К.: Либідь, 1995.- 207 с.

Оформити звіт

Вимоги до звіту

Звіт повинен містити:

1.Мету роботи.

2.Короткітеоретичнівідомості.

3.Описосновнихдій, яківиконувалисьпротягомлабораторноїроботи.

4.Графічнийматеріал у виглядіPrintScreen з відповідними коментарями до всіхпунктів ходу роботи.

5.Висновки.

Оформлена робота повинна міститиверхні та нижніколонтитули, в якихзокремавказати:

• У верхньомуколонтитулі: групу, прізвище та ініціали, назвулабораторноїроботи.
• У нижньомуколонтитулі: дату створення та нумераціюсторінок.

 

 

Лабораторна робота № 4 (6 год.)

Тема: Складання номенклатур та формування справ

Мета роботи: вивчитискладання номенклатур та формування справта набути практичних навиків

Лабораторне і методичне забезпечення:

персональні комп'ютери, роздатковий матеріал.

Теоретичні відомості

Номенклатура справ – обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік найменувань справ, що формують в її діловодстві, із зазначенням термінів зберігання справ.

Типова номенклатура справ – типовий систематизований перелік найменувань справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації.

Примірна номенклатура справ – примірний систематизований перелік справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою.

Індекс справи – умовне позначення (арабськими цифрами) справи, встановлене номенклатурою справ.

Індекс структурного підрозділу установи – це умовне позначення (арабськими цифрами) структурного підрозділу, встановлене номенклатурою справ.

Справа – це сукупність документів або документи, які стосуються одного иптання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.

Формування справ – це визначення належності документів до певної справи та систематизація документів усередині справи.

Визначаємо:

– мету складання номенклатури справ;

– види номенклатури справ та їх призначення.

– документів, на підставі яких складають номенклатуру справ структурного підрозділу;

– терміни введення в дію номенклатури справ структурного підрозділу;

– порядок розміщення справ у номенклатурі справ структурного підрозділу;

– порядок друку номенклатури справ структурного підрозділу.

– документів, на підставі яких складають зведену номенклатуру справ;

– структурний принцип внутрішньої побудови зведеної номенклатури;

– функціональний принцип внутрішньої побудови зведеної номенклатури;

– справи, які включають до зведеної номенклатури;

– правила індексування справ за номенклатурою;

– архівні структури, з якими погоджують зведену номенклатуру.

– нормативні документи, які використовують для визначення термінів зберігання документів;

– правила обрахунку термінів зберігання документів.

– сутність поняття “справа”;

– сутність поняття “формування справ”;

– правила формування справ;

– групування різніх видів документів у справах.

– посадові особи, які відповідають за оперативне зберігання документів;

– правила видачі прав у тимчасове користування.

 

Хід роботи:

1.Відкрити Microsoft Word.

2. Створити текстову сторінку

3. Створити схему розміщення справ у номенклатурі справ структурного підрозділу:

 

 

4.Створити формуляр-зразок Зведена номенклатура справ закладу.

5.Показати порядок розміщення справ у номенклатурі справ структурного підрозділу.

6.Показати порядок розміщення справ у межах розділів номенклатури.

7.Вказати найменування, які включають до зведеної номенклатури справ.

5. “Перелік типових документів…” як основний нормативний документ для встановлення термінів зберігання документів.

6. Зробити групування справ, виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ

7.Оперативне зберігання документів

9. Результати роботи зберегти на зовнішньому носієві

Контрольні запитання: