Источники комплектования архива

Тема: Комплектование документов в государственных архивах.

1.Понятие и правовые основы комплектования архива.

2. Источники комплектования архива.

3. Порядок составления и ведения списков источников комплектования архива.

4. Учет организаций - источников комплектования, имеющих право депозитарного хранения архивных документов.

 

Понятие и правовые основы комплектования архива.

Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем.

Комплектование архива включает:

- определение источников комплектования архива;

- определение состава документов, подлежащих приему в архив;

- прием-передачу документов в архив.

Правовой и нормативной основой комплектования архива являются законы и иные правовые акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, распорядительные и нормативные документы Федеральной архивной службы России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, в соответствии с которыми он обязан принять, а соответствующие государственные организации обязаны передать в архив документы Архивного фонда Российской Федерации в установленные законом и подзаконными актами сроки и в соответствии с установленной процедурой. На основе действующего законодательства архив комплектуется документами, передаваемыми ему негосударственными организациями и физическими лицами безвозмездно или за плату. Архив может по своей инициативе создавать документы, отражающие исторически значимые явления и процессы.

Источники комплектования архива.

Источниками комплектования архива являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, подлежащие передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании соглашения (договора).

Федеральная архивная служба России, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации определяют категории государственных организаций, документы которых подлежат передаче на хранение в архив.

Органы и учреждения системы Федеральной архивной службы России совместно с собственниками определяют архивные фонды негосударственных организаций и физических лиц, которые после изучения их состава и содержания могут быть приняты на хранение в архив на основании соглашения (договора).

Государственные организации относятся к числу источников комплектования архива на основании следующих основных критериев:

- функционально-целевого назначения организации;

- полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций.

При отнесении к числу источников комплектования негосударственных организаций учитываются также их особая роль среди других подобных (однородных) организаций; масштаб деятельности; вид организации (ее организационно-правовая форма).

Определение физических лиц, архивные фонды которых могут быть приняты на хранение в архив, осуществляется на основании критериев:

- роль фондообразователя в развитии науки, культуры и других областей деятельности;

- роль фондообразователя в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

- родственные, дружеские, творческие связи фондообразователя, место работы, занимаемая должность;

- типичность архивных документов для данного времени (документы "рядовых" граждан);

- состав и содержание собранных физическим лицом архивных документов.